Egy friss felmérés szerint sokan legfeljebb negyed órát tudnak egyhuzamban dolgozni, mielőtt valamiért kénytelenek megszakítani munkájukat. Ez fejenként legalább egy órányi kiesést jelent nap mint nap. A zavaró tényező között kiemelt helyen szerepel a szoftverekkel való bajlódás: a dolgozók háromnegyede minimum 15 percet tölt a dokumentumok keresgélésével, jelentős részük pedig legalább hat különböző alkalmazást kénytelen futtatni a gépén. A többféle számítástechnikai eszköz kezelése ugyanilyen problémás lehet.
Nyilvánvaló, hogy a kiesett munkaidő forintosítható, és az anyagi veszteséghez olyan járulékos hatások is társulnak, mint a gyengébb teljesítmény vagy az ügyfélelégedettség csökkenése. Az észak-amerikai felmérés évi tízezer dollárra teszi az ebből származó veszteséget egy átlagos munkavállaló estében, ha pedig a játék kedvéért idehaza negyedakkora órabérrel számolunk, úgy is évi félmillió forintos átlag veszteséget kapunk.
Kézenfekvő megoldás
A vállalkozások többsége pontosan látja, hogy a digitális alkalmazások rossz felhasználása a termelékenység rovására megy, és megoldást keres a problémára. Nekik nyújt hatékony segítséget a Microsoft hosztolt szolgáltatásként kínált irodai szoftvercsomagja. Az Office 365-öt saját beruházás nélkül, pontosan kalkulálható havidíj ellenében, a szolgáltató szervereiről online formában lehet igénybe venni. Ezzel olyan, a termelékenységet növelő eszközökhöz jutunk, amelyekkel könnyedén úrrá lehetünk a problémákon.
Ilyen például a parancsokat tartalmazó menüszalag: a produktív eszköz a SharePoint felhasználói felületének részeként mindig azokat a vezérlőelemeket jeleníti meg, amelyek a tényleges környezetnek és a végrehajtandó feladatnak megfelelnek. Ezek száma és típusa igazodik az adott felhasználóra vagy webhelyre vonatkozó jogosultsági szintekhez is, így a menüszalag segítségével mindenki gyorsabban, hatékonyabban és természetesebb módon dolgozhat. Sőt az Office 365 csomag arról is gondoskodik, hogy a nehezen visszanyert idő ne vesszen kárba.
Jó helyen, jó időben
Megszüntethetjük mondjuk a hosszadalmas időpont-egyeztetéseket és az egymásra szervezett találkozókat: az Office 365 szolgáltatásai révén az azonnali üzenetküldés mellet online megbeszéléseket tarthatunk audio- és videokonferencia-lehetőséggel, illetve többszereplős adatmegosztással. Fontos, hogy a jelenlét érzékelés sem korlátozódik a hagyományos opciókra. Lehetőségünk van rá, hogy testreszabott, szervezetfüggő jelenléti állapotokat definiáljunk, amelyek ezután még pontosabb információt nyújtanak munkatársaink aktuális helyzetéről.
Ugyancsak az Office 365 része SharePoint 2010, amelynek keresőszolgáltatása képes rendet tenni a fájlok közti zűrzavarban. A relevancia, a pontosítás és a közösségi jelzések egyedi kombinációja lehetővé teszi, hogy mindenki könnyen megtalálja a munkájához szükséges információkat és személyeket. Ráadásul az Office 365 szoftverszogláltatásai teljes mértékben integráltak a jól ismert, asztali gépeken használt Microsoft-alkalmazásokkal, így a fájlok konvertálása és a munkatársak betanítása sem köt le erőforrásokat.
