Üzleti tippek

12 tipp a könyvelő kiválasztásához

admin
admin

2010. 04. 21. 11:11

Könyvelőt többnyire azért fogad egy cég, mert nem ért a könyveléshez, és nem is akar vele foglalkozni. De mivel nem ért hozzá, azt sem könnyű eldöntenie, hogy vajon az a könyvelő, akit kiválasztott, a lehető legjobb szolgáltatást nyújtja-e neki. Az fn.hu összegyűjtötte, mi jellemző egy igazán jó könyvelőre.

Azt, hogy egy adott cégnek melyik a legjobb könyvelő, egyedi igények és szempontok is befolyásolhatják, de vannak olyan minimumok, amikből egy hosszú távra tervező cégnek nem szabad engednie. Három szakembert kérdeztünk meg arról, szerintük melyek a minimális elvárások. Arra is kitértünk, hogyan bővíthető a könyvelői szolgáltatás különféle extrákkal. A jó könyvelő(iroda) tehát:

1. Szerződéssel, számlával, felelősségbiztosítással dolgozik, és titoktartást vállal

Ez alapkövetelmény Oldal György adószakértő, valamint az AG.Mamas könyvelőcég ügyvezető igazgatója, Gáspár György szerint is. Azt, hogy a könyvelő garanciát vállal a munkájáért külön nem kell beírni a szerződésbe, jegyezte meg Oldal György, mert erre őt a Ptk. kötelezi. A neki fel nem róható külső körülményekért (pl. nem kap meg időben egy bizonylatot) viszont nem vállalhat felelősséget. Az anyagi felelősség viszont már nem tartozik bele a Ptk. szerinti garanciába – tette hozzá.
Gáspár György azt mondja, az anyagi felelősséget bele kell foglalni a szerződésbe. És mivel a könyvelő belelát az ügyfél egész életébe, gazdálkodásába, a titoktartás ne csak az iratok elévülési idejéig tartson, hanem sírig, mint a papé.

Az fn.hu kérdésére, hogy vajon a könyvelői biztosítás mennyire elterjedt, Oldal György azt a tájékoztatást adta, hogy a Magyar Könyvelők Országos Egyesülete (MKOE) tagjainak közel fele a szervezet keretein belül biztosított, jelenleg évi 3 milliós összegig. A biztosítási esemény viszonylag ritka, leginkább a bevallások elmulasztása miatt kell fizetniük a könyvelőknek.

2. Technikailag felkészült és felelős

Gáspár György egy komoly szolgáltatáshoz minimumnak tartotta, hogy a könyvelőcég szoftverei legálisak legyenek, másképp nem lehet biztonságban tudni az ügyfelek adatait. Az illegális szoftverhasználat ezen felül bűncselekmény is. A másik, amit megemlített, hogy a könyvelő folyamatosan képezze magát.
Szimán Emese könyvelő szerint az is elengedhetetlen, hogy a könyvelő a saját ügyfélkapuját használja, így vállalva felelősséget a beküldött anyagokért. Ha ugyanis megrendelője ügyfélkapuját használja, akkor ezzel rá hárít mindent. De egyben árulkodik arról is, vajon milyen munkát végezhet – vélte.
Gáspár György egyetértett ezzel, hozzátéve, azért sem tanácsos átadni a könyvelőnek az ügyfélkapu használatát, mert ezzel a megbízó kiszolgáltatottá válhat. Hiszen ha ügyfélkapuja jelszavait átadja, minden személyes adatához, és azok módosításához is hozzáférést enged.
Mindkét szakember szerint alapvető ma már, hogy ne csak telefonon, hanem e-mailen, skypon, msn-en is elérhető legyen a könyvelő.

3. Beleássa magát a cég ügyeibe, és odafigyel a részletekre

Tisztában van vele, hogy a cég mivel foglalkozik, hogyan foglalkoztat, milyen típusú költségei merülhetnek fel. Ha például a cégnek van cégautója, akkor tud erről, és természetesen elszámolja az ezzel kapcsolatos költségeket. Ha viszont nincs cégautó, akkor rákérdez, miért számolnának el tankolási, parkolási, stb. költségeket – sorolta Oldal György.
Ha a könyvelő tájékozott a cégről, az az ügyvezetőnek is jó, mert nem fogja minden egyes számla elszámolásával kapcsolatban felhívni. A havi könyvelési anyagok átadása-átvétele például jó alkalom arra, hogy a könyvelő és a cégvezető együtt nézzék át a bizonylatokat, beszéljék át a gazdasági eseményeket, a cég életében történt változásokat – tette hozzá.

Gáspár György példaként megemlítette, ha péket vállal el, akkor amellett, hogy utánanéz, rájuk milyen különszabályok vonatkoznak, beleássa magát a pékszakmába is, hogy tudja, mit csinál ügyfele és annak milyen könyvelési vonzatai vannak.

Akik elégedetlenek a könyvelőjükkel, azok is leginkább a nem kellő odafigyelésre panaszkodnak, valamint arra, nem érzik úgy, hogy kérdezhetnek – említette meg Szimán Emese. Azt sem szeretik, ha nem hívják őket vissza, nem válaszolnak az e-mailjükre. Az ügyfelek igénylik a folyamatos stabil háttérjelenlétet, visszajelzést, és azt, hogy legyen elérhető a könyvelő. Személyes és egyedi kapcsolatot kell kialakítani az összes ügyféllel – tette hozzá.

a szakosodás előnyei és hátrányai

Több típusú könyvelőiroda van. Az egyik, ahol egy-egy ügyintéző egy-egy cég teljes könyvelésével foglalkozik, a másik, ahol témakörökre van bontva a könyvelés. A szakosodás előnye, hogy egy terület törvényi változásait könnyebb követni, mint az összesét. Más kérdés, hogy át tudja-e látni a céget az a könyvelő, aki csak egy részfeladatot végez. És ha nem tudja átlátni, akkor vajon képes-e olyan szolgáltatást nyújtani az iroda, mint ahol egy kézben vannak a cégek? A nagy könyvelőirodáktól sokan éppen azért óvják a cégeket, mert náluk jellemzőbb a munkatársak szakosodása – mondta el az fn.hu-nak Oldal György. Véleménye szerint optimális megoldás lehet, ha a szakosodott könyvelőiroda vezetője kezén minden cég ügyei keresztülmennek, és ő vállalja fel az összes információ birtokában, egy személyben a tanácsadást is.

4. Tanácsot is ad

Nemcsak lekönyveli a tételeket, hanem ismerve a cég tevékenységét, javaslatokat tesz, milyen adókedvezményekkel élhetnek, vagy felhívja a figyelmet arra, milyen költségeken (pl. bankköltség) lehetne spórolni – mondta Szimán Emese. Az adótanácsadást azonban csak akkor szabad átvállalnia, ha van rá képesítése.

Gáspár György szerint a könyvelő feladata, hogy tisztában legyen vele, a legális adótervezésben mik azok a legkedvezőbb lehetőségek, amiket fel tud ajánlani az ügyfelének, megvizsgálva, hogy alkalmazhatóak és rentábilisak-e a lehetőségek. Ha egy könyvelő nem mondja el pl. a nemzetközi fuvarozásban dolgozó cégnek, hogy a gépkocsivezető és az árukísérő részére fizetett napidíj napi 25 euróig adómentes, vagy hogy a cafetériával mennyit spórolhat, az nagy hiba. Akárcsak az, ha nem hívja fel a figyelmet például a beruházási kedvezményre vagy a fejlesztési tartalékra, és nem ismerteti ezek feltételeit. Hogy az ügyfél él-e e lehetőséggel, az már az ő dolga.

Ha a könyvelő megkeresi a legális kiskapukat és például átszervezést javasol annak érdekében, hogy egy cég igénybe tudjon venni egy adókedvezményt, az nem visszaélés a joggal, még az alkotmánybíróság szerint sem – tette hozzá Oldal György.

5. Mindent „elsikál”?

Gáspár György szerint határozottan nem, ha ez azt jelenti, hogy az ügyfél legyen boldog, mert keveset kell fizetnie, a könyvelő meg majd valahogy „elintézi”. „Lehet így is könyvelni, de én nem teszem – tette hozzá. Oldal György szerint van bizonyos játéktér, ameddig „elmennek” a dolgok, de amikor a kockázat aránytalanul nagy, akkor abba már nem szabad belemennie a könyvelőnek, bármennyire is kéri az ügyfél. Vannak apróságok, amiket el lehet számolni, csak le kell dokumentálni. Utólag pedig a gazdasági esemény úgy történt, ahogy le van dokumentálva, ennek ellenkezője már nehezen bizonyítható – tette hozzá.

6. Szabályokat állít fel

Ha a könyvelő megköveteli a rendet, akkor az ügyfél általában elismeri ennek szükségességét, és törekszik rá, hogy rendet tartson a dokumentumaiban. Így a cég is könnyebben megtalálja azokat. Meg kell tanítani az ügyfeleket arra, milyen rendszerben gyűjtsék a dokumentumaikat, különösen a szigorú számadásúakat – jelentette ki Oldal György.

ki őrizze a bizonylatokat?

Ne a könyvelő. Ahogy le van zárva egy-egy anyag könyvelése, azt szépen dossziéban adja vissza a megrendelőnek, hogy ő őrizze – jelentette ki Oldal György.
A könyvelőnél ne maradjon semmilyen dokumentum az éves lezárt időszakok után, legfeljebb elektronikus formában másolatok és mentések. Ha a könyvelő iratokat őriz, akkor ezt külön szerződés alapján és felelősséggel tegye. – tette hozzá Gáspár György.

7. Előre gondolkodik

Nem a befizetés napján szól, hogy mennyit kell fizetni, hanem néhány nappal korábban, s a törvényi változásokról is előre értesíti a céget. Igaz, hogy sokféle törvényt kell tudni, és ez nagy energiaráfordítást igényel, de nem jó, ha az ügyfél jellemzően előbb tud valamiről, mint a könyvelő – szögezte le Szimán Emese.

8. Naprakész és pontos

Hogy ennek a követelménynek megfelel-e a könyvelője, azt például onnan tudhatja az ügyfél, hogy nem, vagy csak igen ritkán kap levelet az APEH-től. Az összes járulékjellegű adóknál illik ugyanis szinkronban lennie a könyvelésnek a folyószámlával, mert már elég precíz az adóhivatal nyilvántartása – jelentette ki Oldal György. Maximum az éven túlnyúló tételeknél fordulhat elő eltérés a folyószámlán az előlegek elszámolása miatt.

9. Képviseli a céget

Gáspár György a teljes körű cégképviselet híve, mondván, aki magas szintű szolgáltatást akar nyújtani, annak tehermentesítenie kell az ügyfelét. A jó könyvelő nélkül szerinte kiszolgáltatott a kliens, hiába ad a hivatal kötelező tájékoztatást. Hozzátette még, vannak olyan kötelezettségek, amikor az ügyfélnek személyesen is meg kell jelennie, mert ezt kívánják meg tőle jogszabályokra hivatkozva, de úgy gondolja, hogy ilyenkor is vele kell mennie a könyvelőnek. Ettől eltekintve a hatósági eljárásban a megbízó személyes megjelenését amennyire lehet, el kell kerülni, ezzel is tehermentesítve őt – jelentette ki.

kis cégnek könyvelő, nagy cégnek iroda?

Nem ért egyet ezzel Gáspár György. Úgy fogalmazott, attól hogy egy cég kicsi, még nem fog kisebb APEH-ellenőrzést kapni, mint egy nagy cég. És mivel véleménye szerint egy könyvelő képtelen az összes szabályt átlátni, csakis könyvelőiroda jöhet szóba, ahol szakosodtak a kollegák. Csakúgy, mint az adóellenőrök, akik egy személyben szintén nem képesek mindent átlátni.

10. Nem a legolcsóbb

Az ár is fontos kérdés, de azért a könyvelő ne legyen annyira olcsó, hogy az veszélyeztesse a szakmaiságát – szögezte le Szimán Emese. Gáspár György szerint, aki jó könyvelést vár el, annak meg kell fizetnie ennek a költségeit. Mérlegelni lehet, hogy mi az olcsóbb, előbb-utóbb többmilliós APEH-bírság vagy egy korrekt, elérhető árért biztonság, anyagi felelősségvállalás, tájékozottság, szakértelem, rugalmasság, számonkérhetőség, precizitás, stb. – érvelt. Az ügyfél pedig mindig kérdezzen rá, mi van benne az árban – tette hozzá.

árképzés

A könyvelési tételszámból, bizonylatszámból, létszámból, fluktuációból indul ki Szimán Emese, aki tb-t, munkaügyet és bérszámfejtést is végez. Ehhez hozzáveszi, hogy az adott tevékenység könyvelése mennyi adminisztrációval jár, vannak-e pluszbevallások, milyen tanácsadást igényel a cég és milyen sűrűn.

Gáspár György cége két különböző árképzést használ. Az egyik a nyugaton elterjedt, Magyarországon még kevéssé elfogadott óradíjas könyvelés, amihez pontos időnyilvántartó-szoftverük is van. De mivel a magyar ügyfél a fix díjat szereti, ezért felkínálják ezt a lehetőséget is. Kiindulás a cég fenntartási költsége önmagában, ez az alapdíj, erre jönnek az idő, a humán, a technikai és egyéb ráfordítások költségei. Ennek alapján képződik az összes költség, amelyet 3-5 százalék haszonnal az árlistaelemekre vetítenek. Egy jó könyvelő havi 10 000 forintból biztosan nem jön ki, árult el konkrétumot.

11. Cégértéknövelő is lehet

A stabil könyvelő cégértéknövelő tényező lehet. Oldal György találkozott olyan konkrét esettel, amikor a cég értékesítésekor az eladó azt mondta: átadja a könyvelőt is a céggel együtt, ha a vevő ezért is fizet. És erre hajlandó volt a vevő. Különösen olyan cégeknél lehet ez érdekes, ahol maga a cég és a könyvelője is hosszú évek óta stabil.

12. Extrákat is kínálhat

Gáspár György úgy gondolja, olyan kiegészítő szolgáltatásokat is célszerű biztosítani, amelyek nem speciálisan a könyvelés területét fedik le. Munkatársak vagy együttműködési szerződések, alvállalkozások közreműködésével lehet ajánlani például cégalapításhoz, cégmegszüntetéshez jogi hátteret, vagyonosodási vizsgálathoz, szabályzatkészítéshez segítséget, könyvvizsgálathoz szakembert, céginformációs szolgáltatást, ügyfélklubot is működtetni. A könyvelési és adótervezési funkció bővíthető bizonyos szintű vállalkozásfejlesztési szolgáltatás nyújtásával is – tette hozzá.

aki először fogad könyvelőt

Aki először fogad könyvelőt, mindenképpen több helyen érdeklődjön, tanácsolta Szimán Emese. Fontosak az első benyomások, hogy mennyire érezhető hitelesnek, amit elmond a könyvelő, mennyire tud komplex választ adni az ügyfél kérdéseire, és ez mennyire közérthető – tette hozzá.

Gáspár Gyögy tanácsa: az ügyfél kérjen referenciát a könyvelőről és azt ellenőrizze is le. Az fn. hu kérdésére elmondta, a könyvelőváltás év végén jár a legkevesebb problémával. Ha ezt nem lehet kivárni, akkor a negyedév vagy a hónap végét javasolta. Ez azért fontos, mert kell legyen egy lezárt időszak, ahonnan el tud indulni az új könyvelő. Persze van amikor kiderül, hogy a fixnek hitt pont mégsem az – tette hozzá. Ilyenkor vissza kell menni az új könyvelőnek egészen addig, amíg azt nem látja, hogy rendben vannak a dolgok.

Ha pedig egy cég nem biztos abban, hogy jól választott, annak Gáspár György azt javasolta, minden további nélkül ellenőriztesse a könyvelőjét, akár egy másik könyvelőcéggel.

vissza a címlapra

Legfrissebb videó mutasd mind

Nézd meg a legfrissebb cikkeinket a címlapon!
24-logo

Engedélyezi, hogy a 24.hu értesítéseket
küldjön Önnek a kiemelt hírekről?
Az értesítések bármikor kikapcsolhatók
a böngésző beállításaiban.