Egyre több amerikai vállalatnál hódít az e-mail-mentes péntek (zero email Friday) nevű kezdeményezés. Az US Cellular és a Deloitte után legutóbb tavaly az Intel amerikai mérnöki csapatánál tesztelték a módszert. Arra ösztönzik a kollégákat, hogy elektronikus levelek tucatjainak küldözgetése helyett legalább hetente egyszer telefonáljanak vagy találkozzanak inkább személyesen egymással, hiszen gyakran a két asztallal arrébb ülő kollégák közt is intenzív levelezgetés folyik.
Az ötlet elősegíti a csapatmunkát, felgyorsítja a problémamegoldást, és egy nagyobb cégnél olyan munkatársak is megismerhetik egymást, akik addig személyesen nem is találkoztak. Néhányan először pánikba estek, amikor azt javasolták főnökeik, hogy ne használják ezt a kommunikációs formát.
Koncentrálni a munkára
Hatékony és kevésbé drasztikus módszer, ha kikapcsoljuk a felugró üzenetjelző ablakokat, vagy lekapcsoljuk magát a levelezőprogramot is, amikor egy fontos feladatra kell koncentrálnunk. Rávehetjük magunkat arra is, hogy fix időpontokban nézzük meg a leveleket, ha valakinek sürgős, megtalál minket telefonon.
Kezelési segédlet
● E-mail-mentes időszakok beiktatása, amikor a céges belső kommunikáció telefonon vagy személyesen zajlik
● A felugró üzenetjelző ablak, vagy a levelezőprogram kikapcsolása koncentrációt igénylő munka közben
● Fix időpontok kijelölése a nap folyamán az üzenetek áttekintésére, megválaszolására
●
Gyakran érkező hírlevelek, „zaklató” üzenetek automatikus átirányítása a Levélszemét mappába
● A céges hírek átterelése az intranetre
● A levelek fontosságának, témájának kijelölése
● A beérkező üzenetek automatikus szortíroztatása feladó, téma vagy a szövegben szereplő szó alapján
● Gyakran használt válaszok elmentése aláírásként
●
Segédprogramok használata, amelyek elvégzik a szortírozást,
feltérképezik a kapcsolati hálókat, kigyűjtik a telefonszámokat vagy azok címét, akik a hozzánk érkező levelekről másolatot kapnak
Az e-mailek kezelhetőségén sokat javít, ha a leveleket azonnal kategorizáljuk, vagy akár azonnal töröljük, ha nem kellenek. Mindezt automatizálni is lehet, ha beállítunk néhány dolgot a levelezőprogramban. Ha például egy menedzser pontosan tudja, hogy kitől, illetve miért szokott leveleket kapni, akkor azok – küldőjük vagy témájuk szerint – automatikusan különböző mappákba rendezhetők.
Érdemes elkülöníteni a kizárólag a saját címre érkezőket a körlevelektől, illetve a szakmai listáktól. Egy külön mappába célszerű helyezni a családtagjainktól, a főnökünktől, a kiemelt partnerektől, vagy más fontos személyektől érkező küldeményeket. Ha vannak sablonos válaszok, amelyeket gyakran kell használni, akkor azokat érdemes elmenteni aláírásként, és akkor a választ elég ugyanúgy beilleszteni, mint a levelek végén gyakori névjegyet.
Programok is segítenek
Egy multinál, amelynek sok e-mail címe van, tartalomszűrő szoftverek is segíthetnek a szortírozásban. „Ezek az alkalmazások a központi e-mail címre érkező levelekből a fontos ügyfelek kéréseit külön csoporthoz irányítják, illetve külön címre a panaszokat és az ajánlatokat” – magyarázta Nemes Dániel, a Biztributor nevű, vállalati IT biztonsággal foglalkozó cég ügyvezetője.
A rendszerezést és a hatékony e-mailezést könnyíthetik az Outlookhoz készült segédprogramok is. A Nelson Email Organizer (NEO) ingyenes változata például olyan ikont tartalmaz, amellyel egy kattintással a letiltott feladókhoz adhatunk egy vagy több címet, és a levelek ezután csak egy speciális levélszemét mappában lesznek olvashatók.
Ehhez hasonló funkciót az Outlook is kínál, a levelet kijelölve, a jobboldali egérgombra kattintva találjuk a parancsot. A NEO program létrehoz olyan nézeteket is, ahol a küldő személye szerint egy helyre csoportosítva találjuk a kimenő és bejövő e-maileket. Hasonlóan ingyenes alkalmazás az újonnan megjelent Xobni (a bejövő üzenetek, azaz az inbox megfordítása), amely beépül az Outlookba és számos extra szolgáltatást nyújt.
Megmutatja a kapcsolati hálót
„A Xobni az akár 10–12 levélváltást tartalmazó levélfolyamatokat is összegyűjti egy helyre, így ha egy Excel táblás üzleti tervet különböző verziókban küldtem, akkor a program kigyűjti nekem az ezzel kapcsolatos összes korábbi információt és ezzel felgyorsítja a levelek kezelését” – említ egy példát Schneider Henrik vezetési tanácsadó.
Ez az alkalmazás az e-mailezés alapján kialakult kapcsolati hálónkat is feltérképezi; megvizsgálja, kivel mennyit levelez a felhasználó. Fontossági sorrendet állít fel a partnerekről, sőt a levelek aláírásából kigyűjti a telefonszámokat is, amelyeket nem kell ezután folyton visszakeresni, ha egy adott partner számát, elérhetőségét szeretnénk megtudni.
Ha még ezek a megoldások sem elégítik ki a céges e-mail-kezelési igényeket, akkor átfogó megoldást érdemes keresni. Az úgynevezett e-mail életciklus-menedzsment (e-mail lifecycle management – ELM) szoftvercsomagokat éppen erre találták ki. Ezeknél az e-mailek egyetlen közös platformon haladnak végig, és a levelek vírusvédelmét, titkosítását, spamszűrését, kategorizálását, és archiválását egy központi folyamat során segítik.
