A több területi képviselővel dolgozó cégek számára gyötrelem az alkalmazottak egybehívása: mindenki állandóan úton van, kiszállítást végez vagy éppen a leendő ügyfelekkel, partnerekkel tárgyal. Egy néhány perces értekezlet megszervezése így több ideig tarthat, mint maga a megbeszélés. Ugyan a számos telefonhívás vagy e-mail elküldése után találhatunk megfelelő időpontot, azonban ez igen költséges szórakozás, és sok értékes munkaórát emészt fel.
Ráadásul megfelelően távoli időpontot kell kijelölni, amikor mindenki biztosan rá is ér majd, hiszen egy aznapi vagy másnapi meeting leszervezése sokszor megvalósíthatatlan. Ezekre a problémákra nyújt megoldást az Office 365 szolgáltatás, amely tartalmazza az Exchange Online legújabb verzióját is. Sgítségével bármikor megtudhatja, hogy merre járnak a beosztottjai. Az értekezletek pár kattintással könnyen ütemezhetők, a rossz szervezés és az ütköző időpontok többé nem jelenthetnek problémát.
Nincs több egymásra szervezett találkozó
Megszűnnek a hosszadalmas időpont-egyeztetések, az egymásra szervezett találkozók, a “Merre vagy?”, “Mikor érsz rá?” üzenetek, a többszöri telefonhívások, a cetlihegyek az íróasztalon, vagy éppen a hosszú e-mailezés azzal kapcsolatban, hogy kinek, mikor lenne alkalmas. Nem kell többször módosítani a tárgyaló lefoglalását, vagy újabb találkozóhelyeket keresni, attól függően, hogy éppen ki, merre jár.
A munkatársak saját naptáraik megosztásával azonnal láthatják ki, mikor elérhető, éppen merre jár vagy hová készül. A csapatmunka sokkal hatékonyabbá tehető, ha mindenki tudja, mikor és mit csinál a másik. Ezzel a munkatársak közti kommunikáció is sokkal szabadabb és eredményesebb lesz.
Az Exchange Online-ban egyszerre több naptárat is egymás mellé tehetünk, így még az egyik ablakból sem kell a másikba kattintgatni. Egyből láthatjuk, hogy az adott személyek mikor érnek rá, és a naptár mely időpontokat javasolja az értekezletre. Sőt még csak bele sem kell tanulni az új alkalmazások használatába, hiszen az Exchange Online a jól megszokott Outlook felhasználói élményt nyújtja.
Ha valami halaszthatatlan jönne közbe, sokkal gyorsabban értesülhetünk vagy értesíthetjük az alkalmazottakat a változásokról, újabb értekezletet írhatunk ki, áttehetjük a megbeszéléseket – mindenki sokkal jobban sakkozhat az idejével. Ha csak pár percünk van, egyből láthatjuk, hogy az adott munkatárs mikor ér rá egy gyors beszámoló erejéig. Ehhez ráadásul még a telefont sem kell felemelnünk, elég rápillantani a naptárra.
Fontos szempont, hogy mindezt jóval olcsóbban megtehetjük, mint korábban. Az Office 365 szolgáltatások keretei között ugyanis nem kell saját kiszolgálót telepítenünk, üzemeltetnünk és karbantartanunk, de a vaskos telefonszámla is a múlté. Mi több, értékes perceket spórolhatunk meg magunknak és a munkatársainak is a fölösleges egyeztetések elkerülésével, a felszabadult időt pedig mostantól a cég előremozdítására fordíthatjuk .
Természetesen előfordulhat, hogy a személyes megbeszélés semmiképpen sem kivitelezhető, ám az Office 365 nem fogy ki a megoldásokból. A Microsoft Lync segítségével ugyanis gond nélkül szervezhetünk online konferenciákat – sorozatunk későbbi cikkeiben ezt a lehetőséget is bemutatjuk.
