Az egyik apró távközlési cég kiemelt ügyfelének éppen a hosszú hétvége előtti nap délutánján jut eszébe sürgősen módosítani az adott ajánlaton, ám az éppen külföldön konferenciázó ügyvezető hiába keresi az értékesítéssel foglalkozó kollégát. A munkahelyi telefonját nem veszi fel, a „piros felkiáltójeles” e-mailekre nem válaszol, a mobiltelefonos hangpostája pedig közli: „a hívott szám jelenleg nem elérhető”. A főnök ekkor már a haját tépi, hogy a számtalan kommunikációs csatorna ellenére sem tudja elérni azt, akire éppen szüksége van.
Ilyen helyzetekre kínálhatnak megoldást az úgynevezett unified communications (egységes kommunikáció) rendszerek, amelyek az összes csatornát egy platformra helyezik, tervezhetővé és hatékonyabbá téve a kapcsolattartást. Ezt egy olyan szerkezettel (és az azt kiszolgáló háttérrel) érik el, amelyen egy helyről lehet levelezni, telefonálni, azonnali üzenetet küldeni és videokonferenciában részt venni. A legmegfelelőbb eszköz kiválasztásához is segítséget kapunk. A Cisco rendszere például jelzi, hogy a hívandó fél éppen elérhető-e az irodában, s kis ikonok mutatják a leggyorsabb kapcsolatfelvételhez javasolt formát.
Ha egy munkatárs éppen nincs a munkahelyén, arra is mód van, hogy megadja például azt a telefonos melléket, vagy e-mail címet, ahol elérhető. A beállítástól függően a legjobb eszközt maga a szoftver is ki tudja választani, és ha például az irodai telefont hívja az értékesítési munkatársat keresgélő vezető, akkor egyszerűen átkapcsol a mobiltelefonra, méghozzá emberi beavatkozás nélkül. A rendszer IP (internet protocol) hálózatra épül, és abban az esetben lehet igazán hasznos, ha a munkatársak több telephelyen dolgoznak, s nem csak hanghívással szeretnének kapcsolatot tartani.
Ez a formula – komplexitása és beruházási költsége miatt – elsősorban multiknak lehet kifizetődő, de vannak megoldások a kis- és középvállalatok számára is. Ilyen például a Cisco CRM Connector, amely az egységes kommunikációs rendszert köti össze a Microsoft ügyfélkapcsolat-kezelő szisztémájával. „Amikor egy hívást fogadunk, akkor a rendszer automatikusan kikeresi a hívó féllel kapcsolatos ügyféladatokat, így az érintett kolléga azonnal tudja, milyen témával kapcsolatban kereshetik” – hoz egy életszerű példát Mihályfi Márton, a Cisco rendszermérnöke.
Felismerve a lehetőségeket, efféle megoldásokat több telekommunikációs cég is fejleszt, mint például az Avaya, a Nortel és az Alcatel, sőt a Microsoft és az IBM is igyekszik betörni erre a piacra. „A Nortel szisztémája segítségével egy PC-s vagy internetes szoftver kliens segítségével beszélgethetek a kollégámmal videókapcsolaton keresztül, miközben éppen nagyméretű prezentációkat küldünk egymásnak, s ráadásul még egy harmadik személlyel azonnali üzeneteket is váltunk” – illusztrálja a lehetőségeket Schuller József Attila, a Kapsch (a Nortel magyarországi disztribútora) termékmarketing menedzsere. Az alkalmazás-megosztás révén pedig akár egy sok résztvevős virtuális értekezletet is összehívható, ahol az előbbiekkel párhuzamosan akár közös dokumentumszerkesztésre is van mód. Mindez leginkább a Skype internetes telefonszolgáltatáshoz hasonlítható, azzal az alapvető különbséggel, hogy amit az a magánembereknek nyújt, azt a Cisco, a Nortel és más cégek rendszere professzionális célra, üzleti felhasználóknak kínálja.
Eközben már most is vannak olyan cégek, amelyek időnként a Skype-ot használják a vállalaton belüli kommunikációra. Ez esetben azonban az adatbiztonságra és szolgáltatás színvonalára a felhasználóknak nincs befolyásuk, ezért a kényes üzleti adatokat nem szívesen cserélik ki ilyen módon. „Olyan cégeknél, ahol sok távmunkást alkalmaznak, az egységes kommunikációs rendszerek jelentős mértékben elősegítik a gyors és hatékony csoportmunkát, hatalmas távlatokat nyitva például az interaktív távoktatás számára” – emeli ki Schuller József Attila.
„E megoldásoknak igazán a mobileszközök terén lesz átütő ereje” – teszi hozzá Ternyik László, a Clarity Consulting vezető tanácsadója. Ha az okostelefonokon is megjelennek és elterjednek az egységes kommunikációs kliensek, akkor alighanem új szlogennel kell majd megismerkednünk: ne csak az irodáját, hanem a munkatársait is vigye magával… Így bárhol is van a cégvezető, ugyanúgy tud a kollégákkal kapcsolatba lépni, mintha bent lenne az irodában. Magyarországon ennek jelenleg az egyik legfőbb akadálya a Wi-fi (vezeték nélküli hálózat) alacsony elterjedtsége. A Forrester Research független technológiai kutatóintézet becslése szerint az egységes kommunikációs rendszerek 2008 után kezdenek majd igazán elterjedni.