A cégvezető, főként ha kisebb vállalatról van szó, feladatai nagyobb részét a rutin szintjén kénytelen ellátni. Ám a megszokás és a régóta bevált fogások gyakorta szükségtelen kiadásokhoz vezetnek. Többletköltséget okozhat az is, ha a cég feje nem eléggé körültekintő, és egy számottevő újítást kézlegyintve vezet be, mondván, hogy a piacon mindenki így csinálja.
Kicsinységeken múlhat
„A vállalati költségcsökkentés a fogyókúrához hasonlítható” – mondta Tősér Sándor, a költségelemzéssel és csökkentéssel foglalkozó BCM Budapest Kft. ügyvezető igazgatója. Nem elegendő egy-egy alkalommal 8-10 kilót leadni, hanem rendszeresen rá kell állni a mérlegre, hogy a kívánt súlyt megőrizzük. Szánjuk kis időt arra, hogy ellenőrizzük, melyek lehetnek a cégünk fölösleges kiadásai. Ilyen apró, de figyelmet érdemlő tétel lehet például a csomagolási költség.
Gondoljuk át, hogy valóban szükség van-e a termék dobozán a dombornyomásra, vagy a jó minőségű papírra. Ha meggyőződtünk arról, hogy ez aligha teszi vonzóbbá termékünket, válasszunk egyszerűbb megoldást. A gyengébb minőségű papírral darabonként jó, ha 5-6 forintot spórolunk, ám ha éves forgalmunkat számba vesszük, ez akár több százezer forintos megtakarítást jelenthet.
A csomagolás rendszerint nem jelent nagy kiadást, épp ezért a cégirányítók gyakran megfeledkeznek a lehetséges árváltozásokról, s évek óta ugyanattól a beszállítótól rendelik a papírt. Álljunk hát meg, és nézzünk körül a piacon, hol lehetne immár ugyanazt a minőséget pár forinttal olcsóbban beszerezni.
Kontrolláljuk a beszállítót
Miként érhetjük el, hogy a munkaeszközök és a nyersanyagok vásárlásánál a legolcsóbban a legjobb minőséget kapjuk? Tartsuk szem előtt, hogy az ajánlott ár elsősorban a mennyiség függvénye.
Ha árajánlatot kérünk egy termékre, ne mondjunk egy becsült, kerekített darabszámot, hanem közöljük az eladóval, hogy e termékből az elmúlt évben fix mennyiséget, például 1423 darabot rendeltünk. Várhatóan sokkal kedvezőbb ajánlatot fogunk kapni.
Nagyobb beszerzés esetén az elektronikus aukció rendkívül hatékony eszköz lehet az árcsökkentésre. Az aukciónál azonban legyünk körültekintőek, mert a csábító ajánlatok mögött rossz minőségű terméket, szolgáltatást kínáló cégek is állhatnak.
Szintén fontos, hogy minimalizáljuk a megrendelt munkaeszközök, például irodaszerek darabszámát. Ne engedjük az eladónak, hogy termékcsomagot kínáljon nekünk, hanem szorítkozzunk a legszükségesebbre. Ezáltal nemcsak a költségeket csökkentjük, hanem elkerülhetjük, hogy silány termék is bekerüljön a kosárba.
Fő a szervezés
Ha már megkötöttük a szerződést a beszállítóval, ügyeljünk arra, hogy a cég munkatársai közül senki ne rendeljen más cégtől ugyanazon termékkörben. Ne hagyjuk, hogy a rendelések elaprózódjanak, hanem koncentráljuk a beszerzést. Bízzuk egy emberre ezt a feladatot.
Figyeljünk arra is, hogy a pályáztatás és a végrehajtás ne egy alkalmazott kezében összpontosuljon. Például egy logisztikai szervező hiába ismer a meglévőnél olcsóbban dolgozó szállítót, kis eséllyel vállalja a váltás kockázatát, nehogy a partnerváltoztatás miatt akadozzanak a szállítmányok. Inkább marad a régi, megszokott partnernél, s nem csábítja a néhány százaléknyi megtakarítás, amely hosszú távon akár ötszámjegyű összeggel is a cég számláját duzzaszthatná. (Persze ha az új beszállító hanyagsága veszélyezteti a termelés folyamatosságát, vagy a szolgáltatásunk színvonalát, pártoljunk át inkább egy drágább, de megbízható céghez.)
Ne jelentsen presztízst a cégautó! Ha nem feltétlen szükséges, ne vásároljunk kocsit a cégünk számára. Inkább térítsük meg alkalmazottaink benzinköltségeit, természetesen úgy, hogy figyelünk a megtett kilométerekre.
Magától értetődik, hogy az alkalmazottak jobban vigyáznak a saját autójukra, mintha azt a cég “kölcsönözné” nekik az útjaik során. Gondoljunk bele, hogy az akár egy csöppnyit is hanyag kezelés mennyire drágítja vállalkozásunk autójának költségeit.
—-Ablakon bedobott pénzek—-
Hogyan csökkentsük számottevően a telefonköltségeket? Erre egy nagyon egyszerű megoldást kínál az internet. Nehéz elképzelni, de a hazai vállalkozások többsége még mindig nem használja a VoIP (Voice over Internet Protocol) rendszereket. Pedig a VoIP-szolgáltatók rendkívül alacsony díjszabással dolgoznak a vezetékes szolgáltatatókhoz képest. A belföldi hívások esetén átlag 60 százalékkal, a külföldieknél pedig 80 százalékkal olcsóbbak a tarifáik. Minderről magunk is meggyőződhetünk, ha körülnézünk a voip.lap.hu-n található szolgáltatók között.
A VoIP használatához nem kell más, csak szélessávú internet, valamint egy mikrofonos fejhallgató, de viszonylag olcsón megoldható az is, hogy egy kábel segítségével összekötjük a telefonközponttal, így a rendszer a vezetékes telefonon keresztül is működik. És létezik VoIP telefonközpont is.
Járulékos előnyök
Az internetes telefonnak számos olyan előnye van, amellyel egyrészt időt takarítunk meg, másrészt olajozottá tesszük az ügyfelekkel való kontaktust. Kialakítható például olyan informatikai megoldás, hogy a VoIP-ot összekapcsoljuk egy tetszés szerint szerkesztett ügyféllistával is, így a hívó ügyfélről rögtön kiderül például, hogy korábban mit vásárolt nálunk, van-e lejárt számlája, vagy esetleg a kiemelt ügyfelek közé tartozik.
Meg kell említenünk azonban, hogy a netes telefonon romolhat a hangminőség, ha nem elég gyors a kapcsolat, mert például túl sokan osztoznak rajta.
Sokat spórolhatunk ingyenes, szabad forráskódú szoftverek használatával is. Ilyen –freeware- szoftvereket letölthetünk például a szoftverbazis.hu –ról.
A munkaerőn spóroljunk, ne a béreken
Egyes vállalkozók hajlamosak arra, hogy képzetlen és nem megbízható munkaerőt alkalmazzanak csak azért, hogy a bérköltségeket mindenáron lecsökkentsék. Ám ez rendszerint visszaüt a termelés színvonalára.
Fontos feladatok esetén ne legyünk szűkmarkúak. Inkább menjünk szembe a szokásokkal, és ahol ezt meg lehet tenni, vezessünk be atipikus munkaformákat. Nálunk a munkaadók egyelőre ódzkodnak alkalmazni a távmunkát, amelynek fő oka a konzervatív cégvezetői szemlélet. Pedig ez nagyon hatékony eszköz a költségcsökkentésre, javarészt a számítógép mellett végzett feladatok esetén.
Ha meg tudjuk oldani a kiszervezést, érdemes pályázni a Szociális és Munkaügyi Minisztériumnál, az állam ugyanis minden eddiginél több eszközzel támogatja ezt a munkaformát. Ha alkalmazottaink távmunkások, nem kell irodát bérelnünk. Éppen meglévő irodánkat ugyanakkor ki tudjuk adni, ami újabb bevételt jelent.
Mielőtt azonban újítanánk a munkaszervezésen, érdemes tájékozódni és átolvasni néhány elemzést, például a Tanulmányok a távmunkáról című e-learning bookot. Természetesen más lehetőségek is kínálkoznak a költségtakarékosságra, amelyekről rovatunkban még szót fogunk ejteni.
Váltás a NER-kommunikáció csúcsain: Balásy Gyula mellé beszállt a milliárdos igazgatónő
Az új társügyvezető a kiszervezett munkák révén közel ötmilliárd forinttal gazdagodott az elmúlt években.
