A vállalatok az elmúlt években fokozatosan csökkentették, csökkentik költségeiket, s ez a céges rendezvények büdzséjén is érezhető. Köves Tamás, a Magyarországi Rendezvényszervezők Szövetségének (MAReSz) elnökségi tagja, a Meeting Budapest Kft. ügyvezetője úgy látja, egyre kevesebb cég szervez igazán színvonalas karácsonyi partit, a megrendelők többsége igyekszik csökkenteni az e célra fordított összeget. Az idei elvárások rövid jellemzője: exclusive és olcsó.
A szerénytől a luxusig minden
Event marketing a kkv-k stratégiájában
A vállalati rendezvények világában korábban az alkalom határozta meg az eseményszervező feladatát, ma viszont a rendezvényeken keresztül történő kommunikációra terelődött a hangsúly.
A rendezvények fontos szerepet kapnak a marketingstratégiában. Rajtuk keresztül is lehet kommunikálni, erősíteni a kapcsolatokat, imázst építeni, új ügyfeleket szerezni, növelni a szervezet hatékonyságát.
Talán túlzásnak tűnik, ha azt mondjuk, hogy egy adott cég összes rendezvényének és eseményének egy marketingkommunikációs stratégiához kell tartoznia, az viszont nem vitás, hogy akár a dolgozóknak tartott karácsonyi ünnepség is hordozhat olyan elemeket, amelyekkel a cég küldetésének megfelelő stratégia hatékonyságát növelni lehet.
A rendezvények lebonyolítását érdemes profi cégekre bízni, de feltétlenül fontos, hogy a potenciális ügynökségek referencialistáját alaposan megvizsgálják. Egy ügynökség ötletgazdagságáról a referenciamunkák megismerésével, az ajánlatokban szereplő koncepció bemutatásával gyorsan meg lehet bizonyosodni. Ahhoz, hogy az ügynökség azonosulni tudjon a cég által meghatározott elérendő célokkal, a megrendelőnek minél részletesebb alapinformációkkal kell ellátni, s az eseménnyel szemben támasztott elvárásait a legérthetőbben kell továbbítani. A rendezvényszervezők ajánlataiban az ötletesség és az egyediség mellett mindig figyelembe kell venni a megvalósíthatóság fizikai és anyagi feltételeit is.
Mint Köves Tamás mondja, a kínálat manapság igen széles, hiszen a fővárosi, de a vidéki szállodák is sokféle lehetőséget kínálnak. Igaz, tudni kell, hogy a hotelekben megtartott rendezvények, partik hangulatára, a szolgáltatás-kínálatra nem az egyediség a legjellemzőbb, de legalább olcsók. Idén – a turizmusban tapasztalt idei visszaesés miatt – a fővárosi hotelek jelentős részében nem kérnek terembért, ami tetemes költségcsökkenést jelent, hiszen korábban a terembérlet tette ki az ár jelentős részét. Igaz, e szállodai báltermek, rendezvénytermek is izgalmassá tehetők, ám ennek pluszköltsége van. Így például sok ötlettel lehet a bécsi karácsonyok hangulatát megteremteni egy hotel báltermébe, vagy éppen különböző népek karácsonyainak hangulata is imitálható – mondja a Bonus Party Service illetékese.
Ha azonban egy cég igazán elegáns partit akar tartani, akkor szerencsésebb más, valamilyen szempontból érdekes, hangulatos helyszínt keresni, és színvonalas programot rendelni. Ilyen népszerű helyszínek lettek az utóbbi években a múzeumok, galériák, amelyek hangulata, miliője igazán egyedi. Ha itt valamilyen komolyzenei műsor jelenti az est fénypontját, akkor ez minden igény kielégít. Manapság – mint Köves Tamás mondja – ilyen karácsonyi rendezvényeket néhány multinacionális vállalat tart, amelyek ebből már hagyományt teremtettek. Hasonlóképpen népszerűek a színházak, ahol az éppen divatos darabok megtekintését kötik össze fogadással. Itt egyrészt az épület hangulata, másrészt pedig maga a darab az, ami elegánssá teszi az estét. Előfordul az is, hogy egy-egy rendezvényt a gasztronómiai különlegességek teszik egyedivé. Ezekben az esetekben – a Bónus Party Service tapasztalata szerint – mind a kínálat, mind a dekoráció, mind az esetleges kísérő program ezt erősíti.
Ami a programokat illeti, szinte minden kívánság teljesíthető, ez csak pénz kérdése, hiszen az esti műsor ára 200 ezer forinttól több millió, akár tíz millió forintig is felkúszhat. Ez utóbbi esetben persze nemzetközi hírű magyar művészek fellépéséről van szó. Ilyen „haknit” van aki vállal, van aki nem. A profi rendezvényszervezők tudják, kit milyen fellépésre lehet felkérni.
|
Rendezvényszervezés irányadó árai | ||||||||||||||||||||||||||
|
Szolgáltató neve |
Ültetett vacsora (menü Ft/fő) |
Állófogadás (Ft/fő)) |
Terembérleti díj (Ft/nap) | |||||||||||||||||||||||
|
Budapest Kongresszusi Központ |
8 000-tól |
8500-tól |
250 000-1 625 000 | |||||||||||||||||||||||
|
BM Dunapalota |
3500-6000 |
4000-6000 |
13 750-45 000, ha van vendéglátás | |||||||||||||||||||||||
|
Gála Party Servise Kft |
4000-8500 + kiegészítő szolgáltatások + ital: 1190-5000 |
4000-8500+ital: 1190-5000 |
150 000-5 millió | |||||||||||||||||||||||
|
Hilton Budapest |
5 500-8300 + ital: 2800-4300 |
5 500-9400 + ital: 3100-5000 |
Nincs | |||||||||||||||||||||||
|
Mercure Budapest Buda |
8000 |
8300 |
Nincs | |||||||||||||||||||||||
|
Radisson SAS Béke Hotel |
4500-tól + ital: 1800-tól |
5000+ital: 1800-tól |
Nincs | |||||||||||||||||||||||
|
Thermal Hotel Margit sziget |
3700-8000+ ital: 2000 |
5500-8000+ ital: 2000 |
Nincs | |||||||||||||||||||||||
|
Forrás: Cégek tájékoztatása | ||||||||||||||||||||||||||
A rendezvényszervező cégek olcsóbbak
Egyéb kiegészítő szolgáltatások:
Hangosítás extrák nélkül: 150-200 ezer forint
Extra helyszín (múzeum, rendezvénycsarnok, galéria): 150 E–5 millió Ft
Ruhatár díja: 850 Ft/óra
Zenekar 1 fővel: 80 000 forint
Zenekar 3 fővel: 200 000 forint
Zenekar 3-nál több fővel: 300 000 forint
150 fős terem dekorációja: 100 000– 700 000 forint
Bútorzat és terítés díja: 1450 forint/fő
Asztalközép: 3500–15 000 forint
Véleménye szerint ennek éppen az ellenkezője igaz, mert így általában drágábban tudnak vásárolni. A profi szervező cég ugyanis kialakult, állandó partnerkörétől kedvezőbb árat tud elérni bármely szolgáltatásért. Ez a megtakarítás több, mint a szervező cég jutaléka, így a megrendelő jól jár.
Az is a profi szervező cég mellett szól, hogy egy-egy rendezvényhez szükséges mindenfajta szolgáltatóval – technikai háttér, vendéglátás, program megszervezése – kialakult, általában sokéves kapcsolata van. Így pontosan tudják, mit rendelnek, mit adnak. A rendezvényszervező cég kiválasztásánál nagyon fontos a referenciamunkák áttekintése, ami képet ad a leendő partner szakmai munkájáról. A döntésnél az ötletesség, az egyediség fontos szempont legyen. Gyakran esnek abba a hibába is a vállalkozások, hogy későn kezdik szervezni az év végi partit, s emiatt csak rosszabb árakat, rosszabb feltételeket tudnak kiharcolni, s persze a helyszínekben, a programban is szűkös a választék.
