Ma már Magyarországon sem ritka, hogy az ember bemegy a szolgáltatójához, ahol szerződésének digitalizált másolatát pillanatok alatt kikeresik az adatállományból, így az esetleges problémák gyorsan megoldhatók. A cégnek ez – a magasabb színvonalú ügyfélkiszolgálás mellett – azért is megéri, mert a beszkennelt dokumentumok eredeti másolatát nem kell házon belül tárolnia, így működési költségei csökkennek.
A dokumentumkezelés lehetőségeinek kiaknázása elvileg mindenhol fontos, gyakorlatilag viszont ott van rá kereslet, ahol az irodai feladatok tipizálhatóak, ahol nagy mennyiségű dokumentummal dolgoznak, illetve nagy a fluktuáció.
Az iratok egy része elektronikusan tovább-feldolgozható – ezek többnyire elektronikus úton keletkeznek -, míg a másik részükre, amelyeket szkennelés után digitalizálnak, ugyanez nem mondható el. Természetesen itt is lehetőség van automatikus karakterfelismerő programok használatára, de ez bonyolultsága miatt egyelőre még nem terjedt el a dokumentumkezelésben.
A dokumentum menedzsment legegyszerűbb formája a nyilvántartó-, illetve az iktatórendszer. Ez utóbbi nem tartalmazza magát a dokumentumot, csupán egy iktatómezőt, amely maximum 10-15 ismérv alapján rendszerezi a dokumentumokat. Az ennél fejlettebb szisztémák a dokumentumok archiválását is megoldják, illetve kapcsolódnak egyéb workflow rendszerekhez. Tihanyi Péter, az IQSoft Intelligens Software Rt. üzletágvezetője szerint a hatékony dokumentumkezelés szervere a UNIX vagy a Windows NT. Az ilyen feladat megvalósítása rengeteg szervezéssel jár, s általános tapasztalat, hogy a beviteli munka nagy része a titkárnőkre hárul.
E lapszámunk megjelenésével egyidejűleg hirdet eredményt a Miniszterelnöki Hivatal (MeH) abban a nyílt közbeszerzési eljárásban, amelyet a kormányzati iratnyilvántartó rendszer bevezetésére írtak ki még januárban. A pályázat a már most is elektronikus formában létező dokumentumok egységes nyilvántartásának megvalósítását célozza, öt kormányzati intézményben: a MeH-ben, a pénzügyi, a gazdasági, az egészségügyi, illetve a honvédelmi tárcánál. Az iktatórendszer jövő januártól kezdi meg majd a működését, s Magyar Zsuzsa, a MeH kormányfőtanácsadója szerint jelentős előrelépést hozhat a jelenlegi kaotikus állapotokhoz képest. Egy ügyintéző az államigazgatásban ma hatféle iktató-, illetve átadókönyvet használ, s ez már szinte kezelhetetlen. A gondokat tovább növeli, hogy a szóban forgó intézményekben 30-40 iktatóhely van, s az iktatás módja sem egységes. A pályázati kiírás mintarendszerként kéri egy intézményben a papíralapú dokumentumok iktatásának, illetve archiválásnak megvalósítását is.
A kormányzati szférában már történtek egymástól elszigetelt kísérletek az elektronikus dokumentumkezelés meghonosítására, de ezek eddig mind kudarcba fulladtak. Magyar Zsuzsa szerint ennek az volt az oka, hogy az intézmények egy kész, általános célú rendszert igyekeztek “magukra húzni”. Éppen ezért most fordított megközelítéssel próbálkoznak: a pályázónak az igényeknek megfelelően magának kell kifejlesztenie a rendszert, amelynek terjesztési jogát is meg akarja venni a MeH. A gyorsabb és pontosabb ügyiratkezelés mellett a köztisztviselők teljesítményének mérését is segíteni fogja a rendszer. A MeH hosszabb távú tervei között szerepel, hogy kibővítsék az intézmények körét, illetve hogy kiaknázzák a dokumentum menedzsment mélyebb rétegeit: az egyelőre minta jelleggel megrendelt digitalizálást és archiválást. A kancellária által igényelt egyedi fejlesztésű rendszerről a szakemberek azt tartják, hogy olcsóbb lesz ugyan, mint egy licenc megvétele, a programozók azonban nem fognak tudni néhány hónap alatt olyan megbízható és mindenféle “finomságokra” képes szisztémát kifejleszteni, mint amilyeneket a nagy világcégek többéves, évtizedes tapasztalattal és munkával felépítettek.