Józsi bácsi mindent tud. Tudja, melyik szobában, ki dolgozik, mit kell venni és hová, mikor jönnek a takarítók, és melyik céges autón kell gumit cserélni. A legtöbb hazai cég ma is így működik, de egyre terjed a facility management, azaz az aktív létesítménygazdálkodás.
A tapasztalatok azt mutatják: 50 ezer négyzetméter feletti területet “szemléletből” már nem lehet hatékonyan menedzselni, a hagyományos “excel-táblás”, papír alapú nyilvántartást alkalmazva biztosan marad üres terület, kétszázezer négyzetméter fölött pedig egész épületek “vesznek el”.
A cégek viszont nálunk is egyre nőnek, többek között a globalizációnak és a fúziós hullámnak köszönhetően. Így egyre nagyobb irodaterületen, hagyományos módszerekkel egyre kevésbé áttekinthetően és menedzselhetően működnek. A facility management nyugaton már ma is megfigyelhető gyors terjedésének két legfontosabb oka a költségcsökkentési kényszer és a cégek üzleti stratégiájának egyre gyorsabb változása – magyarázza Hajnal István, az Arthur Andersen Kft. ingatlan-tanácsadó üzletágának igazgatója. Mindez flexibilis stratégiát jelent az ingatlanhasznosítás területén is, többek között a bérirodák terjedését, a könnyen változtatható irodabútorok meghonosítását.
A facility management lényege az, hogy a vállalati termelő folyamatokhoz közelebb kerüljenek a kiszolgáló folyamatok, és ez utóbbiak stratégiai területté váljanak. Az aktív létesítménygazdálkodás Amerikából indult hódító útjára, az 1980-as évek közepétől “jött divatba”. A cégek többsége ugyanis akkor ütközött növekedési korlátokba, nem tudtak több árucikket vagy szolgáltatást eladni, így a költségtakarékosság került előtérbe. Ez pedig azt jelentette: az egyik legnagyobb kiadást jelentő területen, a klasszikus üzemeltetés, fenntartás területén is látványos megtakarításokra kényszerültek.
Gyorsan meg is született a megoldás, a rendelkezésre álló erőforrások optimalizálását és hatékony elosztását jelentő aktív létesítménygazdálkodás. Ide tartozik a területgazdálkodás, leltári és személyzetgazdálkodás, stratégiai tervezés, ingatlangazdálkodás, karbantartás. A facility management mint vezetéstudományi eljárás Amerikában is csak az utóbbi tíz évben teljesedett ki, azóta vannak csak megbízható, a célnak megfelelő számítógépes programok.
FacilityA létesítménygazdák (facility managerek) fő feladatai: területgazdálkodás, leltári és személyzetgazdálkodás, stratégiai tervezés, ingatlangazdálkodás, karbantartás.
Magyarországon igen sokféle a létesítménygazdálkodók szakmai háttere, de többségük műszaki végzettségű. Zömében épületgépészek és épületgépész technikusok adják a létesítménygazdák derékhadát. Létesítménygazda képzés jelenleg a Budapesti Műszaki Egyetem Mérnöktovábbképző Intézetében folyik, posztgraduális formában.
Magyarország egyébként kelet-közép-európai összehasonlításban nem áll rossz helyen, állítja a szakértő, hiszen a régión belül egyelőre egyedül nálunk van ennek piaca, sőt már befejezett projektekről is tudunk. Csehországban és Lengyelországban ezzel szemben csak most kezdődik a piac facility managementre való oktatása, így hozzánk képest 3-4 év lemaradásban vannak.
A gondot elsősorban az jelenti Magyarországon, hogy a legtöbb nagy cég is azt gondolja: egy szoftver megvásárlásával megoldotta a problémát, ráadásul a túlnyomó többség még csak gondolkodik a vásárláson, holott Hajnal szerint ez önmagában nem megoldás. Az aktív létesítménygazdálkodás ugyanis a jó szoftver mellett új filozófiát is jelent, a döntéshozatali mechanizmus megváltozását.
Az Amerikai Egyesült Államokhoz vagy Németországhoz képest az üzletág nálunk még gyerekcipőben jár. Mintegy 20 projekt eladásról lehet beszámolni a mai napig, de értékben ez sem lebecsülendő, hiszen volt már 100 millió forintos üzletkötés is.
A nagy különbség Nyugat-Európához képest az, hogy míg ott mintegy 100 szoftver közül választhatnak a cégek, addig nálunk gyakorlatilag öt termék fut versenyt. Az Arthur Andersen Aperture nevű piacvezető rendszerének eddigi sikerét alapvetően flexibilitásának és relatív olcsóságának köszönhetik – vélekedik Hajnal István, – kicsiben, fokozatosan ezzel lehet az aktív létesítménygazdálkodást a legjobban elkezdeni.
A facility management szoftvereket egyébként alapvetően az építészeti cégek kínálják. Míg egy épület megtervezése, felépítése legfeljebb egy-két évig tart, addig az üzemelés 30-40 évig, így ez utóbbi lényegesebb nagyobb volumenű üzlet lehet.