Üzleti tippek

Szabadulni az e-mailektől

admin

2008. 06. 14. 10:00

Hogyan csökkenthető a mindennapi e-mail áradat? A rendszerezésben a hasznos tippek mellet speciális programok is segítenek.

Egyre több amerikai vállalatnál hódít az e-mail-mentes péntek (zero email Friday) nevű kezdeményezés. Az US Cellular és a Deloitte után legutóbb tavaly az Intel amerikai mérnöki csapatánál tesztelték a módszert. Arra ösztönzik a kollégákat, hogy elektronikus levelek tucatjainak küldözgetése helyett legalább hetente egyszer telefonáljanak vagy találkozzanak inkább személyesen egymással, hiszen gyakran a két asztallal arrébb ülő kollégák közt is intenzív levelezgetés folyik.

Az ötlet elősegíti a csapatmunkát, felgyorsítja a problémamegoldást, és egy nagyobb cégnél olyan munkatársak is megismerhetik egymást, akik addig személyesen nem is találkoztak. Néhányan először pánikba estek, amikor azt javasolták főnökeik, hogy ne használják ezt a kommunikációs formát.

Koncentrálni a munkára

Hatékony és kevésbé drasztikus módszer, ha kikapcsoljuk a felugró üzenetjelző ablakokat, vagy lekapcsoljuk magát a levelezőprogramot is, amikor egy fontos feladatra kell koncentrálnunk. Rávehetjük magunkat arra is, hogy fix időpontokban nézzük meg a leveleket, ha valakinek sürgős, megtalál minket telefonon.

Kezelési segédlet

● E-mail-mentes időszakok beiktatása, amikor a céges belső kommunikáció telefonon vagy személyesen zajlik

● A felugró üzenetjelző ablak, vagy a levelezőprogram kikapcsolása koncentrációt igénylő munka közben

● Fix időpontok kijelölése a nap folyamán az üzenetek áttekintésére, megválaszolására


Gyakran érkező hírlevelek, „zaklató” üzenetek automatikus átirányítása a Levélszemét mappába

● A céges hírek átterelése az intranetre

● A levelek fontosságának, témájának kijelölése

● A beérkező üzenetek automatikus szortíroztatása feladó, téma vagy a szövegben szereplő szó alapján

● Gyakran használt válaszok elmentése aláírásként


Segédprogramok használata, amelyek elvégzik a szortírozást,
feltérképezik a kapcsolati hálókat, kigyűjtik a telefonszámokat vagy azok címét, akik a hozzánk érkező levelekről másolatot kapnak

Az e-mailek kezelhetőségén sokat javít, ha a leveleket azonnal kategorizáljuk, vagy akár azonnal töröljük, ha nem kellenek. Mindezt automatizálni is lehet, ha beállítunk néhány dolgot a levelezőprogramban. Ha például egy menedzser pontosan tudja, hogy kitől, illetve miért szokott leveleket kapni, akkor azok – küldőjük vagy témájuk szerint – automatikusan különböző mappákba rendezhetők.

Érdemes elkülöníteni a kizárólag a saját címre érkezőket a körlevelektől, illetve a szakmai listáktól. Egy külön mappába célszerű helyezni a családtagjainktól, a főnökünktől, a kiemelt partnerektől, vagy más fontos személyektől érkező küldeményeket. Ha vannak sablonos válaszok, amelyeket gyakran kell használni, akkor azokat érdemes elmenteni aláírásként, és akkor a választ elég ugyanúgy beilleszteni, mint a levelek végén gyakori névjegyet.

Programok is segítenek

Egy multinál, amelynek sok e-mail címe van, tartalomszűrő szoftverek is segíthetnek a szortírozásban. „Ezek az alkalmazások a központi e-mail címre érkező levelekből a fontos ügyfelek kéréseit külön csoporthoz irányítják, illetve külön címre a panaszokat és az ajánlatokat” – magyarázta Nemes Dániel, a Biztributor nevű, vállalati IT biztonsággal foglalkozó cég ügyvezetője.

A rendszerezést és a hatékony e-mailezést könnyíthetik az Outlookhoz készült segédprogramok is. A Nelson Email Organizer (NEO) ingyenes változata például olyan ikont tartalmaz, amellyel egy kattintással a letiltott feladókhoz adhatunk egy vagy több címet, és a levelek ezután csak egy speciális levélszemét mappában lesznek olvashatók.

Ehhez hasonló funkciót az Outlook is kínál, a levelet kijelölve, a jobboldali egérgombra kattintva találjuk a parancsot. A NEO program létrehoz olyan nézeteket is, ahol a küldő személye szerint egy helyre csoportosítva találjuk a kimenő és bejövő e-maileket. Hasonlóan ingyenes alkalmazás az újonnan megjelent Xobni (a bejövő üzenetek, azaz az inbox megfordítása), amely beépül az Outlookba és számos extra szolgáltatást nyújt.

Megmutatja a kapcsolati hálót

„A Xobni az akár 10–12 levélváltást tartalmazó levélfolyamatokat is összegyűjti egy helyre, így ha egy Excel táblás üzleti tervet különböző verziókban küldtem, akkor a program kigyűjti nekem az ezzel kapcsolatos összes korábbi információt és ezzel felgyorsítja a levelek kezelését” – említ egy példát Schneider Henrik vezetési tanácsadó.

Ez az alkalmazás az e-mailezés alapján kialakult kapcsolati hálónkat is feltérképezi; megvizsgálja, kivel mennyit levelez a felhasználó. Fontossági sorrendet állít fel a partnerekről, sőt a levelek aláírásából kigyűjti a telefonszámokat is, amelyeket nem kell ezután folyton visszakeresni, ha egy adott partner számát, elérhetőségét szeretnénk megtudni.

Ha még ezek a megoldások sem elégítik ki a céges e-mail-kezelési igényeket, akkor átfogó megoldást érdemes keresni. Az úgynevezett e-mail életciklus-menedzsment (e-mail lifecycle management – ELM) szoftvercsomagokat éppen erre találták ki. Ezeknél az e-mailek egyetlen közös platformon haladnak végig, és a levelek vírusvédelmét, titkosítását, spamszűrését, kategorizálását, és archiválását egy központi folyamat során segítik.

vissza a címlapra

Ajánlott videó mutasd mind

Yusra Mardini, a 19 year-old Syrian swimmer who competed at the Rio 2016 Olympic Games as a member of Refugee Olympic Team and UNHCR Goodwill Ambassador, she speaks in Tokyo 2020 office on August 29, 2017, Where she shares her experiences at the Rio 2016 Games and her current activity as an athlete and UNHCR Goodwill Ambassador with Tokyo 2020 staff members. (Photo by Alessandro Di Ciommo/NurPhoto)
Nézd meg a legfrissebb cikkeinket a címlapon!
24-logo

Engedélyezi, hogy a 24.hu értesítéseket
küldjön Önnek a kiemelt hírekről?
Az értesítések bármikor kikapcsolhatók
a böngésző beállításaiban.