A projekt megvalósulásával a projektmenedzsment foglalkozik, így a projektindító beszélgetés, az úgynevezett kick-off meeting is az ő hatáskörébe tartozik. A találkozót a projekt menedzsment feladataiért felelős partner, általában a koordinátor szervezi meg. A projektindító meeting nagyon fontos, a projekt további menetét erőteljesen befolyásolja, ezért gondos szervezésnek kell megelőznie. A sok partnert, több helyszínt magukban foglaló projektek esetében ez még nagyobb odafigyelést igényel. A találkozóról hivatalos formában, írásban kell értesíteni az érintetteket, mivel ez a projekt kezdete, első hivatalos rendezvénye.
Tipp: előfordul, hogy visszaküldjük az aláírt szerződést, és nem hallunk sokáig a bizottsági félről. De vigyázzunk, mert az aláírás dátuma számít a projekt kezdetének, nem az aláírt szerződés kézhezvétele. Ezért idejében meg kell kezdeni a kick-off meeting megszervezését.
A partnerek közötti hatékony kommunikáció minden esetben nagyon fontos a projekt sikeres megvalósulásához. Az eredményes kommunikáció elősegítésének eszközei lehetnek a projekttalálkozók – amelyek közül a kick-off meeting a legfontosabb, mert megalapozza a partnerek együttműködését.
Tipp: Az előkészítés során nagyobb figyelmet kell szentelni a konkrét feladatok megbeszélésének. Előfordulhat, hogy a partnerek a pályázat készítése során teljesen eltérően értelmezték, mi is lenne a dolguk.
A találkozó jellegét a projekt mérete, komplexitása határozza meg. A projektben részt vevő partnerek mindegyikének jelen kell lennie – nemcsak az egyes szervezetek, cégek egy-egy képviselőjének, hanem a projekt gyakorlati megvalósításában részt vevő szakembereknek is. A partnereken kívül is minden érintettet meg kell hívni, akinek hivatalosan értesülnie kell a projekt megkezdéséről.
Kiemelten fontos projektek esetében a média képviselői is jelen vannak a találkozón. Ez esetben általában két projektindító megbeszélésre is szükség van. Az egyiken csak a partnerek vannak jelen, és a projekt menedzselésének részleteit beszélik meg. A másik találkozón jelen van minden érintett, a találkozónak pedig inkább sajtótájékoztató jellege van.
Tipp: A meeting során minden egyes partner rövid bemutatkozására is sort kell keríteni – szakterület, tapasztalat, vállalt feladatkör kifejtése, még akkor is, ha a partnerek régóta ismerik egymást.
Maga a találkozó általában több órát vesz igénybe, de akár két napig is eltarthat. Az egyes partnerek prezentációkat állítanak össze, amelyek közt rövidebb, interaktív beszélgetések zajlanak. A találkozó végén érdemes időt szakítani egy kerekasztal-beszélgetésre, a még felmerülő kérdések tisztázására.
Egy kick-off meeting általános témái:
• A koordinátor bemutatja a projektet
• Partnerek bemutatkozása, feladataik a projektben
• Idő- és ütemterv véglegesítése, beszámolók
• Költségterv véglegesítése
• Találkozók időpontjának véglegesítése
• Konzorciális szerződés
A projektpartnerek jelenléte azért is szükséges, mert a kick-off meeting során írják alá a konzoricális szerződést, amely a partnerek közti belső megállapodást (feladatkörök, hatáskörök, felelősség megosztás) rögzíti. A szerződés magában kell, hogy foglalja a megvalósítás feltételeit:
– partnerek és státuszuk meghatározása (kedvezményezett, konzorciális partner stb.)
– a projekt munkaszakaszai és rövid leírásuk
– az egyes munkaszakaszokért felelős személy és felelős szervezet
– az egyes munkaszakaszokban közreműködő partnerek
– az uniós támogatás kifizetésének részletei
– a projekt során keletkezett dokumentumok, találmányok, a projekt eredményei kinek a tulajdonát képezik
– a szerződés esetleges módosításának feltételeit
– a projekt nem megfelelő megvalósulása miatt a támogatás visszafizetésének feltételei
A konzorciális szerződés mellékleteként szokás csatolni a működési szabályzatot, a költség- és ütemtervet. A működési szabályzat az egyes munkaszakaszokhoz tartozó feladatok részletes lebontását és határidejét tartalmazza. A szerződésben részletezik a partnerek által kötelezően létrehozandó Management Comittee és a szakmai kérdésekben kompetens Steering Comittee feladatait, valamint megnevezik az azokban részt vevő személyeket.
„Nem akartam, hogy kirekesszék a fiamat!” – saját filmjeivel kommunikál az autista Olivér
Sokan sokféleképpen képzelik el, milyen lehet együtt élni az autizmussal, illetve egy autistával. Mi most egy átlagos magyar család, benne egy fiú és az édesanyja történetet mutatjuk be.