A világháló nemcsak a cégek külvilággal folytatott kommunikációját alakítja: a belső vállalati tudásbázisok száma is dinamikusan nő. Tíz ötlet saját vállalati tartalomkezelő-rendszere kialakításához:
Hosszú távra
Érték és stratégia
Amikor az amerikai Delphi-csoport megkérdezett 500 vállalati IT-szakértőt a tudásmenedzs-ment-rendszerek hasznáról, meglepő eredményre jutott. A megkérdezettek 43 százaléka szerint a tudásmenedzsment olyan lehetőség, amely az információk strukturált tárolásával új értéket teremt a vállalat belső közössége számára. A megkérdezettek 37 százaléka vélekedett úgy, hogy a tudásmenedzsment alkalmazása meghatározó új stratégia lehet a versenyképesség megőrzésében.
Megfelelő méret
A különféle vállalati rendszerekbe érkező információk egységes strukturált tárolása és feldolgozása kulcsfontosságú a későbbi felhasználás szempontjából. Egy tudásmenedzsment-rendszer kiépítésekor alapvetően a tartalom kérdésköréhez kapcsolható feladatokra (felhasználási célok) és az elektronikusan tárolt információk rendelkezésre állását biztosító háttér-technológiára kell koncentrálni. Túlméretezett rendszerben kis adatbázisunk „konghat az ürességtől”, alulméretezett rendszer nem képes kiszolgálni a felhasználói igényeket. A moduláris felépítés folyamatos bővítést tesz lehetővé.
Nyílt forráskód
Ma már számos népszerű és stabil ingyenes megoldást találhatunk a világhálón. A feladatok függvényében a nyílt forráskódú tartalomkezelő-rendszerek egy része (Drupal,
Nucleus, Joomla) is kitűnő választás lehet.
Felmérés
Mit szeretnénk minden új munkatársnak megtanítani? A munkatársak pontos igényének felmérése nagyban segítheti a megfelelő tudásmenedzsment-rendszer kiépítését. Az egyes szakterületek szakértőinek összefogása, belső online fórumok kialakítása kincset érhet.
Hogy csinálja más?
Tudásmenedzsment-rendszerek alkalmazása nagyvállalati körökben már széles körben elterjedt. Érdemes megnézni, hogy egy-egy iparágban milyen területeken, hogyan építenek ki tudásmenedzsment-rendszereket.
Elemzés
Egy tudásmenedzs-ment-rendszer előnyei
Könnyű használni
Az információ rendelkezésre áll, amikor kell
Ügyfélkapcsolat-támogatás
Költségek csökkentése
Járulékos munka csökkentése
Szervezeti és csoportmunka támogatása
Strukturáltan
A vállalati adatbázisokban elérhető közös tudás nemcsak a munkatársakat segítheti, a megfelelően megosztott és strukturált tartalom akár az ügyfelek elégedettségét jelentősen növelő tényezővé is válhat. Multinacionális informatikai társaságok mára az általuk szolgáltatott technológiával kapcsolatos hatalmas, bárki számára elérhető tudástárakat üzemeltetnek a világhálón.
Humán tudás
Kulcspozícióban lévő munkatársak speciális szakértelmét és gyakorlati tapasztalatait semmi sem pótolhatja. De technológiai megoldások széles köre áll ma már rendelkezésre ahhoz, hogy egy-egy speciális probléma megoldásakor a megfelelően dokumentált megoldás a vállalat birtokában maradjon. Célszerű élni vele!
Karbantartás
Egy tudásmenedzsment-rendszer akkor lehet igazán hatékony, ha az adott szervezet valódi, folyamatosan változó (bővülő, kiegészülő) céljainak elérését segíti. Nem statikus, egyszer létrehozott tartalmi adatbázisokban érdemes gondolkodni, hanem olyan komplex rendszerekben, ahol a változások követése is meg van oldva. Egy rosszul kiépített rendszert használni mindenkinek teher és nyűg, egy optimális megoldás aktív támaszként segítheti az operatív gondok elhárítását.
Biztonság, hitelesség
A tudásmenedzsment-rendszerbe kerülő adatok és információk jogosultságainak kiosztása, valamint a megosztásra kerülő belső információkhoz való hozzáférés kiemelt kérdés. A teljesen nyitott rendszerektől a vállalat belső üzleti titkait is tartalmazó, kizárólag adott vezetői kör számára elérhető zárt tudásbázisig terjednek a lehetőségek. Az adatokhoz való hozzáférés, megosztás, továbbküldés és módosítás lehetősége attól függ, mennyire fontos a hitelesség.
