I. Comment faire ?
Pour écrire une lettre d’affaires :
– En en-tête d’une feuille blanche écrivez le nom et les coordonnées de l’expéditeur, ou écrivez-y son nom et placez d’autres informations concernant l’expéditeur en bas de la page.
– Écrivez le nom et l’adresse du destinataire en haut, à droite.
– Le lieu et la date doivent également se trouver en haut, à droite.
– L’objet indique le motif de la lettre. Écrivez le nom sans article.
II. Titre de civilité
Dans le titre de civilité, n’indiquez pas le nom du correspondant. Écrivez simplement « Madame » ou « Monsieur ». Si vous n’écrivez pas la lettre à quelqu’un en particulier, mais à une société, écrivez « Madame, Monsieur ».
III. Contenu
Le contenu d’une lettre d’affaires est composé d’une introduction, d’un développement, d’une conclusion et d’une formule de politesse.
Dans l’introduction, commencez par faire référence à ce qui s’est passé (si possible).
Par exemple :
« Nous vous remercions de votre lettre du 26 avril. »
Dans le développement, on transmet une information et/ou on formule une demande.
Par exemple :
« Nous vous prions de bien vouloir nous adresser… »
« Nous sommes heureux de vous informer… »
La formule de salutations est souvent précédée d’une conclusion (des remerciements, une attente, etc.)
Par exemple :
« Dans l’attente de votre réponse, je vous prie de recevoir… »
Dans la formule de politesse, vous devez reprendre le titre de civilité à la fin de la lettre.
Par exemple :
« Veuillez agréer, Monsieur le Directeur, mes salutations distinguées. »
Notez bien !
– Vous pouvez employez le « je » ou le « nous », mais pas les deux dans la même lettre.
– Faites des paragraphes.
– Signez.
VOCABULAIRE
I. Formules d’attaque
Accusé de réception
- J’accuse bonne réception de votre réponse et je vous en remercie.
- Nous avons bien reçu votre lettre du (date)…
- Nous accusons réception de votre lettre du… relative à…
- Nous avons bien reçu votre chèque de … (montant) en règlement de notre facture nº… et nous vous en remercions bien vivement.
Rappel de ce qui motive la lettre
- Suite à notre conversation téléphonique de ce jour/d’hier, j’ai le plaisir de …
- Conformément à notre accord téléphonique du…
- En réponse/en référence à votre lettre du…
- Suite à notre entretien téléphonique du (date), nous avons le plaisir de…
- Faisant suite à votre demande de prix, nous vous communiquons…
II. Demande
- Nous vous serions obligés de nous faire connaître, si possible par retour du courrier…
- Je vous prie de me faire parvenir, dans les meilleurs délais, votre catalogue…
- Nous vous remercierions de nous donner des renseignements sur…
- Nous aimerions savoir s’il est toujours possible d’obtenir… qui faisait l’objet de votre annonce parue dans (journal, magazine) du (date)
- Je vous serais reconnaissant de bien vouloir m’adresser/m’indiquer…
- Nous vous serions obligés de nous faire parvenir dans le plus bref délai possible…
- Veuillez, je vous prie, m’expédier le plus tôt possible…
- Prière de nous envoyer immédiatement…
III. Pour répondre à une lettre de demande de renseignements ou à une commande
- J’ai le plaisir/l’honneur de vous annoncer/apprendre que…
- En réponse à votre lettre du (date), nous avons le plaisir de…
- Je vous remercie de votre lettre du (date) et je m’empresse de vous communiquer les renseignements demandés.
- Conformément à votre demande du (date), vous trouverez ci-inclus les documents voulus…
- Nous avons examiné la demande (la proposition) formulée dans votre lettre du (date) et c’est avec plaisir que…
- En exécution de vos ordres, nous vous expédions aujourd’hui même…
- Nous sommes disposés à donner suite à votre demande du (date)…
IV. Pour recommander quelqu’un ou quelque chose
- J’ai l’honneur de vous recommander tout particulièrement M. X…
- C’est avec plaisir que je recommande chaleureusement M. Z. qui m’a donné toute satisfaction pendant les nombreuses années pendant lesquelles il a collaboré avec moi…
- Nous recommandons à votre bienveillant accueil…
V. Lettre d’accompagnement de documents
- Veuillez trouvez, ci-joint, notre catalogue (prix courant, brochure publicitaire), etc.
- Nous vous prions de trouver, ci-joint, un chèque nº… de… (montant du chèque), tiré sur (nom de la banque), en date de ce jour, en règlement de votre facture nº… Nous vous serions obligés de nous accuser bonne réception de cet envoi.
VI. Pour refuser, s’excuser
- Nous avons le regret de vous informer que…
- Je suis au regret de ne pouvoir donner une suite favorable à votre requête du…
- Malgré mon vif désir, il m’est impossible de donner suite à vos propositions…
- Je vous prie de bien vouloir m’excuser de ne pouvoir…
- Je regrette de ne pouvoir…
VII. Pour réclamer le paiment d’une facture
- Je prends la liberté d’attirer votre attention sur ma facture n˚… qui n’a pas encore été réglée, et je vous serais reconnaissant de bien vouloir faire le nécessaire.
- Nous constatons, à notre grand regret, que vous n’avez toujours pas payé notre facture du (date).
- Nous vous serions obligés de bien vouloir…
VIII. Pour remercier
- Nous vous remercions d’avoir bien voulu faire preuve de compréhension
- En vous remerciant d’avance (à l’avance, par avance),…
- Avec nos (vifs) remerciements (anticipés),…
- Je vous adresse mes vifs remerciements…
IX. Pour clôturer
- Veuillez agréer, Monsieur, nos salutations distinguées.
- Veuillez agréer, Monsieur, l’expression de mes sentiments distingués.
- Veuillez croire, Monsieur, à l’assurance de nos sentiments dévoués.
- Veuillez agréer, Monsieur, l’expression de mes sentiments les meilleurs.
- Agréez, Monsieur, mes sincères salutations.
- Je vous prie d’agréer, Messieurs, l’expression de mes sentiments distingués.
- Nous vous prions de bien vouloir agréer, Messieurs, l’expression de nos sentiments dévoués.
- Recevez, Madame, mes meilleures salutations.
- Dans l’espoir que vous accepterez ces conditions, nous vous présentons, Messieurs, nos salutations les plus empressées.
- En attendant le plaisir de vous lire, nous vous prions d’agréer, M…
- Dans l’attente d’une prompte réponse, je vous prie d’agréer, M…
La formule de politesse est souvent précédée d’une conclusion
Nous espérons que ces renseignements vous donneront satisfaction et nous vous présentons, Messieurs, nos salutations distinguées.
En restant à votre entière disposition pour toute question supplémentaire,
je vous prie d’agréer, Madame, mes salutations les meilleures.
En vous remerciant d’avance de votre amabilité…