A HR területéhez kapcsolódó adminisztráció számos feladatot jelent, hiszen a személyügyi nyilvántartás mellett el kell végezni a bérszámfejtést, vezetni kell a jelenléti íveket, és – amennyiben a vállalat béren kívüli juttatásokat is biztosít – a cafeteriakeret felhasználását is figyelemmel kell követni. Sokan ezeket az adatokat még mindig egy Excel-táblázatban rögzítik, pedig már számos olyan megoldás létezik, amelyekkel hatékonyabbá tehető az adminisztráció.
Az integrált HR rendszerek például azt az előnyt aknázzák ki, hogy a HR minden területe ugyanazokkal az információkkal – a munkavállalói adatokkal – dolgozik, ezért a vállalaton belül egyetlen adatbázisra van szükség. Egy új dolgozót például elegendő a bér- vagy a HR programba felvenni, onnan a munkaidő-nyilvántartó rendszerbe is szinkronizálódnak az adatai. Mindez nem csak az adminisztrációra fordított idő mennyiségét, hanem a rögzítési hibák számát is csökkenti.
A professzionális HR szoftverek ugyanakkor más módon is tehermentesítik a felhasználókat. A NEXON például a szoftvereihez webes dolgozói önkiszolgáló felületeket is kialakított, amelyekkel a munkavállalók – jogosultság szerint – maguk menedzselik személyes adataikat, nyilatkozhatnak cafeteriakeretük felhasználásáról, szabadságigényükről, vagy lekérdezhetik elektronikus bérjegyzéküket. „Az elektronikus bérjegyzék levette az adminisztrációs terhek nagy részét a vállunkról, hiszen már nem kell a kiosztással, átvételezéssel foglalkoznunk. Költség- és környezetkímélő megoldás, ami felelős gondolkodásra vall” – mondta a webes felület előnyeiről Kriza András, az AVIS Group BSC Kft. HR vezetője, miután bevezették a persONLINE rendszert.
A NEXON emellett szoftvereihez emlékeztető funkciót is biztosít, amely számos adatot figyel. Például a rendszer értesíti a felhasználót, ha egy alkalmazottnak éves orvosi vizsgálatra kell mennie, vagy ha valakinek lejár a határozott idejű szerződése.
Bár a professzionális HR szoftverek bevezetésekor általában magasabb költséggel kell számolni, a NEXON integrált humánügyviteli rendszere, a nexONHRM már felhő alapú, hoszting szolgáltatásként is elérhető. Ez azt jelenti, hogy a szoftverek a NEXON budapesti szerverparkján futnak, és egy online felületen keresztül érhetőek el, a vállalatnak így csak asztali számítógépre és szélessávú internetre van szüksége. Mivel a HR rendszer a hoszting szolgáltatás keretében havidíjas rendszerben érhető el, a licenceket sem kell megvásárolni. A vállalat ráadásul időt és energiát is spórol, hiszen a szoftverek frissítése és a háttér-infrastruktúra üzemeltetése egyaránt a szolgáltató feladata.
Bővebb információ a felhő alapú szolgáltatásról a NEXON honlapján található.