A Koppányi & Tényi Ügyvédi Iroda, az infokommunikációval összefüggő területek szakértője a székhelyén üzemelő rendszerrel szemben olyan új megoldást keresett, amely hatékonyan támogatja a dokumentumkezelést és a csoportmunkát is. Végül a Microsoft BPOS (az Office 365 elődje) szolgáltatására esett a választásuk.
Az iroda működésében fontos szerepet játszik a projekt-alapú munkavégzés, valamint az intenzív kommunikációs és masszív adattárolási igények. Emellett fontos számukra a mobil munkavégzés lehetősége, és a hozzá kapcsolódó fokozott adatbiztonság. Az iroda eleinte az internetszolgáltató által biztosított POP3-as, közvetlen e-mail kapcsolatot használta, és a levelezéshez hasonlóan a fájlmegosztás is székhelyen történő, szerveroldali támogatás nélkül működött.
Nem sokkal később egy fájlszervert állítottak munkába, majd bevezették a levelező- és fájlkiszolgálót is tartalmazó Microsoft Small Business Servert. Az Outlook Web Accessen keresztül távolról is elérhető levelezés a megosztott mappákkal együtt előrelépést jelentett a korábbiakhoz képest, azonban a dokumentumkezeléssel, verziókövetéssel és a ráfordított munka mérésével kapcsolatos igényeket nem oldotta meg teljes mértékben. Így további megoldásokra volt szükség, ráadásul a választott szolgáltatásnak fontos feltételeket kell teljesítenie.
“Web 2.0-s megoldásokkal is kísérleteztünk a közös dokumentumkezelés és szerkesztés terén, de ezeket a wiki felületeket nem tudtuk összekapcsolni más rendszereinkkel” – magyarázta dr. Tényi Géza ügyvéd. “Kipróbáltuk a Google Apps szolgáltatást is, amelyet azonban nem találtunk eléggé biztonságosnak. Az ügyvédi irodákra vonatkozó titoktartási előírásokat szem előtt tartva úgy láttuk, hogy a felhasználási feltételek nem tartalmazzák a szükséges garanciákat.”
Közös munka az interneten át
Szerencsére pont ebben az időszakban jelent meg a Microsoft Business Productivity Online Suite (BPOS) szolgáltatás Magyarországon. A Microsoft-partner Master-Hardware Kft. közreműködésével a Koppányi & Tényi Ügyvédi Iroda kevesebb mint egy hét leforgása alatt, az elsők között állt át a BPOS szolgáltatás részét képező Microsoft Exchange Online és Microsoft SharePoint Online használatára.
“Korábbi, VPN kapcsolaton keresztül elért szerverünkhöz képest a BPOS 20-30 százalékkal rövidebb válaszidőket ad a kollégák közötti kommunikáció és együttműködés során” – emelte ki dr. Tényi Géza. “A megosztott információkat gyorsabban eljutathatjuk egymásnak, a válaszok hamarabb érkeznek, munkánk lényegesen hatékonyabbá vált.”
A korábbi dokumentum-megosztási megoldás nem csak a nagy adatforgalom miatt okozott fejfájást, de a verziókövetés terén sem volt igazán előnyös. A BPOS RSS funkciója azonban feleslegessé teszi a levelek csatolmányaként megoldott dokumentum-küldözgetést, mivel folyamatosan tájékoztatja a felhasználókat a változásokról, így egyszerre gyorsabb és áttekinthetőbb lesz a munkavégzés.
Nem csak levelezés
A munkatársak a levelezésnél jóval sokrétűbb funkciókat használnak az Exchange Online és az Outlook segítségével. Így kezelik és osztják meg az ügyfelek és más szakmai kapcsolatok kontaktinformációit, valamint a naptárbejegyzéseket és a feladatokat. Ez a találkozók megszervezéséhez és a munka időalapú elszámolásához is hasznos, korábban nélkülözött támogatást ad. A web- és videókonferenciákat lehetővé tevő Live Meeting pedig azonnali, hatékony kapcsolattartást biztosít az egymástól épp távol dolgozó kollégáknak.
A felhasználás előnyei mellett a költségek terén is kellemes csalódást okozott a BPOS bevezetése. “A bevezetéshez szükséges hardver- és szoftverberuházás előzetes becslésünk szerint a bruttó 3-500 ezer forintot is elérte volna, a támogatási díj nélkül” – összegezte dr. Tényi Géza. “A BPOS havi előfizetési díja ezzel szemben nem haladja meg azt az összeget sem, amellyel a fix IP-cím havonta növelte volna az internet-elérés árát, további költséggel pedig egyáltalán nem kell számolnunk.”
