A felgyorsult kommunikációs igény, a videó-, zene- és információmegosztó szolgáltatások elterjedése, valamint a közösségi oldalak átütő sikere komoly változásokat hozott a vállalati kommunikáció területén is.
A távolságok lecsökkentek, a közösségi oldalakon és szakmai közösségeken néhány kattintással megtalálhatjuk üzleti partnereinket, munkatársainkat vagy leendő ügyfeleinket. A nemzetközi munkakereső oldalakat fejvadászok monitorozzák, s a jó szakemberek igen hamar állást találnak akkor is, ha Magyarországról küldték el adataikat.
Póráz – szükséges rossz?
A fejlődéssel lépést tartó cégek általában hisznek abban, hogy az
újfajta kommunikáció hasznos a vállalat számára, ugyanakkor
odafigyelnek arra, hogy dolgozóik külső kommunikációja ne sértse az
üzleti érdekeiket. Az internet tudatos használata így valóban hasznos
segítője lehet a munkának, a megfelelően felkészített alkalmazottak
mellett nincs szükség komolyabb böngészési korlátozásokra,
e-mail-figyelő rendszerekre.
Más cégek viszont úgy gondolják, jobb teljes mértékben lekorlátozni a
munkahelyi internethasználatot, hogy munkavállalóik kizárólag csak arra
használhassák a webet, amire munkájukhoz feltétlenül szükségük van. A
beosztottak ki tudja, mennyi időt pazarolnak a napi munkaidejükből
különböző játékokra Facebookon, a hatalmas információszabadságban akár
céges titkokat is kifecseghetnek az interneten – vélik a bizalmatlan
főnökök.
Egy kutatás szerint azonban mindezt rosszul teszik, hiszen
produktívabbak azok a dolgozók, akik munkaidejük kevesebb mint 20
százalékában csupán kikapcsolódásképpen szörfölhetnek a neten. A
munkapszichológusok egy része azonban arra figyelmeztet, hogy nem
vagyunk egyformák, van, aki kitartó, és képes önmagát menedzselni,
idejét beosztani, mások viszont felügyelet nélkül könnyen elkallódnak.
Noha a rugalmas munkaidő nagyobb termelékenységre ösztönöz, nem
mindenki alkalmas rá. Egyesek számára nem elegendő a vállalati
kommunikáció és az internet adta lehetőségek széles tárháza, munkájukat
csak közösségben, megfelelő felügyelettel képesek hatékonyan elvégezni.
A felügyeletnek sajnos ki kell terjednie a dolgozók online profiljának
alkalmankénti ellenőrzésére is. Ha a szabad véleménynyilvánítást nem is
szabad korlátoznia a cég vezetőjének vagy hr-esének, akkor sem vet jó
fényt egy cégre, ha dolgozóiról felejthetetlen tivornyák képei lelhetők
fel a neten. Ráadásul a munkavállalók kiválasztásában ma már nem
titkolt módszer a közösségi oldalak monitorozása, amelyet nemcsak a
munkaügyisek, hanem az ipari kémek is előszeretettel alkalmaznak
lehetséges kapcsolódási pontok vagy kiszolgáltatottsági kockázatok
felfedezésére.
Kalandra fel, irány a munka!
Az internet egyre inkább a hálózatépítésről és a kommunikációról szól,
a web2.0, úgy látszik, mégsem úgy forgatja fel a jövőnket, jelenünket,
mint azt korábban gondoltuk, hanem szép lassan beszivárog a
munkahelyekre, irodákba, a hétköznapokba. A drága irodák kora lejárt,
ideje előfizetni a mindenhol elérhető mobilinternetre, hogy
alkalmazottjaink akár a kertjükből is elvégezhessék mindennapi
teendőiket. Az előrelátó vállalati kommunikációs vezetőknek,
marketingeseknek még nem késő szép és informatív vállalati weboldalt
terveztetni, megismerni a Digg kínálta lehetőségeket, céges blogokat,
Twitter- és Facebook-profilt indítani és azt folyamatosan hírekkel
bombázni. Ez ma már minimálisan szükséges a felhasználókkal való
közvetlen kapcsolathoz, a megfelelő médiajelenléthez, közvetve pedig a
vállalkozás sikeréhez.
Van hozzá képük
Egységes kommunikáció, valódi távmunka és újfajta csoportmunka lehetőségét teremti meg a szélessávú internet. Az irodák egy része a webre vonul, s egyre több cég tapasztalja, hogy sok ezer kilométer távolságból is könnyen összeterelhetők egy projekt munkatársai úgy, hogy közben senki sem hagyja el a saját irodáját. Néhány kattintással online vagy videós meetingre hívhatjuk munkatársainkat, sőt akár tárgyalót is foglalhatunk a tárgyalók foglaltságát is felügyelő rendszerrel. Ám nem szükséges, hogy a tárgyalóban a mieinken kívül más is jelen legyen fizikai valójában: hódít a telepresence, amely segítségével olyan videokonferenciákat hozhatunk össze, amelyek résztvevői korábban csak akkor beszéltek, ha egy asztalhoz ülhettek. Ezzel szemben most már hosszú és időrabló utazásokat is kiválthatunk egy ilyen megoldással, hiszen az új típusú videokonferencia-rendszerek annyira valósághűek, mintha valóban egy asztalnál ülnének a résztvevők. A globálisan működő vállalatok esetében a nemzetközi projektek hatékonysága csupán ettől jelentősen javult, miközben az utazásokat kiváltó technológia bevezetése nagyarányú költségmegtakarításokhoz is vezet.
Akár konferenciákon is alkalmazható, ma már nem ritka, hogy videoüzenetről szólítja meg a nézőket az előadó. Egyre többen értik meg, hogy a távoktatás nem postán érkező jegyzetekről szól, az ismert külföldi előadók sokszor már nem utaznak a konferenciák, szemináriumok helyszínére, hanem otthonról, az irodájukból élő adásban prezentálnak, vagy webcaston, podcaston terjesztik tömörített, rendszeres „műsoraikat”.
Ha dolgozni vágysz, maradj otthon!
A válság elhozta számos cég alkalmazottjai számára az igazi távmunka lehetőségét. A költségcsökkentő intézkedések mellett megváltoznak az egymástól távol dolgozók munkavégzési és kommunikációs szokásai is. A cégek egy része igyekszik beépíteni a vállalati kultúrájába az új típusú kommunikáció számos elemét. A távmunkások és az irodai kollégák megosztott dokumentumok segítségével dolgozhatnak közösen ugyanazon az anyagon – akár egyidejűleg is. A céges e-mailek helyett sok esetben elegendő egy messenger üzenet is, s az IP-telefónia bevezetésével drasztikusan csökkenthetők a nemzetközi hívások költségei. Az egységes kommunikáció lehetőségeit használva nincs többé értelmetlen telefonálás, vaktában elküldött, céltalan e-mail, le nem hallgatott üzenetrögzítőn kallódó hangüzenet. Nem kell ragaszkodnunk asztali számítógépekhez, mobilokhoz, gyakorlatilag bármilyen kommunikációs eszközzel – néhány kattintással – azonnal láthatjuk, hogy a keresett kolléga bent van-e munkahelyén, és ráér-e hívást fogadni. Ráadásul okosan és kulturáltan használva a modern eszközöket elkerülhető az, amitől a legtöbben félnek: 24 órás elérhetőség esetén állandó zaklatásnak lesznek kitéve. Az egységes kommunikációs megoldások éppen elég intelligensek ahhoz, hogy tudják, kiknek a hívását engedjék át, ha éppen elfoglaltak vagyunk, illetve ahhoz is, hogy automatikusan a megfelelő eszközre irányítsák át az összes telefonhívást, e-mailt és azonnali üzenetet, amint kilépünk az irodából. Emellett lehetővé teszik az e-mail üzenetek meghallgatását és a hangüzenetek elolvasását. A diszkrét foglaltsági jelzéseket figyelmen kívül hagyni ma már olyan otrombaságnak számít, mint kopogás nélkül benyitni valaki irodájába.
A csoportmunka új definíciót kapott azzal, hogy a korábban csupán felhasználóbarátnak nevezett funkciók a munkahelyi környezetben új értelmet nyertek. Az eddig beállított elérhetőségi opció mostanra jelenléti információvá változott, amely bizonyos esetekben már azt is elárulja, hogy éppen mivel vagyunk elfoglalva. A vállalati kommunikációs megoldás figyeli azt is, hogy szabadságon vagyunk-e éppen, vagy csupán egy telefon foglalja az időnket. Közvetlen kapcsolatban van a naptárunkkal is, ahonnan, ha engedélyezzük, részletes információkat ad arról is, hogy éppen milyen meetingen tartózkodunk.
Mindennap új tréning
A vállalati kommunikáció hasznos eszközei lehetnek a különböző témákban elkészült céges wikik – vagy tudásközpontok – és az ezek terjedését menedzselő tudásbrókerek. A wikik segítségével bárki pontosan láthatja egy-egy projekt célját, a részvevők folyamatosan bővíthetik az ilyen oldalak információkínálatát. A képzések és tanfolyamok online is elvégezhető formában állhatnak rendelkezésére az egész szervezetnek, s a felesleges közös oktatásokat tökéletesen kiválthatják a távoktató videók, digitális tananyagok.
