Az iratkezelés digitalizálása nem teljesen új keletű jelenség, már a kilencvenes évek közepén is felmerült akkoriban kissé futurisztikus víziója. A felhasználók akkori idegenkedése mai szemmel nézve teljesen érthető, hol a fizikai erőforrások (hardver) szűkössége, hol a nagy tárolókapacitás hiánya, hol a szoftverek bonyolultsága és drágasága állta útját a szoftveres megoldások széles körű elterjedésének. A sokszor kiszámíthatatlan teljesítmény, a bizonytalan működés és karbantartás már csak ráadás volt.
Időközben azonban számítógépes rendszerek jöttek és mentek, az asztalunkon elhelyezkedő számítógépek teljesítménye megtöbbszöröződött, többnyire már meghaladja a szükséges általános hardverigényeket. A piackutató cégek iparági felmérései arról tanúskodnak, hogy digitális eszközeinkkel (fényképezőgép, kamera, számítógép stb.) mind több adatot akarunk valamilyen adathordozón tárolni. A világ elindult a papíralapú tudás digitalizálása felé.
Mi sem bizonyítja ezt jobban, mint az, hogy a nagy amerikai könyvtárak állományait elkezdték elektronikus formában is rögzíteni és visszakereshetővé tenni. Az internetes keresőmotorjáról elhíresült Google fejlesztőmérnökei egy közkönyvtár több millió kötetét digitalizálják.
Meggyőző előnyök
Mi lesz veled, papír?
Egyes felmérések szerint a számítógépes hálózatok kialakulása nemhogy visszavetette volna a papíralapú tárolást, hanem inkább megnövelte, a cégek mind több anyagot nyomtatnak ki hagyományos formában. Sokan inkább papíron szeretnek elolvasni bármit is, ezért a szakértők egy csoportja szerint a papír még sokáig az információk tárolásának egyik legfőbb eszköze lesz. Ennek némileg ellentmondani látszik, hogy a hagyományos újságok olvasói száma a világon mindenhol drasztikusan csökken, az elektronikus (online) hírforrások látogatói száma pedig dinamikusan növekszik. A papíralapú tárolást a nagy piackutató cégek előrejelzései szerint előbb-utóbb felválthatja a „digitális papír”. Ez olyan többször írható elektronikus eszköz, amely a papír fő tulajdonságaihoz (például méret, olvashatóság, összehajthatóság) igazodik. A digitális papírra elektronikus úton felkerül a legfrissebb információ (például WiFi vezeték nélküli kapcsolaton keresztül frissíti önmagát), és az újság nyitóoldalán megjelennek az aktuális hírek. Energiafelvétele rendkívül kicsi, egyszeri feltöltéssel a rajta tárolt információ szabad szemmel, világosban több napig is olvasható marad. Tömeges gyártása az előrejelzések szerint 2008 körül indulhat el.
Az elektronikus dokumentumkezelés ma már nem annyira termék vagy szolgáltatás, mint inkább olyan üzleti filozófia és működési modell, amely a vállalkozás üzemi hatékonyságának javítását és az adminisztrációs költségek drasztikus csökkentését szolgálja. Alkalmazásával a cégek nemcsak energiát (költségeket) spórolhatnak: a megfelelő alkalmazás kiválasztása sikeresen növelheti az információkezelés biztonságát, és kézzelfogható üzleti előnyökhöz juttathatja a vállalkozást.
Munkatársai egységnyi munkaidő alatt több munkát, kényelmesebben képesek elvégezni. A dokumentumok elektronikus kezelése (tárolás, visszakeresés, továbbítás, továbbküldés, megválaszolás) sokkal kevesebb időt vesz igénybe, mint a hagyományos módszerek. Az üzleti folyamatok (például egy-egy konkrét hivatalos ügy) kezelése sokkal átláthatóbbá válik, az események pillanatnyi állása mindig könnyebben követhető.
Egy elektronikus dokumentumkezelő rendszerben az információkezelés biztonsága és hatékonysága rendkívül mértékben megnő, az iratok nem vesznek el, a hozzáférési jogosultságok kialakításának függvényében mindig csak az illetékes személyek juthatnak az anyagokhoz. A beérkező iratok, faxok tárolása és elektronikus archiválása a hagyományos tárolási költségek csökkentését hozza el, az adatok visszakereshetősége akár több év távlatából is könnyűszerrel, gyorsan megoldható.
Megfontolandó hátrányok
Az elektronikus iratkezelés hátrányai között elsősorban a magas bekerülési költséget szokták említeni a hagyományos tárolással szemben. Gondot okozhat a nem megfelelően kiválasztott infrastrukturális elemek egymással való teljes vagy részleges inkompatibilitása is (archiváló rendszer, központi faxkezelő rendszer, szkennelő rendszer, szoftveres alkalmazás). A hátrányok közé szokták továbbá sorolni a bonyolult, nehezen kezelhető alkalmazások implementációját is.
A Montana Rt vezérigazgató-helyettese, Kun Éva szerint egy valóban hatékony dokumentumkezelő rendszert bevezetésekor mindig a vállalat belső egyedi igényeihez, a meglévő üzleti folyamatokhoz kell igazítani. Véleménye szerint ma már egy elektronikus dokumentumkezelő rendszertől elvárható, hogy hatékonyan képes legyen támogatni az ügyfélkapcsolati menedzsment (CRM) folyamatokat, és testre szabható gyakorlati megoldásokkal hatékonyan és könnyen ellenőrizhetően járuljon hozzá a vállalat belső adminisztrációs rendjének fenntartásához. A hozzáférési jogosultságok kezelésével a beérkezett üzleti dokumentumok biztonságos felhasználása is megoldottá válik.
Cégük egyébként MonDoc néven saját, hazai elektronikus dokumentumkezelő rendszert fejlesztett ki. Mint mondja, a nagyvállalatok felől fokozatosan a kis- és középvállalatok felé fordulnak, idén elsőként megkezdik egy dobozos (bolti) változat forgalmazását is.
Változó igények
Egy dinamikusan fejlődő vállalkozás életében nem lehet, és nem is érdemes alkalmilag kialakított informatikai rendszer üzemeltetésén gondolkodni. Bár a kis és közepes méretű vállalatok mindig rugalmasabban tudnak reagálni a piac változásaira, a bizonytalan belső környezet előbb-utóbb a teljesítmény romlására vezet. Az informatikai eszközök és megoldások alkalmazása növelheti a gazdasági szervezetek belső hatékonyságát, a feladatok gyorsabban, könnyebben (és nem utolsósorban olcsóbban) végezhetők el segítségükkel.
Többnyire olyan szoftvereket érdemes választani, amelyek moduláris felépítésűek (a későbbi bővülésnek vagy technológiaváltásnak is képesek lesznek megfelelni), és rugalmasan skálázhatóak. Meglehet, a jelenben ez nem látszik fontosnak, e két funkciónak a későbbiekben jelentős költségcsökkentő és hatékonyságnövelő értéke lesz. Az elektronikus dokumentumkezelés segítheti a belső ügymenet „rendbetételét”, az adminisztratív feladatok pontos nyomon követhetőségét és ellenőrizhetőségét, hatásos alkalmazása végső soron a vállalat egészének modernebb és üzletileg sikeresebb működéséhez vezethet.
