Levélforma
Feladó – a levélpapír fejlécében vagy ha szöveges a fejléc
Feladó cég neve
Cég címe
Megjelölés – Tisztázza a levél bizalmassági fokát, ill. korábbi viszonyait.
Mit Bezug auf.. – Hivatkozással
Vertraulich (a cím felett) – Bizalmas
Privat (a cím felett) – Magánlevél
Címzett
Címzett
Címzett neve titulussal, ranggal, beosztással
Cég neve
Cég címe (utca, házszám – utána nincs pont!)
Dátum – Német levelezésben jobbra lejjebb helyezkedik el
Formája: 29. 10. 03. vagy 29. Oktober 2003.
Megszólítás
A megszokott megszólítás az angol nyelvű hivatalos levelezésben a „Sehr geehrte Frau../ Sehr geehrter Herr..”.
Ha nem tudja, ki a címzett:
Sehr geehrte Damen und Herren,
Sehr geehrte Dame,
Sehr geehrter Herr,
Sehr geehrte Damen,
Sehr geehrte Herren,
Werte Kollegin,
Werter Kollege,
Werte Kolleginnen,
Werter Kollegen,
Ha tudja a címzett nevét:
Sehr geehrter Herr Direktor Müller,
Sehr geehrte Frau Dr. Müller,
(Fontos: nők esetében használja a Ms. megszólítást, hacsak nem lát direkt utalást a Mrs vagy Miss használatára!)
Ha már ismeri a címzettet és már közelebbi üzleti vagy baráti kapcsolatban van:
Lieber Peter,
Liebe Petra,
Az első bekezdés tartalmazza a tárgyat és megfogalmazza a levél írásának okát vagy célját. Érthető, lényegretörő, tömör és teljes legyen.
A szövegtörzs egy vagy több bekezdésből álljon, logikusan építse fel a mondanivaló menetét. Ha több bekezdésből áll, mindegyiknek különböző és jól meghatározott fókusza legyen, továbbá a paragrafusok közti összefüggés/váltás világos legyen. Minden lényeges konkrét információ legyen benne (pl. korábbi levélre hivatkozásnál a levél dátuma, az ügyben résztvevő személyek neve, hivatkozási ügyiratszám, stb.)
Tartalmazza az esetleges kéréseket (pl. szívesség vagy felvilágosítás)
Az utolsó bekezdés foglalja össze minden kétséget kizáróan, hogy mi a véleményünk a levél tárgyáról, mit akarunk elérni. Pozitív, egyértelmű, határozott és világos legyen. (Pl. Wir hoffen, mit Ihnen bald wieder Kontakt aufnehmen zu können. Wir hoffen, Sie teilen unsere Meinung, auf der wir bestehen müssen.) A levél utolsó mondata/bekezdése tartalmazzon utalást a további lépésekre– vagy amit elvár a címzettől, vagy amit saját maga tesz. Csak akkor írjuk a megszokott “Bitte rufen Sie uns an” felszólítást, ha valóban ezt szeretnénk.
Elköszönés, aláírás
Mit freundlichen Grüssen
Mit freundlichem Gruss
Néhány jó tanács
- Ha egy nagyobb vállalat nevében ír levelet, használjon többes számot. Ebben az esetben vigyázzon, hogy egy levélen belül ne váltogassa a személyes névmást.
- Kezdje a végén! Határozza meg, mit akar közölni, majd az ehhez szükséges szempontokat listázza ki önmagának. Nézze át, és hagyja el azokat, amelyek nem kapcsolódnak a fő témához. Jó hivatalos levélnek az erőssége a célirányosság.
- Mondja egyszerűen! Nehézkes kifejezéseket, amit szóban sem használna, ne is írjon le.
- Ne írjunk töltelékmondatokat! Minden mondatban legyen valami, amit eddig még nem tudott az olvasó és a célt közelíti. Olvassa végig a levelet és húzza ki azokat a szavakat, részmondatokat, mondatokat, amelyek nem tartalmaznak új információt! Azért ne essen a ló túloldalára, pl. legyen óvatos a melléknevekkel, mert elhagyásuk gyengítheti a mondanivalót. Ne használjunk rövidítéseket és összevont alakokat, hétköznapi kifejezéseket és kötőszavakat, valamint többszavas igéket.
- A levél hangvétele igazodjon a témához: hivatalos ügyben legyen formális, egyébként a partnerkapcsolathoz igazodó. Ha baráti kapcsolatban vagyunk a levelet fogadóval, lehet közvetlen hangú is – de vigyázzunk, hogy ekkor is a tényekre és célokra fókuszáljunk a levélben.
Nützliche Ausdrücke – Hasznos kifejezések
Einleitungen (Bevezetés, hivatkozás)
- Wir beziehen uns auf..
- Ihren Brief vom..
- Ihr Fax vom..
- Mit bezug auf..
- unsere vorangegangene Korrespondenz
- unsere vorangegangene Verhandlung
- unsere vorangegangene Telefongescräch
- Wir antworten auf
- Ihren Brief vom…
- Mit Bezug auf obigen Vertrag..
- Mit Bezug auf ihre Anfrage..
- Wir benachrichtigen Sie..
- Wir teilen Ihnen mit…
- Wir bitten Sie…
- Zu Ihren Information möchte ich mitteilen…
- Ich teile Ihnen mit Bedauern mit…
- Wir danken für
- Ihren Brief..
- Ihre Angebot..
- Ihre Preisliste..
- den Katalog…
- Ihr Angebot und das Muster..
Information, Anfrage
- Würden Sie eventuell..
- Ich würde mich freuen, wenn Sie mir eine Preisliste schicken würden
- Ich möchte auch wissen..
- Können Sie mir Information geben..
Antwort
- Wir möchten Sie informieren
- Auf Ihre Frage, über das..
- Mit bezug auf Ihre Frage teilen wir Ihnen mit..
- Wunschgenmäss überreichen wir unser ausführliches Angebot..
Gute Nachricht (Jó hír)
- Wir freuen uns..
- Wir hoffen, dass
- Wir haben mit Freude zur Kenntniss genommen
- Wir teilen Ihnen mit Freude mit
- Wir benachrichtigen Sie mit Freude
Schlechte Nachricht (Rossz hír)
- Es tut uns Leid
- Wir teilen Ihnen mit Bedauern mit..
- Leider können wir nicht..
- Es würde uns sehr Leid tun..
- Wir sind leider gezwungen..
- Wir müssen sie darum Bitten..
- Wir nehmen Anlass Ihnen mitteilen zu dürfen
- Ich informiere Sie
- Wir würden gern alle Ihren Fragen beantworten
Briefschluss (Záró mondatok)
- Wir erwarten
- Ihre baldige Antwort
- Ihren Bescheid……
- Ihre weiteren Anfrage
- Ihren Bescheid
- Ihre Angebot
- Ihren ausführlichen Bericht
- Wir danken Ihnen (im Voraus)
- für Ihre Geduld
- für Ihre Bemühungen
- für Ihre rasche Antwort
- für die rasche Erledigung
- für ihre Hilfe
- Wir stehen ihnen gern mit weiteren Auskünften / Informationen zur Verfügung.
Im Bezug der Zukunft
- Wir hoffen
- Ihnen mit obige Informationen gedient zu haben
- das Geschäft abschliessen zu können
- mit Ihnen bald wieder Kontakt aufnehmen zu können
- auf eien erfolgreiche Zusammenarbeit
- Wir hoffen recht bald von Ihnen Nachricht zu erhalten.
- Ihre Antwort sehen wir mit grossem Interesse entgegen.
- Wir erwarten Ihr Angebot mit grossem Interesse.
- Im voraus besten Dank für Ihre Bemühungen.
Beilagen
- Als Beilege senden wir Ihnen..
- In der Anlage schicken wir Ihnen..