Izzanak az e-mailboxok és a telefonvonalak, gőzerővel dolgoznak a kollégák és a nyomtatók, egymás után állnak meg a cég kapuja előtt a futárszolgálatok autói. Évről évre eladási csúcsok dőlnek meg a november végi, decemberi időszakban, a koronavírus-járvány óta pedig már az idősebb generációk tagjai sem ódzkodnak a webshopokban történő vásárlástól.
Meg lehet próbálni persze mindezt a hagyományos módon, elsősorban emberi erővel elvégezni és összefogni, a tapasztalatok azonban azt mutatják, hogy az automatizált folyamatokba
- sokkal kevesebb hiba csúszik, ráadásul
- gyorsabbak,
- olcsóbbak,
- nyomon követhetőbbek is,
mint a kézi megoldások.
Mindez óriási könnyebbséget, rengeteg megspórolt munkaórát, valamint az adminisztrációval töltött idő és a belső hibaszázalékok drasztikus csökkenését jelenti.
Számla Agent
Ma már egyre több számlázóprogram kínál megoldást napi több száz vagy akár több ezer számla kibocsátására emberi beavatkozás nélkül. A Számlázz.hu Számla Agent szolgáltatásának segítségével emberi beavatkozás nélkül, teljesen automatizálható a számla- vagy nyugtakiállítás. A modullal egy egyszerű informatikai műveletet követően összeköthető a webáruház, és indulhat is az automatikus számlázás. A bizonylatok a szükséges adatok megadása után automatikusan és gyakorlatilag hibamentesen generálódnak igény szerint papír alapon vagy e-számlaként. Lehetőség van díjbekérőt, előlegszámlát vagy végszámlát is kiállítania, de a nyugta, sztornó számla, helyesbítő számla és akár a szállítólevél is automatikusan elkészülhet. Ezeket a rendszer pedig azonnal továbbítani is tudja a vevőknek.
A Számla Agent megoldást külön díj fizetését követően lehet használni, a papíralapú és elektronikus bizonylatok kiállítására sávos díjazás van, további előfizetésekkel pedig egyéb bizonylatokat (előlegszámla, végszámla, díjbekérő, szállítólevél, nyugta, sztornó nyugta) is ki lehet állítani. A működéséről és a sávos díjazásról itt lehet olvasni.
Készpénzmentes fizetés?
Ma már gyakorlatilag alapkövetelmény az internetes vásárlóközönség részéről, hogy a vásárolt termék vagy szolgáltatás ellenértékét szintén a weben, biztonságosan egyenlíthessék ki. A bankkártyás vagy digitális tárcán keresztüli fizetés lehetőségének biztosítása nem csak azért fontos egy vállalkozásnak, mert gyors és egyszerű megoldás a vevők számára, hanem azért is, mert a banki átutalások magas díja miatt a legtöbben sokkal szívesebben fizetnek bankkártyával. Nem mellesleg a kereskedő, szolgáltató is hamarabb jut a pénzéhez anélkül, hogy bármilyen pluszköltséggel – például egy másik banknál történő számlanyitás díjával – kellene számolnia.
Ilyen, a kisvállalkozásoknak is könnyedén bevezethető online fizetési lehetőséget kínál:
- a Barion,
- az OTP SimplePay,
- a PayPal vagy
- a Teya (korábban Borgun)
Létrehozhatunk például egy virtuális Barion-tárcát, ami összeköttetésben áll a számlázóprogrammal, és közvetlenül biztosítja a fizetés lehetőségét bárki számára a webshopon keresztül.
Készletgazdálkodás is kipipálva
Minél nagyobb az év végi roham a vásárlók részéről és minél többféle termékkel foglalkozik egy vállalkozás, annál nagyobb segítséget adhat egy profi, online mini ügyviteli rendszer. Érdemes bárhonnan elérhető szolgáltatásokkal radikálisan csökkenteni az ügyfelekkel kapcsolatos adminisztrációs feladatok mennyiségét az árajánlatküldéstől a számlázásig.
Elérhetők ma már olyan programok, amelyek segítségével kiiktathatóak az óriási, átláthatatlan Excel-táblák és az időrabló e-mailezés is. Ezek a fejlesztések biztosítják, hogy az adott cég egyszerűen és profin tudjon árajánlatokat küldeni, real time kezelje készleteit és futó projektjeit, az adatok pedig egyetlen, felhőalapú rendszerben fussanak össze. Kifejezetten ideálisak ezek a megoldások az árukereskedelemmel foglalkozóknak, de kivitelezőknek, karbantartóknak, kreatív szakembereknek és az összes katás vállalkozónak is rettentően megkönnyíthetik a dolgát. Létezik olyan program, amelynek segítségével lehetőség van bevételezésre és a raktárak közötti átvételezésre is.
Bővítmények – mik ezek és miért jók?
A webshopokhoz, üzleti alkalmazásokhoz kapcsolható bővítmények, vagy más néven pluginek, lehetővé teszik, hogy súlyos fejlesztői munkaórák nélkül lehessen például egy webshop számlakiállítása automatikus. Viszont fontos, hogy olyan bővítményt használjunk, amik validáltak. A Számlázz.hu által ajánlott plugineket a cég fejlesztői már letesztelték. Hogy mely rendszerekhez érhető el hivatalos Számlázz.hu plugin, arról itt olvashatsz.
E-számla
Nincs több nyomtatás! Elektronikus úton továbbítható és tárolható, és a könyvelő is hamarabb megkapja! Fontos, hiába használ valaki online számlázót, a számlái még nem számítanak automatikusan elektronikus számlának. Még egy érv az e-számla mellett, hogy az e-számla akár jótállási jegyként is használható. A kötelező tartalmi elemek feltüntetésével az elektronikus számla egyúttal elektronikus jótállási jegyként is funkcionálhat.
