A turizmus krémje a világon mindenütt a kongresszusi turizmus, hiszen egy-egy meghívott jóval többe kerül, mint amennyit egy átlagos vendég költ saját utazására. Egy-egy kongresszus, szövetségi vagy vállalati rendezvény során ugyanis a résztvevők számos különleges szolgáltatást is igénybe vesznek: termeket bérelnek, kiállítást szerveztetnek, telekommunikációs rendszereket használnak, tájékoztató anyagokat készíttetnek, pihentető programokat rendeztetnek. Mindezt általában világszínvonalon kívánják meg – s természetesen ennek megfelelő költségvetéssel dolgoznak. A részvételi díjat ezekben az esetekben vállalatok, szövetségek állják, így az idelátogató még ezen felül is jócskán költhet egyéb szolgáltatásokra. A kongresszusoknak, rendezvényeknek ráadásul még az időbeli eloszlása kedvezőbb, mint a szezonális turizmusé, hiszen azok az év bármely szakában megrendezhetők, nincsenek évszakhoz kötve. Meglepő, de igaz: amíg egy turista átlagosan 1,5-2 napot tölt Magyarországon, addig egy delegátus – a program kötöttségei miatt – 5 napig marad. Érthető hát, ha a világ valamennyi országa, városa éles versenyt folytat azért, hogy az évente megrendezett kongresszusok minél nagyobb hányadának helyszínt adhasson.
A kongresszusi turizmus lényegében három főbb csoportra osztható: a szövetségi; a vállalati találkozókra; valamint a csoportos incentív utazásokra. Ez utóbbiak esetében a multinacionális cégek évről évre versenyeztetik a különféle helyszíneket, hiszen arról van szó, hogy legkiválóbb dolgozóikat felejthetetlen egyszeri és egyedi élményben szeretnék részesíteni, amelyben egyéni utazóként nem lehetne részük.
A rendszerváltás óta Budapest felkapott helyszíne a kongresszusi és incentív utaknak – tudtuk meg Trizna Júliától, a Magyar Kongresszusi Iroda Egyesülés ügyvezető igazgatójától -, hiszen a természeti adottságok, a történelmi értékek, a különleges építészet mellett szervezett, színvonalas szolgáltatásokat képes nyújtani. Az elmúlt évben 205 nemzetközi rendezvény volt az országban, amelyeken közel 300 ezer fő vett részt, a kiállítási vendégek száma pedig meghaladta az egy és negyed millió főt – igaz, közülük mindössze ötezren érkeztek külföldről, míg a kongresszusokra 40 ezren.
A divat azonban hamar változik, könnyen elveszíthetjük a megszerzett népszerűséget. Tudatosítani kell tehát a kongresszusi turizmusra való alkalmasságunkat a világ kongresszusszervezőinek körében. Ezt a feladatot a nem profitorientált Magyar Kongresszusi Iroda Egyesülés látja el, immár hat éve. Az Iroda tevékenységébe beletartozik az ország imázsának építése, a nemzeti propaganda, a szükséges információk átadása, a kongresszus- és egyéb rendezvényszervezők, valamint a hazai szolgáltató cégek közötti kapcsolat megteremtése.
A Kongresszusi Iroda Egyesülést hat éve 16 vállalat hozta létre. Mára a taglétszám megduplázódott: a legnagyobb hazai szállodák és szállodaláncok, kongresszusi központok, helyszíngazdák, rendezvényszervező irodák mellett egyéb szolgáltatók nevét is ott látjuk a tagvállalatok listáján. Az Egyesülés a tagok számára üzletszerzést is végez.
Habár részletes információk világszerte csak a szövetségi találkozókról vannak – hiszen a többi rendezvény általában zártkörű, így a résztvevők számát és a rendezvények költségvetését is csak becsülni lehet -, ennek alapján is elmondható, hogy Magyarország egyelőre az első húsz helyszín között szerepel a népszerűségi listán. Látni kell ugyanakkor azt is, hogy a rendezvények száma évről évre csökken. Ennek oka Trizna Júlia szerint egyértelműen abban keresendő, hogy az állam keveset fordít a kongresszusok népszerűsítésének támogatására. Az Egyesülés évi húszmillió forintos költségvetéssel dolgozik, amelynek felét a tagvállalatok, felét a Magyar Turisztikai Szolgálat adja. Emellett nincs megfelelő kongresszusi helyszín sem, hiszen a kétezer fős Budapesti Kongresszusi Központ kicsi, és nem kapcsolódik hozzá megfelelő méretű kiállítóterület. Budapesten ugyanis ötezer luxus szállodai szoba van, amelyek a jelenleginél több delegátust is el tudnának látni. Problémát jelent az is, hogy amíg a különféle adók révén a kongresszusi turizmus legjelentősebb haszonélvezője az állam és a Budapesti Önkormányzat, a Budapesti Kongresszusi Központ magántulajdonban van. Így csakis a saját érdekeltségi körébe tartozó szállodák megtöltésében érdekelt, hiába vannak másutt kihasználatlan kapacitások.
E problémákat felmérve az Országos Idegenforgalmi Bizottság február 19-én tűzi napirendjére a kongresszusi és incentív turizmus helyzetének áttekintését, amelyre a Magyar Kongresszusi Iroda Egyesülés előterjesztést készített. Ennek lényegét Trizna Júlia három főbb pontban foglalta össze. A kiindulópont: tőlünk független okokból Magyarország felkapott kongresszusi helyszín a világon, ám ahhoz, hogy ezt a pozícióját hosszabb távon is megőrizhesse, sok mindent kell tenni. Először is részletes igényfelmérést kell végezni a potenciális megrendelők körében. A javaslat szorgalmazza, hogy a jövőben az állam a turizmusra fordított éves támogatás legalább 5 százalékát a kongresszusi turizmusra fordítsa a jelenlegi 0,33 százalék helyett. Tűzze napirendre a meglévő kapacitások kibővítését és egy új konferenciaközpont létesítését. A lehetséges pénzügyi konstrukciók kidolgozására és a munka koordinálására pedig hozzon létre egy bizottságot.
Trizna Júlia hangsúlyozta, hogy az állami szerepvállalás csak az alapvető anyagi feltételek megteremtését jelenti. Az igazi munkát azonban azok a világhírű hazai szaktekintélyek végzik, akiknek nevére vagy kedvéért a rendezők egy-egy konferenciát Magyarországra hoznak. Éppen azért, hogy a kongresszusszervezés megfelelő társadalmi elismertséget kaphasson, az Egyesület létrehozta az Arany Kongresszusi Díjat, amelyet 1996-ban Szemere Pál professzor kapott az év legnagyobb kongresszusának megszervezéséért.
Az idén a hazai kongresszusi szolgáltató cégek összefogásával és anyagi áldozatvállalásával készült egy médiakampány, amelynek segítségével három jelentős piacon – Észak-Amerikában, Angliában és Németországban – igyekeznek Magyarországot, mint kongresszusi helyszínt tudatosítani az érdekeltekben. A színvonalas hirdetések szaklapokban jelennek majd meg az év folyamán többször és a remények szerint éreztetik hatásukat az 1997-98-as kongresszusi megrendelésekben, bevételekben.