Üzleti tippek

Életet ment a hatékonyság

admin

2007. 11. 19. 11:42

Hatékonynak lenni nem csak vállalati szinten fontos: a vezető saját életének egyensúlyát is ez segít megteremteni. A munkatársak túldolgoztatását is hatékonysággal lehet elkerülni.

Az egyik ember képes eredményesen beosztani az idejét, míg a másik az estéket és a hétvégéket is az irodában tölti. Kell-e mondani, hogy ez utóbbi a saját életét, teljesítményét rombolja, s nagy esélye van rá, hogy túlhajszoltsága néhány éven belül súlyos fizikai tünetek, betegségek képét öltse? A hatékonyság fejleszthető!

Tervezni, delegálni

A hatékonyság alapja a tervezés; napi szinten és az egész élet szintjén is – állítja Pozvai Zsolt, a teljesítménymenedzsment-tanácsadással foglalkozó Develor Tanácsadó Zrt. vezérigazgatója. Fontos, hogy a menedzsernek legyen pályaképe, amelyben felvázolja, meddig képes és akar nagyon keményen dolgozni a sikerért, milyen életkorban akar bizonyos pozíciókat elérni, és mikorra várható a családalapítás, ami érthető módon a férfiaknál is visszafogja a munka lendületét.

Bár a napi szintű tervezés, a naptárkezelési és időbeosztási technikák elsajátítása is lényeges, amikor egy cégvezető időmenedzsment-tréningre jelentkezik, legtöbbször az derül ki, hogy a gondok gyökere nem itt rejlik – mondja Pozvai Zsolt. Az esetek többségében inkább arról van szó, hogy a tornyosuló feladatokkal küzdő menedzser nem képes kezelni a napközbeni megzavarásokat. Például a hirtelen bejövő telefonokat, a kollégák kérdéseit.

Vagy a feladatok delegálásával vannak nehézségei.
Ha a vezető olyan feladatokat végez, amelyek sokkal inkább a beosztottak felelősségi körébe tartoznának, annak igen sokszor az az oka, hogy nem bízik eléggé a munkatársaiban. Holott a tapasztalatok szerint csak annyi a titok, hogy megfelelő információkkal kell átadni a feladatot:
meg kell nevezni, ki a felelős a feladat elvégzéséért;
azt is tegyük világossá, hol találja meg munkatársunk a feladat elvégzéséhez szükséges információkat, és szükség esetén kitől kaphat segítséget;
a határidő nélküli feladat nem feladat, tehát el kell dönteni, mikorra várjuk a kész munkát;
minél részletesebben közöljük azt is, milyen formában várjuk a kész anyagot, s hogy pontosan mit várunk;
kérdezzünk vissza, minden világos-e, s el tudja e végezni az illető azt, amivel megbíztuk.

Magánélet is van

A tervezésnek nagyon fontos része az is, hogy mindig hagyjunk helyet a napirendben a családi programoknak, a hobbinak, a kikapcsolódásnak. Aki az egész napot munkaidőnek tekinti, annak fizikai és lelki kockázatokkal is számolnia kell. Dr. Radics Judit pszichiáter szerint például a szabadidős programok hiánya, az egyre inkább elhatalmasodó munkamánia a világszerte menedzserbetegségként elismert kiégésszindróma első jele is lehet.

A beosztottaktól sem lehet elvárni, hogy egész életüket a munkahelyükön töltsék. Egyre több nagy cég ismeri fel, hogy a vállalatnak egyáltalán nem hasznos, ha a munkatársak állandóan túlóráznak: a kiégett munkavállaló motiválatlan, nincsenek új ötletei, ha pedig túl sokáig tart a feszített tempó, előbb-utóbb betegállományba kerül, vagy egyszerűen elhagyja a céget. Ennek ellenére ma még sok helyütt „divat”, hogy az alkalmazottak addig nem mennek haza, amíg a főnök is bent ül az irodában.

Pedig a teljesítményt nem a munkahelyen eltöltött idő határozza meg: némi szervezéssel elérhető, hogy a nyolcórás munkaidőbe is beleférjen minden, ami a feladatok elvégzéséhez szükséges.

Négy pilléren

Pozvai Zsolt szerint a munkahelyi hatékonyságnak négy alapvető eleme van:
Nagyon fontos, hogy a cégnek legyenek stratégiai, éves és rövid távú tervei, és ezeket bontsák le az egyének szintjéig. A munkavállalónak is pontosan tudnia kell, mit várnak tőle az adott időszakban.
Az emberek kiválasztása is döntő tényező. A hatékonyságot a megfelelő vezetői képességekkel rendelkező középvezetők tudják a legjobban segíteni. Ők képesek motiválni az embereket, kiosztani a feladatokat és megfelelő visszajelzést adni az elvégzésükről. A jó vezető általában jó csapatot állít fel, a jó csapatmunka pedig a hatékonyság legfontosabb pillére.
Az értekezleteknek legyen világos céljuk (döntsük el, hogy tájékoztatni kívánjuk a munkatársakat, vagy konkrét döntést szeretnénk meghozni, esetleg új ötletekre van szükség). A megtárgyalandó anyagot mindenki kapja meg időben, és készüljön is fel az értekezletre. Ily módon jó eséllyel elkerülhető az időrabló, értelmetlen szócséplés.
A csapaton belüli konfliktusok kezelése sem kikerülhető, a cégen belüli ellenségeskedés, fúrás ugyanis nagyban visszaveti a teljesítményt. Nagyon fontos, hogy legyen kultúrája a viták nyílt, de személyeskedés nélküli rendezésének.


Ossza be a munkaidőt!



– Előző nap délután gondolja át, mi lesz a másnapi program, milyen feladatok állnak ön előtt.
– Először a nagyobb, fontos feladatokat tervezze be, nehogy a sürgős, de nem fontos apróságok elvegyék az időt előlük.
– Legyenek a napban „tiltott területek”, amikor senki sem zavarhatja meg: ilyenkor jut idő a stratégiai feladatokra vagy az igazán elmélyült munkára.
– Legyen egy „standby feladatlistája” az elvégzendő apróságokról: ha váratlanul felszabadul félórája, máris elintézhet valamit.
– Ne cetlikre, hanem egy füzetbe jegyzeteljen, így a jegyzetei mindig kéznél vannak, nem tűnnek el.
– A nagyobb, nemszeretem feladatokat darabolja kisebb szakaszokra, így máris áttekinthetőbbek és vállalhatóbbak.

Küzdjön a kiégés ellen!

A kiégés egy idő után szinte elkerülhetetlen következménye a folyamatos, pihenés nélküli munkának, a magánélet és a szabad idő hiányának, vélekedik dr. Radics Judit pszichiáter. Paradox módon a kiégés első, mások által is felismerhető tünete mégis az, hogy az érintett egyre több időt tölt a munkájával, nem érdeklik a korábban szívesen űzött szabadidős tevékenységek, elhanyagolja a családját, barátait. Gyakran figyelhető meg az agresszívabbá válás vagy az erősödő szorongás, valamint az alvászavar, a gyakori éjszakai felébredés is. Ha nem sikerül kikerülni az ördögi körből, előfordulhat, hogy az érintett alkohollal, droggal próbálja oldani a véget nem érő feszültséget, vagy épp kalandokba, viszonyokba menekül. Ekkor már megjelenhetnek a testi tünetek: magas vérnyomás, szívritmus-problémák, gyomorfekély, emésztési vagy szexuális zavarok. A további túlterhelés olyan végzetes betegségek kialakulásához is vezethet, mint a rák, az agyérgörcs, az infarktus.
A szakember a következőket ajánlja mindazoknak, akiket a kiégés fenyegethet:
– Érdemes részt venni a menedzserszűréseken, mivel itt is fény derülhet a figyelmeztető fizikai tünetekre. Ezek kezelését ne hanyagolja el!
– Tanulja meg a hatékony munkaszervezést és a munkaidő beosztását. Csak akkor túlórázzon, ha ez valóban elkerülhetetlen.
– Tervezzen be pihenőidőket, szabadidős programokat, amelyeket tartson is be ugyanolyan szigorúan, mint az üzleti határidőket.
– Éljen a cég által biztosított rekreációs lehetőségekkel.
– Fogadja el környezete támogatását, véleményét: lehet, hogy ők már felfigyeltek arra, amire ön még nem.
– Ha egyedül nem megy, forduljon bátran szakemberhez: pszichológushoz, pszichiáterhez


vissza a címlapra

Ajánlott videó mutasd mind

A gorgeous female standing behind blinds wearing lingerie and stockings

Az anális szex nem játék

Magukra hagyták haldokló szeretteiket

Elderly 95 years old woman sitting miserably at the table at home and counting remaining coins from the pension in her wallet after paying the bills.
Nézd meg a legfrissebb cikkeinket a címlapon!
24-logo

Engedélyezi, hogy a 24.hu értesítéseket
küldjön Önnek a kiemelt hírekről?
Az értesítések bármikor kikapcsolhatók
a böngésző beállításaiban.