Üzleti tippek

Kilábalás a szürkegazdaságból

admin
admin

2004. 04. 02. 00:00

Számos olyan helyzet adódik egy vállalkozás életében, amikor talán nem is tudatosan, de a szürke gazdaság mezsgyéjére téved. A legtöbb problémát a gazdálkodással összefüggő adatok feldolgozása, és az állami adatszolgáltatási kötelezettségeknek megfelelő információk előállítása jelenti. A vállalkozások informatikai valamint szoftvereszköz gazdálkodásával kapcsolatos főbb problémákat és ezek megoldási lehetőségeit vették górcső alá a legutóbbi Üzlet&Siker szeminárium előadói.

Harmincmillió forint kárt okozott volt munkaadójának az az alkalmazott, aki létrehozott egy konkurens céget saját szakállára, majd megszerezte az ügyfelek szerződéses adatait. Aláírásra jogosult személyként bizonyos szerződéseket felmondott és azokat kedvezőbb feltételekkel már a saját cégében kötötte újra. A sértett cég két hónap alatt leszerződött üzleti forgamlának 40–60 százalékát elveszítette, amit nem tudott kiheverni, fél év múlva megindult ellene a felszámolási eljárás.

Mintegy ötezerféle ügyviteli szoftvert használnak a hazai vállalkozások a pénzügyi nyilvántartások, adatfeldolgozások elkészítéséhez az egyszerű excel tábláktól a több százmilliós integrált vállalatirányítási rendszerekig. A kis- és középvállalkozások 95 százaléka a vállalati adminisztrációt elektronikus úton kezeli és a megtermelt összes nemzeti vagyon mintegy 90 százalékáról készül Magyarországon elektronikus nyilvántartás. Óriási mennyiségű információt dolgoznak fel és tárolnak tehát elektronikus úton a gazdasági szereplők, amelyek egyre nagyobb értéket képviselnek és mindez előtérbe helyezi az adatbiztonság, a használt szoftverek minőségének fontosságát. Különösen így van ez annak tudatában, hogy egyre gyarapodnak a számítástehcnikai eszközök segítségével elkövetett bűncselekmények, finomodnak az informatikai vonatkozású gazdasági visszaélések és elkövetési módok.

Adózók magatartása:
60% önkéntes jogszabálykövető
30% jogsabálykövető, de csak a szankciók miatt
10% semilyen tekintetben nem jogszabálykövető

Ezt a tendenciát a vállakozások pénzügyi adatait ellenőrző szervezetnek, az adóhatóságnak is követnie kell, ezért az APEH egyre inkább áttér az elektronikus információk vizsgálatára. – hangsúlyozta Mamuzsics Gábor, az APEH igazságügyi és informatikai szaktanácsadója. Az elektronikus információk vizsgálatára az adóhivatalnak két rendszere is működik. Az ESKORT a közvetlen vizsgálati megállapításokat támogatja azáltal, hogy végigfuttatja az adózó által benyújtott adatokat és ellenőrzi azok jogszabályokkal való egyezőségét. A SESAM rendszer az elektronikus gazdasági nyilvántartások ellenőrzését, tartalomelemzését végzi.

Mamuzsics Gábor szerint nem csak a vizsgálati technikák korszerűsítésére van ugyanakkor szükség, de az elektronikus alapú nyilvántartások adatkezelésének, adattárolásának szabályozására, illetve az ezekkel szembeni követelmények, valamint eszközhátterük meghatározására is. Éppen ezért tervezik az output oldal szabályozását is, vagyis annak meghatározását, hogy a számlázó, raktárkészlet, illetve könyvviteli rendszerek milyen minimális információkat tartalmazzanak ahhoz, hogy azok alkalmasak legyenek az ellenőrzésekre.

Vigyázzon vele!

1. Vírusos e-mailküldés konkurens cégnek
Ha a megtámadott cég kellő felkészültséggel rendelkezik, akkor a kiesés maximum néhány órás lehet és a mentésekből vissza lehet állítani az anyagokat. Ellenkező esetben a kár akár több tízmilliós is lehet. A szándékosság ritkán bizonyítható a két cég meglévő üzleti kapcsolata miatt. A konkrét esetben egy 30 gépes hálózat esett ki két munkanapra. A rendszerek újratelepítésének költsége, valamint a teremléskiesésből származó kár csaknem 3 millió forintra rúgott.

2. Pénztáros visszaélése számlázással
A vevőnek kiállított számlát másnap sztornírozták és a pénzt kivették a kasszából három éven keresztül. A havi 1500–2000 kimenő számlából 8–12 számlát sztornóztak, a veszteség öszesen 20 millió forintot tett ki éves bontásban 1,4, majd 15 millió forint volt, a cég éves árbevételének 0,2–1 százaléka.

3. Konkurens cég és a vezető alkalmazott visszaélése
A konkrét esetben az alkalmazott a konkurens cég instrukciói alapján adatokat hamisított meg, illetve módosított saját cége informatikai rendszerében és üzleti adatokat is kiszolgáltatott. Az alkalmazott ezt követően a konkurens cégnél helyezkedett el. Névtelen bejelentés érkezett az adóhatósághoz, hogy az adott cég nyilvántartásai több millió forint gazdasági visszaélésre utalnak. A kár több százmillió forintos forgalomkiesés, üzletfelek elpártolása és a cégvezető letartóztatása. A 15 börtönben eltöltött nap elegendő volt az ember és a cég tönkretételéhez.

A kis- és középvállalkozások körében is egyre inkább elterjed az elektronikus úton történő fizetés, amelynek nincs papíron nyoma. Az elektronikus adathordozón tárolt információ ugyanolyan iratnak minősül, mint a papír alapú. Ugyanakkor jóval kényesebb, manipulálása és eltüntetése nagyon egyszerű.

Látható tehát, hogy az elektronikus úton kezelt adatok, információk egyre nagyobb szerepet kapnak az üzleti életben, éppen ezért lényeges, hogy azokat milyen szoftverek segítségével állítják elő. A szóban forgó adatok ugyanis a szoftver működésének eredményeképpen jönnek létre. Nem mindegy tehát, hogy ez a működés megfelel-e a jogszabályi előírásoknak.

Az elektronikusan tárolt információ különösen kényes eleme a gazdálkodásra vonatkozó nyilvántartásoknak. Legfőképp azért, mert nehezen megszerezhetőa vizsgált vállalkozás közreműködése nélkül, másrészt biztosítani kell a megszerzendő elektronikus információ bizonyítéki erejét. A számviteli törvény szerint az elektronikus úton előállított szerződések, számlák is bizonylatnak tekinthetők és ugyanazok az előírások vonatkoznak rájuk, mint a papír alapú bizonylatokra, például ugyanaddig kell megőrizni őket.

A vállalkozások számítógépein végzett ügyvitelének minőségét befolyásolják a jogszabályok, a szoftverkészítők szakmai – pénzügyi és számítástechnikai – tudása, jogszabályokban való jártassága és ezek iránti elhivatottsága, továbbá a szoftver felhasználójának üzemeltetési ismeretei, valamint a vállalkozás előírásoknak megfelelő ügyviteli tevékenysége.

Amikor egy vállalkozás ügyvitelének kezelésére szoftvert vásárol, a szállítónak nyilatkoznia kell arról, hogy a szoftver megfelel-e a jogszabályoknak, miként végzi az adatok tárolását, illetve hogyan biztosítja a számlák sorszámozhatóságát. Annak is érdemes utánanézni, hogy melyik cégtől származik az adott szoftver, mert ha a gyártó cég időközben megszűnik, akkor a felhasználó támogatás nélkül marad.

A szoftvereszköz-gazdálkodás főbb lépései:
1. Vezetői támogatás megszerzése
2. Szoftvergazdálkodási terv kidolgozása
3. A szükséges költségvetés biztosítása
4. A szoftverbeszerzési folyamat erős kontrollálása
5. A szoftverfelhasználási folyamat erős kontrollálása
6. A szoftvereszközök folyamatos figyelemmel kísérése

A szoftver eszközök üzleti teljesítményre gyakorolt hatását megértő vállalatok jelentős versenyelőnyre tehetnek szert. A szoftvereszköz-gazdálkodásból származó előny a kockázatok hatékony menedzselése, a költségek kézbentartása, valamint a munkahelyi környezet fejlesztése – hangsúlyozta Szendrey Attila, a Delitte&Touche menedzsere. Véleménye szerint ezen a területen elsősorban jogi és pénzügyi kockázatokkal, a jó hírnév sérülésével, az információ biztonságával kapcsolatos problémákkal, illetve a gazdálkodás során felvetődő váratlan gazdasági problémákból eredő kockázatokkal kell számolni. A szoftvereszközök stratégiai kezelése hozzájárul a termelékenység növeléséhez, az egységes információtechnológiai rendszer pedig csökkenti a fenntartási költségeket.

A versenyelőny a rendszerezett és megbízható információk által lehetővé tett jobb minőségű döntéshozásból és az ebből fakadó gyorsabb piacrajutásból szerezhető meg. Szendrey Attila kifejtette, hogy a szoftver eszközgazdálkodás lefedi a teljes információtechnológiai infrastruktúrát és az összes olyan folyamatot, amelyek ahhoz, szükségesek, hogy a szervezet szoftver eszközeinek teljes életciklusa során megvalósuljon hatékony kezelésük, kontrolljuk és védelmük.


A szemináriumon elhangzott előadások >>

vissza a címlapra

Ajánlott videó mutasd mind

cof
Nézd meg a legfrissebb cikkeinket a címlapon!
24-logo

Engedélyezi, hogy a 24.hu értesítéseket
küldjön Önnek a kiemelt hírekről?
Az értesítések bármikor kikapcsolhatók
a böngésző beállításaiban.