A SharePoint Workspace-re olyan vállalkozásoknál lehet szükség, ahol bizonyos alkalmazottaknak időnként “offline módban” kell dolgozniuk olyan fájlokon, amelyeken esetleg másoknak is változtatásokat kell végrehajtaniuk. A SharePoint Workspace-ben néhány egérkattintással lehetőségünk van rá, hogy a SharePoint tárhelyen tárolt tartalmat a gépünkre mentsük. Miután lecsatlakozunk az internetről, folytathatjuk a munkát a dokumentumokkal. Később, amikor újra felcsatlakozunk, a szoftver elvégzi a szükséges szinkronizációs folyamatokat. A szolgáltatás a meghatározott normák szerint állítja össze saját verziónkat és a SharePoint szerveren tárolt, időközben esetleg mások által is módosított verziót, megalkotva belőlük egy teljesen új fájlt.
Mindig szinkronban
Bárkivel előfordulhat, hogy egy fontos dokumentumot kell létrehoznia, ami nem várhat, de az időpont és a helyszín nem a legalkalmasabb – például éppen egy repülőútra készül. Ilyenkor a SharePoint Workspace segítségével lehetősége van rá, hogy az indulás pillanatában lementi a fájl a SharePoint szerveren tárolt verzióját. A repülőút alatt, ahol nem feltétlenül érhető el az internetszolgáltatás, nyugodtan folytathatja a munkát. A leszállás után, amint ismét létrejön az internetkapcsolat, a SharePoint Workspace szinkronizálja a hordozható gépén készített fájlt az online tárolt változattal, és az ugyanott tárolt fájlok újabb verzióit is letölti, amelyeket mások módosítottak az utazás ideje alatt.
Az SharePoint online szolgáltatásai, amelyekben online tárolhatjuk, oszthatjuk meg és szerkeszthetjük a dokumentumokat, kiegészülnek a Workspace szolgáltatásaival is, támogatva a szóban forgó állományokkal végzett offline munkát.
A SharePoint Workspace 2010 különösen előnyös lehet olyan szervezeteknél, ahol egyes kollégák rendszeresen dolgoznak internetkapcsolat nélkül, vagy nem rendelkeznek a többi munkatársnak biztosított hálózati biztonsági engedélyekkel.
