Ezek után jogos a kérdés, hogy ha ingyenes, magyar, és mindent tud, amire szükség lehet az irodákban, akkor miért nem terjedt el általánosan? Az alábbiakban felsorolunk néhány okot – és a megszüntetésük lehetséges megoldásait.
Nem eléggé ismert
Annak ellenére, hogy a letöltések száma meghaladta 20 milliót, a számítógép-használók túlnyomó része nem is tudja, hogy az OpenOffice létezik. Hasonló helyzetben van például a Mozilla Firefox böngésző: állítólag 100 milliónyian töltötték le, egyes elemzők szerint a részaránya meghaladta a 10 százalékot – mégis, egy átlagos PC-használót megkérdezve messze 50 százalék feletti a gyakorisága, hogy a „Mi a Firefox?” kérdésre vállvonogatást kapunk.
Az OpenOffice mögött a Sun Microsystems nevű számítógépgyártó és szoftverfejlesztő cég áll – az, amely (sok egyéb mellett) a mostanában a mobiltelefonokon terjedő játékok Java programozási nyelvét megalkotta. Tehát nem lelkes amatőrök mozgalma, hanem egy évtizedek óta professzionális termékeket kibocsátó cég produktuma. Színezi a képet, hogy az OpenOffice alapja nem Sun-termék, hanem egy Star Division nevű német (!) szoftverfejlesztő cégé, de a szoftvert a Sun szakembereinek vezetésével alapjaiban átírták, a forráskódot (még 2000-ben) nyílttá tették, ezért ingyenes.
Miután a fejlesztőközösség (érthetően) nem fér hozzá a Microsoft belső szoftverfejlesztéséhez, ezért az OpenOffice mindig csak a már megjelent Microsoft Office-verziók szolgáltatásait veheti figyelembe. A most megjelent 2.0-ás változat az Office XP-vel vehető egyenértékűnek. Figyelembe véve, hogy a Microsoft Office XP a legolcsóbban, géppel együtt adva még ma is 25–50 000 forintba kerül, az OpenOffice-t mindenképpen érdemes kipróbálni. A vállalati informatikusoknak azt javasoljuk, fontolják meg, hogy minden munkahelyre érdemes-e MS-Office-licencet vásárolni. Egyszerű szövegfeldolgozásra ugyanis az OpenOffice Writer (DOC-állományok szerkesztésére is!) éppolyan jó, mint a Word, de nem kerül semmibe.
Az OpenOffice egyik alapvető előnye a Microsoft Office-szal szemben, hogy nemcsak Windows-környezethez létezik, hanem Linuxhoz és az Apple Macintosh gépek OS X operációs rendszeréhez is. Ez persze mit sem számít, ha valaki csak a Windowst ismeri, vagy csak azt kívánja használni.
Nem kompatibilisek a dokumentumok
Igen, az OpenOffice dokumentumait semmilyen más program nem olvassa be, és semmilyen más program nem ment ilyen formátumban. Miután a világon a Microsoft Office a PC-k több mint 70 százalékán megtalálható, az OpenOffice-nek nyilván ehhez kell alkalmazkodnia, ezért behívja és menti a DOC (szövegszerkesztő), XLS (számolótábla) és PPT (bemutató) formátumokat. Ennek során a Microsoft-dokumentumok a szerkezetük bonyolultságával egyenes arányban torzulnak. A Microsoft Office-dokumentumok az OpenOffice-ban való feldolgozás, majd onnan Microsoft formában való mentés során nem kívánt módon is megváltoznak. E változás mértéke elérheti a használhatatlanság szintjét, de le kell szögezni, hogy a mindennapos, egyszerű iratok esetében viszont semmilyen torzulás nincs az OpenOffice 2.0 alkalmazásakor a Word és a PowerPoint esetében.
Kétségtelen, hogy a torzulás mértéke az OpenOffice-változatok során sokat csökkent, de az is kétségtelen, hogy még mindig jelentős mértékben fennáll. A 2.0-s változatban valóban sokkal jobb a szövegszerkesztő és bemutatókészítő dokumentumok átjárhatósága, mint eddig. A számolótábláé eddig nagyon rossz volt, most még mindig elég rossz: vannak értelmezhetetlen függvények mindkét oldalon. Nagy akadály az OpenOffice számára, hogy a Microsoft lokalizálta (magyarra fordította) a függvényneveket is.
Az OpenOffice fejlesztőközösségének legfontosabb feladata e torzulások csökkentése. Miután a Microsoft is XML- (szabványos) alapú dokumentumformákra tér át, ezeket könnyebb lesz visszafejteni, tehát a torzulások a jövőben még kisebbek lehetnek.
A Windows „segíti” az Office-t, de az OpenOffice-t nem
Ez az, amiért a Microsoftot az EU rá szeretné kényszeríteni, hogy a Windows belső tulajdonságait megossza a szoftverfejlesztőkkel. Ugyanis a Microsoft a Windowst az Office érdekében alakítja, illetve az Office a Windowst olyan mélységben használja ki, amire a külső fejlesztők információ hiányában (az információ szándékos visszatartása következtében) nem képesek. Ezért a külső programok mindig rosszabbak (lassabbak, több memóriát foglalók, kisebb szolgáltatáskészletűek), mint a Microsoftéi – az OpenOffice is.
Ez a körülmény nem fog változni. Vannak arra mutató jelek, hogy a Microsoft kezdi tudomásul venni az OpenOffice létét, és több, a hátrányokat kihangsúlyozó tanulmányt készíttetett különböző piacelemző intézményekkel.
Az OpenOffice másképpen programozható, mint a Microsoft Office
A Microsoft – és ez sem közismert az „egyszerű” használók körében – nemcsak operációs rendszert és irodai programcsomagot, hanem szoftverfejlesztési eszközöket is gyárt. Nem meglepő, hogy ezekkel kizárólag Microsoft Windowshoz lehet alkalmazásokat fejleszteni, és erre a Microsoft eszközei a legjobbak. Megvannak a hasonló eszközök az OpenOffice-hez is, de ugyanolyan kevéssé ismertek, mint az OpenOffice maga. Lényegesen rosszabbul dokumentáltak, ezért sokkal nehezebben vehetők használatba, mint a Microsoftéi.
A Microsoft-alkalmazások programozhatósága (a makrók) szándékosan semmilyen módon nem vihető át az OpenOffice-ba, hogy ne örökítsék át a vírusokra való érzékenységüket. Ez egyrészt előny – az OpenOffice nem táptalaj –, másrészt hátrány, mert azokat a speciális kis programokat, amelyekkel az irodai alkalmazásokat az adott szervezet ügymenetéhez illesztik, újra, illetve nulláról meg kell írni.
Ennél nagyobb baj, ha az adott cégnek nem az egésze tér át OpenOffice-ra, mert akkor az irodai alkalmazásokat a vállalati rendszerbe kapcsoló köztesszoftverekből kétfélét kell megírni és karbantartani: az OpenOffice és a Microsoft-környezet számára. Ennek a költsége nehezen becsülhető előre, ezért a valós bevezetés nélkül nem dönthető el, tényleg annyival olcsóbb-e az OpenOffice.
A nyílt forráskódú üzleti modell jellegzetessége, hogy a szoftver ingyenes, de a hozzá kapcsolódó szolgáltatások nem azok. Ezért az ilyen szolgáltatást nyújtóknak nem érdekük, hogy a programozhatóság ugyanolyan széles körben dokumentált legyen, mint a Microsoft-világé. Az OpenOffice terjedése javíthat a helyzeten, az online elérhető információk mennyisége és minősége is folyamatosan javul.