Egy induló cég legfőbb problémája általában a forráshiány. A számítógépek, nyomtatók, a szerverek beszerzése mellett komoly tételként jelentkezik a munkához szükséges szoftverek megvásárlása. Egy kisebb cég informatikai környezetének kialakítása és folyamatos működtetése további terheket jelent a vállalkozás számára. Arról nem is beszélve, hogy az iroda felszerelésére szánt gépek a mai fejlődési ütemet tekintve gyorsan elavulnak, néhány év múltán bővítésre szorulnak – akár teljes gépparkcserére is számíthatunk. Gyakorlatilag kiszámíthatatlan az is, hogy milyen kiadásokat okoz a meghibásodott eszközök javítása, folyamatos karbantartása.
Bérberendezés
A bérelhető infrastruktúra-megoldások segítségével az elinduláshoz szükséges befektetés jelentős hányada megspórolható azzal, hogy egyáltalán nem kell költenünk irodánk informatikai eszközökkel való felszerelésére. A beszerzési költségeken kívül lekerül a cég válláról minden olyan gond és probléma, amely mindennapos egy rendszer üzemeltetésében. A jól megtervezett modulokból felépített rendszerek emellett környezettakarékosan működnek, hiszen a vállalat telephelyén általában már nem PC-k biztosítják a munkaállomások működését, hanem vékony kliensek, amelyek energiafelhasználása minimális.
A szoftverek, adatbázisok szintén nem a dolgozók gépeinek merevlemezein vagy a cég költséges szerverein foglalják a drága tárolókapacitást, hanem az üzemeltető kifejezetten erre a célra rendszeresített adatparkjában. A távoli szervereken elhelyezkedő szoftverek elterjedését segíti az is, hogy például az internetes levelezésünket jórészt kiszolgáló gépek is valahol egy szerverteremben rejtőznek – igazán senki sem kételkedik működésükben. Olyannyira nem, hogy a magánlevelezés mellett már a céges levelezésünket is a Google valamelyik szervere kezeli. Ehhez hasonlóan működik a virtuális iroda összes többi alkalmazása is a szövegszerkesztő programoktól az adatbázis-kezelőkön át az internetböngészőkig. A szolgáltató szerverein így a legkönnyebb a legfrissebb verziókat futtatni, a virtuális irodák ezekből a frissítésekből gyakorlatilag semmit nem érzékelnek, működésükben nem okoz fennakadást a hibajavítás vagy akár egy verziófrissítés sem. Ez a megoldás természetesen nagyobb adatbiztonságot és kevesebb lokális problémát okoz a megrendelőknek. A PC-mentes irodákban nem kell többé az adatok biztonsága miatt aggódni, s az adatbázisaink biztonságát jelentő, rendszeres archiválás költségei sem jelentenek külön kiadást.
Nemcsak modern, zöld is
A főképp kis- és középvállalatokat célzó outsourcing megoldások lényegében igen hasonlóan működnek. Az ügyféllel egyeztetve megtervezik a szükséges irodai infrastruktúrát – a gépszámtól az igényelt szoftverlicencig mindent figyelembe véve elkészül egy olyan üzemeltetési terv és egy konkrét ajánlat, amely végül is egy munkaállomásra vetített havi bérleti díj formájában fejezhető ki. A szakértők szerint egy ilyen ajánlat már egy 20 fős cég számára is jelentős megtakarításokat eredményezhet, s hosszú távú alkalmazásával nemcsak tervezhető kiadásokat biztosít, hanem olyan energia- és költséghatékony megoldást is, amely esetében a környezet terhelése is alacsonyabb a megszokott irodai rendszerekénél.
Az iroda alkalmazottjainak asztalára olyan munkaállomások kerülnek ilyenkor, amelyek javarészt látszatra nem különböznek a korábbiaktól. Egér, billentyűzet, monitor és – attól függően, hogy melyik szolgáltató ajánlatát választja a cég – vékony vagy vastag kliens a megszokott PC vagy laptop helyett. A PC-mentes irodák azért is előnyösek, mert a vállalkozásnak nem kell eltartania saját informatikust, rendszergazdát. A munkaállomások meghibásodási esélye minimális, s ha az alkalmazottaknak mégis valamilyen problémájuk akadna, az outsourcing cég szakemberei telefonon folyamatosan elérhetők.
A bérelhető iroda emellett biztonságosabb is a hagyományosnál. A megrendelőnek egyáltalán nem kell adatvesztéstől, vírustámadástól tartania, hiszen az irodai gépek gyakorlatilag csupán adatbevitelre szolgálnak. A távoli szervereken futó alkalmazások, adatbázisok biztonságáról a szolgáltató gondoskodik. A cég szoftverparkja könnyen kialakítható, egységesíthető. Nincs licenchalmozás és felesleges vagy illegális szoftverek a gépeken. A dolgozók feladataihoz megfelelő jogosultságokat távolról menedzseli a szolgáltató, mindenki csak azokat az adatokat éri el, amelyek a munkájához szükségesek.
Járulékos előnyök
Az új technológia sok mindent megváltoztat a munkavégzés, a cégkultúra területén. A felhasználók többé nem töltögethetnek le mindenfélét a gépükre, nem futtathatnak akármilyen fájlokat, és nem menthetnek mobil adathordozókra adatokat.
Ez biztonsági szempontból jelentősen javít a cégkultúránkon, ugyanis sok esetben akár a vállalati sávszélesség jó részét is illegális letöltésre használják a dolgozók, illetve a céges gépek sokszor olyan illegális programokat tartalmaznak, amelyek a cégnek akár komoly jogi problémákat okozhatnak.
A vékony kliens – megerősítve egy közepes szintű végpontvédő adatbiztonsági megoldással – szinte tökéletes védelmet adhat az adatlopás az és ipari kémkedés minden formája ellen is.
Éppen jókor
Az informatikai outsourcinggal foglalkozó cégek hatalmas ügyfélbővüléssel zárhatják az évet. A válság az eddig bizonytalankodókat is a virtuális irodai megoldások felé fordította. A szélessávú elérések elterjedése, a VoiP-megoldások internetes sikere, illetve a vékonykliens-eszközök árcsökkenése megteremtette a PC-mentes irodák lehetőségét. A technológia gyakorlatilag a nagyvállalatoknak ugyanolyan előnyöket biztosít, mint a kis- és közepes vállalkozások számára. Az elemzők szerint az IT-outsource rejti a legjelentősebb megtakarítási lehetőségeket a jelenlegi gazdasági helyzetben. A válság a működő vállalatokat olyan költségoptimalizáló intézkedésekre kényszeríti, amelyek segítségével a változatlan működési feltételek alacsonyabb kiadásokkal is fenntarthatók. Azok a cégek, amelyek jelentősebb megszorításokra kényszerülnek, elsőként általában informatikai és kommunikációs költségeiket szeretnék csökkenteni. A nagyvállalatok esetében stratégiai kérdés a váltás, míg az indulók esetében akár létezésük alapja is lehet az a lehetőség, amelyet az outsourcing cégek manapság „csomagban” értékesítenek.
A hazai piacon a T-Systems Virtualoso szolgáltatása mellett a Navigátor Budget IT-rendszere és a Getronics IT-outsourcing megoldása is komoly megrendelésekről és dinamikus fejlődésről számolt be a saját területén. Ide sorolható továbbá az Invitel NetWork rendszere is – ugyancsak középvállalatok irodai szoftvercsomagját kínálva. Sikerüket azonban jórészt nem a környezettudatos vállalati gondolkodás eredményezte, hanem a válság miatti költségcsökkentési kísérletek.
A virtuális iroda sok szempontból előremutató megoldás, amely a cégek számára megtakarításokat, kiszámítható költségeket, egyszerűbb üzemeltetést és nagyobb biztonságot eredményez. A Microsoft és a Google jövőképe szerint ezt a tendenciát az online irodai csomagok fejlődése és az internetes csoportmunka elterjedése is támogatja majd.
