Szabó Nagy László az Archirex Iratkezelő, Tanácsadó és Szolgáltató Kft. többségi tulajdonosa és ügyvezetője. Dinamikusan fejlődő cége személyi állománya 2009 végére 140 főre duzzad majd. A foglalkoztatottak nagy része adatrögzítő, iratdigitalizáló, illetve iratrendező szakember.
Mindössze négy év leforgása alatt a társaság meghatározó piaci tényezővé vált a „document management” szolgáltatásokat nyújtó társaságok között. Ma már minden szempontból versenyképesek.
Iratlogisztika
Az induláskor az volt a koncepciójuk, hogy a jelentősebb irattömeget felhalmozó nagyvállalatok számára nyújtanak iratkezelési szolgáltatásokat. Az irattömeget tárolni és szállítani kell. Ehhez hozzáértő személyzetet kell alkalmazni, külön szervezeti egységet és raktárt létesíteni.
Eleinte 300 négyzetméteres raktárt és a felette lévő irodát bérelték a Maglódi úton. Három évvel később már egy 10 ezer négyzetméteres irattár volt a bérleményük. Megállapodtak a tulajdonossal, hogy amennyi négyzetmétert igénybe vesznek, akkora terület után fizetnek. „A különbség egy logisztikai raktár és egy irattár között, hogy az utóbbi belmagassága három méter, központi fűtés és füstjelző van benne. Alkalmas arra, hogy iratokat kezeljenek benne, ne pedig dobozlogisztikázzanak” – magyarázza Szabó Nagy László.
Szabó Nagy László tulajdonos-ügyvezető
Egy hatékonyságra törekvő iratkezelő, irattároló cég célja – mindenképpen az iratkezelési előírásoknak történő megfelelőség szem előtt tartásával – az, hogy minél kisebb alapterületen minél több iratot legyen képes elhelyezni. Erre megfelelő megoldást egy nagy belmagasságú, az iratkezelési feltételeknek megfelelően kialakított raktár-irattár nyújthat. Az Archirex Kft. büszke arra, hogy kiegyensúlyozott fejlődése eredményeképpen működése 8. évében – 2009 szeptemberében – megnyitni tervezi a fentieknek megfelelő és új technológiai alapokon nyugvó iratlogisztikai rendszerét, új raktárát.
Egyedi azonosító
A társaság most az egyedüli komplex szolgáltató a piacon. Tevékenységei teljesen lefedik az adott szervezet dokumentumkezelését, kezdve a szabályozási folyamatok szakértői szintű átvilágításától az aktív dokumentumok digitalizálásán át az inaktív iratok megsemmisítéséig. A felsoroltakon túl több kiegészítő szolgáltatással áll partnerei rendelkezésére.
Először operatív és archív iratkezelési szolgáltatásokat kínált. Az elintézett ügyirat rövid idő alatt bekerül a rendszerükbe, tehát élő anyagokat szolgáltatnak ki. Az ügyirat egyedi azonosítójával dolgoznak, ami lehet az ügyfél azonosítója, számlasorszám, szerződéssorszám. Minden ilyen nyilvántartást egyedileg alakítanak ki a megbízóikkal.
Iratkezelési szolgáltatásaik körében iratok rendezését, iratkezelési outsourcingot, tárolást, megsemmisítést vállalnak. A megrendelő iratanyagának a cég magánirattárában történő tárolásával akár három órán belül is adatot szolgáltatnak. A dokumentumok kezeléséhez többfajta csomagolóeszköz közül lehet választani. Modern raktáruk, szkennerparkjuk, futárszolgálatuk és külön teherautó-flottájuk van.
Az évek során összegyűlt szakértelmet tanácsadói munka keretében is kamatoztatják; folyamatszabályozásokat, hatékonysági tanulmányokat készítenek, szoftvert választanak ki, és együttműködnek bevezetésében, továbbá projektirányítást, projektmunkát vállalnak.
A piac számokban
A magyarországi iratügyviteli-szolgáltatók a
jelenlegi becslések szerint 3,5–5 milliárd forintos piacot osztanak fel
maguk között. Az Archirex árbevétele 2001-ben alig haladta meg a 8
millió forintot, tavaly már 550 millióra rúgott. Árbevételével jelenleg
a második az iratügyvitel-szolgáltatói piac éllovasa mögött, amely
vélhetőleg 1,5 milliárd forintot ért el. A fizikai iratkezelésben az
állami szektor bevonásával és a további igények lefedésével a
magyarországi piac akár 7-8 milliárd forintra is nőhet 2010-ig. A
fizikai iratkezelést tekintve a hazai szolgáltatók jelenleg összesen
mintegy 500 iratkilométer iratot tárolnak és kezelnek Magyarországon.
Ebből a mennyiségből a piacvezető társaságra 250, az Archirexre 70
iratkilométer jut.
Magyar know-how
Ezen a területen is erős a konkurencia, a cég mégis a második a piacvezetőt követően. Ezt a szép pozíciót többek között annak köszönhetik, hogy a társaság nyilvántartásait saját fejlesztésű nyilvántartó és folyamattámogató szoftver, egy magyar know-how, az Archidoc rendszer támogatja. A rendszer nem csupán irattári nyilvántartás céljait szolgálja, hanem biztosítja a biztonságos és nyomon követhető dokumentumkezelés feltételeit, valamint megrendelőik számára az átlátható számlázás lehetőségét. Az Archirex nemzetközi konkurense alapvetően a tárolásra koncentrál (dobozlogisztikára). A piacvezető a megszerzett tárolási megbízásokra kívánja majd „emelt szintű” szolgáltatásait ráhúzni – így biztosítani magát a hosszú távon csökkenő tárolási volumenek mellett. Ezzel szemben az Archirex rendszere az ügyviteli rendszereket lezáró komplex ügyviteli rendszer.
„Az Archirex webmoduljának lényege, hogy az irattári nyilvántartások online rendelkezésre állnak” – szögezi le Szabó Nagy László. Amennyiben például egy országos hatáskörű gazdálkodó szervezet meg akarja nézni irattári nyilvántartását, meghatározott hozzáférési jogosultsággal, megfelelő szerepkörökkel be tud jelentkezni az Archirex által üzemeltetett webszerverre, meg tudja nyitni az irattári nyilvántartását, és meg tudja keresni a saját ügyviteli rendszerével ellátott iratot. A továbblépés a digitális irattár működtetése. Ma már nem úgy szolgáltat adatokat a magyar társaság, hogy beszkennelik és faxon elküldik, hanem weblinket küldenek az adatkérőnek, amit ő az Archirex webszerverén keresztül tölthet le, ha nem eredeti iratra van szüksége. Ha eredeti iratot kér, a megfelelő hozzáférési ellenőrzések után rövid időn belül megkapja.
Mindez természetesen felveti a bizalom kérdését is. Az új fejlesztésben az adatkérő ügyfél a digitalizált iratot e-mailben, többszörösen titkosított linken keresztül kapja meg. Nincs hagyományos e-mail-adatforgalom, nem lehet a levelet felnyitni – letölthető, ugyanakkor szerződésben szabályozott, hogy mennyi ideig maradhat a rendszerben. Ezt követően automatikusan törlődik. A gépi adatszolgáltatásban ma már nem e-mailben küldik a céges üzleti vagy éppen közintézményi információkat, hanem titkosított csatornákon keresztül.
Tervek a jövőre
Az Archirex idei tervei között arculatváltás, új webmegjelenés, valamint az említett, új technológiával kialakított raktár átvétele szerepel. Augusztusban konferenciára kerül sor, ahol először ülnek egy asztalhoz a levéltárosok, a felszámolók, valamint az irattárosok. „Szeretnénk direktívarendszert meghatározni annak érdekében, hogy a felszámolásra kerülő vállalatok, gazdálkodó szervezetek irattári anyagai hosszú távon biztonságosan legyenek elhelyezve, és adott szolgáltatásokra kerüljenek” – mondja Szabó Nagy László.
A továbblépés érdekében a társaság kockázati tőkét vonna be a cégbe – vagy a digitalizálási üzletág közös vállalkozásban való működtetése is felmerült. Tervezik, hogy nyitnak a külföldi piac felé, hiszen az Archirex-technológia telepítésével egy automatizált, személyfüggetlen, vonalkód alapú irattári folyamatirányító és webszolgáltató rendszer működtethető bárhol a világon.