Belföld

Hogyan tartsunk prezentációt?

Cikkünk nem vonultathatja fel a menedzserképzőkhöz hasonló bőséggel a prezentáció mikéntjéről szóló ismereteket, de segítséget és gyakorlati tanácsokat kínál a problémákkal küszködőknek.

A modern üzletvezetési és szervezéstechnikák alapvető elemévé vált, hogy akár vállalaton kívül, akár azon belül színvonalas és hatékony legyen az információáramlás. Az értekezleteket, találkozásokat elsősorban új fejlesztések, tervek, friss információk vagy megoldások ismertetésére alkalmazzák, és megtartásuknak szigorú szabályaik vannak.

Mire figyeljünk?

1. Legyen inni- és ennivaló!
2. Ne essen egybe az időpont olyan (közéleti)eseménnyel, amely sok résztvevőt érinthet!
3. Előre intézkedjünk, hogy ne zavarjanak meg közben!

Szervezés

A megbeszélés szervezését célszerű az alapvető körülményekkel kezdeni: megfelelő helyszínt kell választanunk és időpontot kell egyeztetünk a résztvevőkkel. Mindkettő egyszerűnek tűnik, de ha igazán nagy gonddal fogunk hozzá, érdemes néhány dolgot szem előtt tartani. Vállalaton belül természetesen egy kényelmes és tágas helyiséget, rendszerint tárgyalót választ az ember, de ha más cégekkel való együttműködésről van szó, alapvető elv, hogy az ismertetést végző oldal képviselői jelennek meg a másik vállalat által kijelölt helyen és időpontban, hacsak nem egyeznek meg másképp. Az időpont összetett kérdés, hiszen el kell dönteni, hogy mely résztvevők jelenléte fontos a megbeszélésen, elsősorban hozzájuk kell igazodni.


Hogyan győzzük meg a hallgatóságot?

1. Keltsük fel az érdeklődést a téma iránt!
2. A problémát ismertessük példákkal is!
3. Mutassuk be a lehetséges megoldás előnyeit és hátrányait is!
4. Közelítsük egymáshoz az ellentétes megközelítéseket!
Tipp

: soha ne mondjunk egyértelmű nemet a hallgatóság ellentétes javaslataira, hanem határozott helyeslés mellett közelítsük őket a mi álláspontunkhoz!

Az előadás

Előre meg kell határoznunk, hogy mennyi időt vesz majd igénybe az előadás. Nemcsak azért, hogy a jelenlevőknek jelezni tudjuk, hanem azért is, hogy a rendszerezett prezentációs anyagot megfelelően tudjuk beosztani. Ugyanis a sikerhez nem elegendő a témák helyes csoportosítása, hanem úgy kell sorrendbe rakni őket, hogy a legfontosabb részek kerüljenek az előadás elejére, illetve végére, mivel ilyenkor a legkönnyebb kivívni a jelenlevők figyelmét. A köztes időben főleg olyan információk kapjanak helyet, amelyek inkább érdekességnek számítanak, nem feltétlenül fontosak, de helyet kell kapniuk az anyagban.

Az előadás kivitelezésekor legfőbb támpontunk maga a téma, amiről beszélni fogunk – erre nagyon sok mindent építhetünk. Ennek szempontjából két előadástípus különíthető el: a meggyőzésalapú és az ismertető prezentáció. Az ismertetés mellett tudni kell meggyőzni is!

Az ismertetés két fajtája a lineáris és az ágazatos témakifejtés.

Mindkét típusnak megvan az előnye és a hátránya is. A lineáris előadás egyszerűbben nyomon követhető, de összetettebb témáknál nem célszerű használni, mert kisebb-nagyobb “kitérők” esetén megszakadhat a logikai összefüggéslánc. Az ágazatos kifejtési mód azt jelenti, hogy egy megadott kiindulópontból szerteágazva haladunk, lehetőleg szintenként feldolgozva az előadás anyagát. Ez főleg az olyan bonyolult témák esetében alkalmazható eredményesen, ahol a témaelemek rendszere fontos, hátránya viszont az, hogy könnyen összezavarodhat mind az előadó, mind a hallgatóság.
Tipp: ágazatos kifejtésnél érdemes az egész ismertető idejére kirakni egy mindenki által jól látható ágrajzot, amin minden pillanatban könnyedén megmutathatjuk, hol is tartunk éppen.

Lebonyolítás

Kezdéskor ismertessük a jelenlevőkkel a programpontokat, hogy később ne azon töprengjenek, mire mikor kerül sor. Egy prezentáció megtartásakor leginkább célravezető, ha minden pillanatban a hallgatóság helyébe képzeljük magunkat, és onnan mérjük le saját előadásunkat, így hamarabb észlelhetjük hiányosságainkat. Elsősorban beszédünkre és gesztikulációnkra figyeljünk, mert ezek a legbefogadhatóbb kommunikációs csatornák, ezért ezek hibái is könnyedén észrevehetők. Pszichológiai felmérések szerint a figyelmet leginkább ezek a közvetlen eszközök keltik fel és tartják ébren. A szemkontaktus, a megfelelő hangsúly- és gesztusrendszer és a témában bizonyított jártasság mind-mind olyan elemek, amelyek segítenek ebben. Figyeljünk arra, hogy mindezek mellett a választékos beszéd és az idegen kifejezésektől való egyértelmű tartózkodás szimpátiát szül, ráadásul még érthetőbbé is teszi az előadást.

A prezentáció eszközei

Állandó kezelést igénylő eszközöket csak akkor alkalmazzunk, ha maximálisan tisztában vagyunk használatukkal, és az előadással párhuzamosan is tudjuk működtetni, vagy jelen van olyan kollégánk, akinek a segítségével a gördülékenység fenntartható. Az előadók egyik legkedveltebb eszköze a laptophoz kapcsolt kivetítő, de természetesen maga a téma dönt arról, hogy milyen eszközt használjunk. Érdemes úgy felépíteni az ismertetésre szánt anyagot, hogy minél kevesebb kiegészítő eszközre legyen szükség, a közvetlen kommunikáció ugyanis a másik fél iránti elkötelezettséget, tiszteletet is kifejezi! A teljes siker csak úgy érhető el, ha kellő határozottsággal fejezzük ki magunkat, és a prezentáció teljes időtartama alatt irányításunk alatt tartjuk a történéseket. Ezért olyan erős kifejezőerővel kell végigvezetni az ismertetést, hogy minél kevesebb közbeszólás, kérdés hangozzék el. Már a legelső közbevetett kérdéseket azonnal fegyverezzük le olyan mondatokkal, mint például: “erről még később szót ejtünk”, vagy “lehetőleg ne siessünk ennyire előre”, hogy egyúttal a többi nem várt kérdésnek is gátat szabjunk. Ezeket csoportosítsuk későbbre, hogy az előadás során a hallgatóság felől észlelt hatások alapján, a várható kérdésekre előre felkészülhessünk. Céltudatos magatartással és jól szerkesztett, frappáns válaszokkal kell reagálnunk, mert a határozatlan feleletekkel könnyen elveszíthetjük az irányítást.

Címkék: archívum

Ajánlott videó mutasd mind

Ha kommentelni, beszélgetni, vitatkozni szeretnél, vagy csak megosztanád a véleményedet másokkal, a 24.hu Facebook-oldalán teheted meg. Ha bővebben olvasnál az okokról, itt találsz válaszokat.

Nézd meg a legfrissebb cikkeinket a címlapon!
24-logo

Engedélyezi, hogy a 24.hu értesítéseket
küldjön Önnek a kiemelt hírekről?
Az értesítések bármikor kikapcsolhatók
a böngésző beállításaiban.