 |
Beszámolókat olvasni vagy készíteni drága, hiszen jelentős erőforrásokat köt le, mégis kevesen számszerűsítik. Talán még kevesebb az a vállalat, ahol költség-haszon elemzést végeznek, hiszen a beszámolók számszerűsítése nehézkes. Jogosan merül fel a kérdés: hogyan működtessük jól a beszámolórendszert?
A hatékonyság nem elég
A hogyanra sok vállalat informatikai rendszer bevezetésével, folyamat-optimalizációval, a beszámolótartalmak egységesítésével, esetleg szervezeti átalakítással felel. És az eredmény – ha jól végeztük dolgunkat – nem marad el. Az adatok pontossága javul, csökken a manuális munka és a zárás után pár napon belül az asztalon van a havi beszámoló. De vajon elégedettek az ügyfelek? A vezetők – csak a vezetői beszámolók készítését helyezve a fókuszba – valóban hasznosnak érzik amit kapnak? Sajnos nem.
A jól elkészített és talán még tartalmilag is optimális beszámolók nem váltják ki a remélt hatást. A hatékonyságot szolgáló IT-eszközök, a folyamati és a szervezeti kérdések megoldása ugyanis mind a beszámoló készítőjét, a controllert segíti. Azaz eltűnik az ügyfél-orientáció, pedig az ügyfélnek, azaz a vezetőnek nemcsak a beszámoló tartalmával kapcsolatban vannak elvárásai, hanem jogosan igényli azt is, hogy a kollégái spóroljanak az ő idejével. Kinek van ideje órákig olvasni egy negyedéves jelentést vagy percekig keresni egy diagram mondanivalóját? A beszámoló akkor vált ki elégedettséget – és akkor éri el a célját –, ha a vezető nemcsak megkapja, hanem rövid idő alatt magáévá is teszi az információkat. És sokszor pont ez marad el, csalódottságot okozva mindkét oldalon. Éppen ezért fontos a vizualizációs eszközök és a tartalmi elemek helyes megválasztása és strukturálása.
 |
| Kattintson a nagyításhoz! |
Adjuk át az üzenetet!
A „hatás” szóhoz számos negatív asszociáció is kapcsolódik a politikai hirdetéseknek és a bulvársajtónak köszönhetően. A címadásban azonban érdemes részben követni a sajtó gyakorlatát: a jó cím megragad bennünk, ez alapján el tudjuk dönteni, hogy érdekel-e minket a cikk. Ezzel szemben a vállalati beszámolók tipikusan „Projektmenedzsment-beszámoló I. negyedév”, „Bevételelemezés 2006 I.-VI. hónap” és hasonló címeket kapnak. Igaz, ez alapján megtudjuk, hogy miről szól a jelentés, de ennél többet nem. Sokkal kifejezőbb lenne, ha a címsorban olvashatnánk például ezt a mondatot is: „Bevételünk 7 százalékkal haladta meg a tervet 2006 első félévében”. Nem sokkal hosszabb, de így a legfontosabb információ a címoldalon elhangzik, és nem a beszámoló közepén, ahova esetleg már el se jut az olvasó. Egy beszámoló mind a két típusú címet megköveteli. Meg kell mondanunk, hogy miről és milyen időszakban kívánunk szólni (tárgy), de a beszámoló azt is megköveteli, hogy rögtön az elején információt is kapjon az olvasó (üzenet). Mindez természetesen felveti a felelősség kérdését: mit emelek ki és hogyan fogalmazom meg az üzenetet.
Torzított diagramok
A controlleri munka ma már nem merülhet ki a helyes számok rendelkezésre bocsátásában, azaz a táblázatok vég nélküli gyártásában. Ha pedig táblázatokon kívül szöveges magyarázatokat, a megértést segítő diagramokat készítünk, máris beleütközünk a felelősség kérdéskörébe, ami a kiemelések, értelmezések és ábrázolások szubjektivitásából adódik. Azaz a felelősség kérdése akkor is fennáll, ha esetleg lemondunk az üzenet típusú címekről.
A felelős beszámolás egyetlen járható útja az objektivitás, a tények bemutatása, azok minimális torzítása mellett. Ezt az egyszerű szabályt azonban nem is olyan könnyű betartani. Gazdasági lapok címoldalain is naponta találhatóak torzított diagramok, melyeknek jellemzően az Y értéktengelye torzított, azaz nem 0-val kezdődik. Valóban figyelemfelkeltő – kiemeli például a nagy árfolyam-ingadozást – de első ránézésre megtévesztő.
A hatásos beszámolóban természetesen vannak diagramok, ideális esetben ezek a mondanivaló megértését támogatják. Óvatosan kell azonban bánni velük, mert a helytelenül megválasztott vizuális eszközök miatt esetleg rossz következtetést von le az olvasó.
