A bérszámfejtés kiszervezésén már sok vállalat túl van, most az egyéb adminisztrációs és stratégiai területek következnek. A HR outsourcinggal fogalalkozó cégek megbízói jellemzően azok a multinacionális vállalatok, amelyek nem nagyok, vagyis nincs hatalmas emberi erőforrás osztályuk, illetve azok a magyar cégek, amelyek hirtelen nőttek meg.
Mit is lehet kiszervezni?
Könnyebb elképzelni, hogy egy vállalat kiszervezze IT részlegét, mint azt, hogy az emberi erőforrás gazdálkodás feladatait egy külső céggel végeztesse el. A bérszámfejtést és bizonyos adminisztrációs feladatokat ugyan bárki elvégezhet, de a HR egyéb szakterületeinek – mint például a teljesítményértékelés vagy a képzés-fejlesztés – középpontjában az ember áll, ezek feltételezik a szoros és személyes kapcsolatot.
„A HR egyik legfontosabb funkciója a cégen belüli kommunikáció gondozása, felülről lefelé és lentről felfelé egyaránt, ezt a feladatot nagyon nehéz ellátni külső pozícióból – mondta el a FigyelőNetnek Karl Anikó, a HR outsourcingot végző HumanTech Hungary Kft. HR tanácsadója. – Könnyebb azonban a kiszervezés olyan cégeknél, ahol a számítógépet és az intranetet minden alkalmazott használja.“ Ezekben az esetekben gyorsabban elfogadják a munkavállalók, hogy az emberi erőforrás feladatokat ellátó szolgáltató fizikailag nincs jelen a munkahelyen. Elég, ha a két fél: tanácsadó és megbízó kölcsönösen megismeri a másikat egy aktívabb hónap után, és kialakítják azt a gyakorlatot, mely a napi kapcsolattartáshoz szükséges.
Ezután a HumanTech Hungary például úgynevezett fogadónapokat tart, amelyeken az ügyfelekkel személyesen találkoznak. Ezek a feladatok intenzitásától függően lehetnek sűrűbbek vagy ritkábbak, de a megadott napokon kívül is állandóan elérhetőek, ha a megbízójuknak valamilyen kérdése lenne hozzájuk. A lényeg, hogy a kiszervezett HR is a hatékony kommunikáció részese, illetve katalizátora maradjon.
A kiszervezés hármasszabálya
Egy vállalatnak akkor érdemes kiszerveznie egy tevékenységét, ha
1. a külső szolgáltató által elvégzett tevékenység igénybevétele olcsóbb a cég számára annál, mint ha ezt belső erőforrásból végezné el
2. a kiszervezett tevékenység nem tartozik a cég alapvető képességei közé
3. a cég működése lehetővé teszi, hogy minden, az emberi erőforrás menedzsmenttel kapcsolatos információt a tanácsadó rendelkezésére bocsásson
A cégek olcsóbban szeretik
A cégeket a kiszervezés hasznáról a költséghatékonyság győzi meg. „Az ilyen megbízásokat csak számokkal alátámasztva lehet megnyerni“ – mondta Karl Anikó. Legfőképpen azért, mert általában azok a cégek választják a HR kiszervezését, ahol még nem volt a területért felelős alkalmazott. Karl Anikó szerint egy profi HR-es alkalmazása többe kerül, mint egy havi átalánydíjas szerződésen alapuló outsourcing teljes költsége, amivel a cég nemcsak egy HR-est kap, hanem adott esetben teljes csapatot; továbbá információs adatbázist és hirdetési felületeket.
A megbízók számára szintén fontos a kiadott információk kezelése. Az outsourcing cég csak úgy maradhat életben a piacon, ha nem él vissza a kapott információkkal. A vállalat adatai, a munkaszerződések, az előléptetések, a formanyomtatványok – ezek a kiszervezés során mind ismertté válnak az outsourcingot végzők számára.
Ennek fényében nem csoda, hogy nehéz konkrétumokról beszélni a szakmai fórumokon. Karl Anikó a HR outsourcing során megszerezhető tudást a döntőbírói szolgálat közvetítői által megszerezhető tudáshoz hasonlította. „A kollektív viták lebonyolításáról és a megoldásairól a közvetítők tudnak a legtöbbet, mégsem beszélhetnek róla – hangsúlyozta a HumanTech Hungary tanácsadója. – Mi sem tehetjük ezt meg, hiszen nem mondhatjuk el, milyen problémákkal szembesültek ügyfeleink, és hogyan sikerült ezeket közösen megoldanunk.“
Folyamatos együttműködés
Mivel a HR outsourcingot igénybe vevő cégeknél nincs még az emberi erőforrás gazdálkodásért felelős személy vagy osztály, az ilyen megbízások általában audittal kezdődnek. Ennek során felmérik, milyen HR tevékenységek működnek a cégnél, azok mennyire sikeresek, milyenek a munkaszerződések, megvannak-e a munkaköri leírások. „A cégek általában a jogi kockázatokat szeretnék csökkenteni, illetve szeretnék átadni egy külső cégnek az adminisztrációs terheket“– számolt be tapasztalatairól Karl Anikó.
Az audit során kiderített problémák megoldására a HR outsourcingot végző cég munkatársai megoldásokat kínálnak. Végül a cég eldönti, hogy milyen szolgáltatásokat szeretne igénybe venni. A folyamatos jogi tanácsadáson kívül gyakori a teljesítményértékelési rendszer kidolgozás és működtetése, dolgozói elégedettség vizsgálat végzése, de azonos projektekről sosem lehet beszélni, hiszen mindent az adott megbízóhoz igazítanak.
Végül folyamatos partneri viszony alakul ki a két cég között. Általában egy évre kötnek szerződést, amelyet a megbízó tetszés szerint meghosszabbíthat. A jól működő kapcsolat alapja az őszinteség. „Mi nem árulunk zsákbamacskát – szögezte le Karl Anikó. – Mindig elmondjuk a cégeknek, hogy az adott projekt milyen feladatokat jelent számukra, kitől mennyi időt és energiát fog igénybe venni a cég oldaláról.”