Minden irányban
A belső kommunikáció nem egyoldalú: fontos, hogy ne csak felülről lefelé, hanem alulról fölfelé, sőt oldalirányban is áramoljon az információ. Hasznos ismereteket ugyanis nemcsak a vezetők adhatnak át a beosztottaknak, hanem ez természetesen fordítva is lehetséges: az azonos szinten lévők is tanulhatnak egymástól.
Jó, ha már az ismeretátadásnál gondolunk arra, hogy mi lehet a másik fejében, milyen kérdések merülhetnek fel benne – hiszen így tudunk csak válaszolni rájuk. A hatékony eszmecsere érdekében minél több személyes fórumot kell teremteni.
Eszközök
Nagy cégeknél a kommunikáció bevett eszköze az újság, ezt sokszor – igen helyesen – az érintettek bevonásával készítik, ám egy havonta-negyedévente megjelenő üzemi lap nem ad lehetőséget a gyors visszacsatolásra. Ebből a szempontból is korszerűbb eszköz a belső számítógépes rendszer – intranet -, s ilyen ma már a kis szervezeteknél is van. Jó, ha úgy alakítják ki, hogy lehetőség legyen a kétirányú kommunikációra, ha mód van bizonyos témák “megbeszélésére”, ha vannak olyan felületek, amelyeken mindenki elhelyezhet információt. Ám ez sem lehet olyan hatékony, mint a személyes megbeszélés. Igaz, utóbbi a felesleges értekezletek sorának rémképét vetíti előre, de ez megfelelő előkészítéssel elkerülhető. Fontos lehet, hogy azok is szót váltsanak egymással, akik a szervezeten belül máshová tartoznak ugyan, de munkájuk kapcsolódik egymáshoz vagy hasonló jellegű. Így például jó, ha más-más termékek értékesítéséért felelős szakemberek találkoznak, s eltanulják egymástól a praktikákat.
Szemtől szemben
A Coca-Cola kereskedelmi képviselői például hetente többször is tartanak csoportgyűlést, megbeszélik a tapasztalataikat, kapnak új információt és megvan a lehetőség a visszacsatolásra is. A megfelelő fórumok megteremtése mellett kulcskérdés, hogy olyan legyen a vállalati légkör, amelyben szabad véleményt, bírálatot mondani. Így a cégnél évente megtartott teljesítmény-értékelésen is párbeszéd folyik a dolgozó és felettese között: nemcsak a főnök értékel, de a beosztott is elmondja, mi segítette a munkáját, s mi nem, például milyen szervezési nehézségekkel találkozott.
A Siemensnél úgy tartják, hogy a belső kommunikáció feladata nemcsak a hatékony információátadás, de a dolgozók motiválása is. A negyedévente megjelenő Siemens Magazin célja, hogy a dolgozók olyan információkhoz is hozzájussanak, amelyek a vállalat egészét érintik, s megismerjék más ágazatok munkáját, mert ez erősíti a vállalat iránti lojalitást. A színes újságot lakásra küldik, hogy mindenki biztosan megkapja, nyugodtan olvashassa, s a családtagok is belenézhessenek. Közös vállalati rendezvényekkel is segítik olyan emberek találkozását, akik a munka során nem ismernék meg egymást. Ilyen a Siemens Pódium, amelyen neves újságírók faggatnak ismert személyiségeket. Volt már vendég például Kern András és Kemény Dénes, a vízilabda válogatott edzője. Sikeres rendezvényük a gyermeknap, amelyre három éve hatszázan, az idén pedig már kétezren mentek el. Már nem is férnek el külső helyszínen, a vállalat időközben megújult s megnőtt központi telephelyén tartják. Így mód nyílt az egyik gyerek kérésének teljesítésére is: minden évben ültetnek egy fát gyermeknapon. Hasonló sikert könyvelhet el a Siemens Házibuli, amellyel a felnőttek ünnepelnek év végén.
A cikk elkészítésében Horváth Magyary Nóra közkapcsolati igazgató (Coca-Cola), Császár Csaba ügyvezető (OD Partner International Vezetési Tanácsadó és Tréning Kft.), és Bíró Péter kommunikációs igazgató (Siemens) voltak segítségünkre.
