Ha az interneten keresgélünk, több ezer olyan cikket és tesztet találunk, amely a gépkocsik, az étrendkiegészítők vagy akár a médiatervezés hatékonyságát vizsgálja, ugyanakkor szinte egyáltalán nincs elérhető elemzés azokról a rejtett vállalati költségekről, amelyek a minden átlagos íróasztalon megtalálható irodai eszközök alacsony hatékonyságából erednek.
Az elektronikai eszközök területén nap mint nap számos innovációval találkozunk – elég, ha csak a legújabb okostelefonokra gondolunk vagy az olyan készülékekre, amelyek több eszköz (például tablet és laptop) tulajdonságait ötvözik. Sőt, ma már a nyomtatók is majdnem olyan intelligensek, mint azok a készülékek, amelyekhez csatlakoznak. Az újonnan megjelenő, főleg digitális alapon működő eszközök tervezésénél egyre inkább a multifunkcionalitás az egyik fő irányvonal, de fontos szempont még a hatékonyság, a hosszú élettartam és az amortizációs költségek minimalizálása is.
A technológiai, elektronikus és digitális eszközök fejlesztésébe ölt pénz, idő és energia azonban jelentős kontrasztban áll az irodaszerek piacának tehetetlenségével, ahol a legtöbb márka és kereskedő évről évre ugyanazokat a régi termékeket kínálja. Ezek a termékek gyakran nemcsak vizuálisan hagynak maguk után kívánnivalót, de sokszor nem is működnek rendeltetésszerűen.
Még mindig túl sok papírt használunk
A papírmentes iroda a vállalkozások nagy része számára még mindig csupán távoli jövő, és az irodai papírhasználat továbbra is nagy piacot jelent.
A PricewaterhouseCoopers (PwC) könyvvizsgáló és tanácsadó cég szerint egy átlagos irodában évente 20 dollárt (körülbelül 6 ezer forintot) költenek el a munkabérekből arra, hogy minden dokumentumot iktassanak, 120 dollárba (36 ezer forintot) kerül a rosszul iktatott dokumentumok megkeresése (20 dokumentumból átlagban 1 elveszik), és 25 órát fordítanak arra, hogy ezeket az elveszett dokumentumokat újra elkészítsék.
A papírmenedzsment tehát nagyon is fontos, de úgy tűnik, a cégeket nem aggasztja annyira, mint amennyire ez szükséges lenne. Ahhoz ugyanis, hogy egy vállalkozás hatékonyan tudjon működni, az ott dolgozóknak ugyanazokat a magas követelményeket kellene támasztania a lyukasztókkal, tűzőgépekkel, irattálcákkal, rendező mappákkal vagy akár a lamináló készülékekkel szemben, mint a telefonokkal, laptopokkal vagy az asztali számítógépekkel szemben.
A saját márkás termékek ideje lejárt?
A Leitz a Vocatus tanácsadó cég bevonásával felmérést készített a mindennapi irodai eszközökkel összefüggő költségekről olyan nagyvállalatoknál, mint a Bosch és az IBM.
Az élethosszig tartó használatot szimuláló terméktesztek során abból a tapasztalatból indultak ki, hogy egy év leforgása alatt egy átlagos tűzőgépet 3000-szer, egy lyukasztót 2000-szer és egy átlagos emelőkaros iratrendezőt 2500-szor használunk. Az eredmények pedig igazán meggyőzőek voltak. Az olcsó, saját márkás termékek esetében a meghibásodások (elakadás, törés, papír összegyűrődése stb.) aránya összehasonlítva a Leitz termékeivel a következők szerint alakult: a tűzőgépek és iratrendezők esetében kétszer annyi, a lyukasztók esetében háromszor annyi hiba jelentkezett, a laminálók esetében hatszor annyi meghibásodás történt.
Ha mindezt lefordítjuk az anyagiakra (az újra elkészítésre fordított időt, az elrontott anyagok stb.), akkor a felmérésből az derült ki, hogy a teljes termékélettartamra vetített összköltség az olcsó, hagyományos tűzőgépek esetében 62 ezer forintra, a lyukasztók esetében 38 ezer forintra, az iratrendezők esetében pedig 46 ezer forintra emelkedett – beleértve a személyes időráfordítás, a felhasznált anyagok és a kicserélés költségeit is. A rosszabb minőségű eszközök használata tehát összességében jócskán megnöveli az irodai kiadásokat – összegezte az irodaszergyártó cég.
