Nem kell ebből nagy faksznit csinálni, majd én felállok és elmondom, mit kell tudni a cégről – hangzik el sokszor a nagyvállalati vezetők véleménye egy-egy “össznépi” rendezvény előtt. “A dolgozók annyi információval rendelkezzenek, amennyi a mindennapi munkájuk elvégzéséhez kell” – sokszor hallunk ilyesfajta vélekedést is. De ha hozzátesszük, hogy a mindennapi munkájuk sikeres elvégzéséhez? Így már kicsit más, nem?
Mitől végzi valaki sikeresen a munkáját? Mitől elégedett egy alkalmazott? Hát… természetesen ha jól keres. És ezen túlmenően? Ha kellemes emberi környezet veszi körül, ha úgy érzi, megbecsülik őt és a munkáját (nem csak anyagilag!), ha van előrelépési lehetősége, ha azonosulni tud a cég szándékaival és céljaival satöbbi, satöbbi, mind megannyi közhely.
Mi kell mindezekhez? Az, hogy a dolgozó ne csak passzív elszenvedője legyen annak, ami napjának 8-12 órájában a munkahelyén történik, hanem aktív részese, sőt urambocsá’ formálója. Tudjon arról, mi történik körülötte, legyen információja az őt körülvevő mikrokörnyezetről. Vagyis működjön az, amit egyszerűen és divatos szóval belső kommunikációnak hívnak.
Egy amerikai nagyvállalat vezetője szerint cégénél a recepciós kisasszony fontosabb, mint a vezérigazgató. Hiszen a pultnál vagy a telefonvonal végén ülő munkatárs az, akivel először találkozik a vevő, az ügyfél. Fontos tehát, hogy informált legyen a cég helyzetéről, aktív részese legyen a mindennapoknak.
A hierarchikus felépítésű és gondolkodásmódú cégeknél a belső kommunikáció a felépítés inverze: amíg a cégstruktúra piramis formájú, addig a kommunikáció rajza fordított piramist mintáz. Vagyis minél lejjebb megyünk a ranglétrán, annál kevesebb információ birtokában vannak az emberek. Ez a jelen írás első mondatában citált társaságokra jellemző. Természetesen nem tudhat minden dolgozó mindenről, és nem is érdekel mindenkit a cég minden “apró-cseprő” ügye. Ugyanakkor, ha a menedzsment aktívan bevonja munkatársait a kommunikációba, nyíltan elmondja véleményét, megosztja javaslatait, problémáit a többiekkel, akkor az “ők és mi”, a “fent és lent” helyett szinte észrevétlenül alakul ki a “mi” tudat.
AKARVA-AKARATLANUL. A belső kommunikáció rendkívül széles körű. Alapvetően lehet formális, vagy informális, ezek a mindennapok során természetesen keverednek. Egy értekezleten lehet formális például a megszólalók sorrendje, a témák “tálalása”, a hozzászólások időtartama, informális az ülésrend, az öltözködés (ki veszi, veheti le a zakóját és ki nem). A leghatásosabb, leggyakoribb, ugyanakkor a legnagyobb rizikót magában hordó “csatorna” a személyes kommunikáció. A céges rendezvényektől a kétszemélyes tárgyalásokig, a csoportos eligazítástól a munka utáni sörözésig minden ide tartozik. Az írásos kommunikáció az emlékeztetőktől, vezetői levelektől, feljegyzésektől egészen a – mostanában egyre divatosabb – belső hírlevelekig terjed. A kommunikáció azért “veszélyes”, mert mindig kommunikálunk, akkor is, ha nem akarunk, vagy nem vesszük észre. Ami számunkra nem tudatos, az másnak komoly jelzés. Nem véletlen, hogy a vezetők e téren rendszeres tréningeken vesznek részt, hiszen egy arckifejezés, egy vállrándítás más irányba vihet egy adott szituációt. A cégek szimbólumaikkal nemcsak kifelé, hanem befelé is igen erőteljesen kommunikálnak. A stílus maga az ember (és a cég). Egyesek egy professzionális, high-tech, de rideg, mások inkább egy barátságos, zegzugos irodában érzik jól magukat.
KÉTIRÁNYÚSÁG. Eddig a felülről lefelé irányuló kommunikációról beszéltem. A kommunikáció, a dialógus (milyen szép kifejezés!) alapfeltétele viszont a kétirányúság, vagyis, hogy a vezető(ség)nek legyen ideje és hajlandósága meghallgatni a beosztottak véleményét, ötleteit, elképzeléseit. Előfordulhat, hogy jó ötleteket, “épí- tő kritikát”, a céget előre vivő elképzeléseket hallanak.
Van, ahol a vállalati filozófia szerint a legfontosabb az ügyfél, van, ahol a beszállító/alvállalkozó, és akad néhány olyan cég is (egyelőre nem túl sok), ahol a munkatársak. Létezik egy nemzetközileg igen sikeres, emberileg szimpatikus, dinamikus és hatalmas társaság, amelynek vezetője azt vallja (sőt teszi!): számára a legfontosabb, hogy az “emberei” jól érezzék magukat és azonosuljanak a céggel. Nála tökéletes a belső kommunikáció, fellengzősen azt mondhatnánk, hogy demokrácia van. A dolog működőképesnek tűnik, hiszen ahová a cég belép, ott sikert arat, legyen az a légi közlekedés, az “alternatív kóla” gyártása, a lemezkiadás vagy a könyvkereskedelem. A cég neve Virgin, a tulajdonos-vezetőé Richard Branson.
Vigyázat: a belső kommunikáció fontosságának gondolata pánikszerű sebességgel tör utat magának. Branson erről szóló könyvei ugyanis többszörös bestsellerek a világ könyvesboltjaiban. Na de látott már valaki magyar fordítást?