A SharePoint Online, a Microsoft SharePoint 2010 online verziója az Office 365-tel együtt biztosítja a dokumentumok és fájlok online tárolását és menedzselését. A telepített verzióval közel egyenértékű online változat biztonságosabb munka- és tárhelyet szolgáltat, mivel az adatokat redundánsan, földrajzilag is szétszórt adatközpontokban tárolja. Ezzel a megoldással már arra sincs szükségünk, hogy vállalkozásunk minden épületébe a SharePoint Server 2010 külön példányát telepítsünk, hiszen elég feliratkozni a SharePoint Online szolgáltatásaira.
A SharePoint Online használata azoknak sem fog gondot okozni, akik korábban a SharePoint Server korábbi, telepített verzióit használták, hiszen szolgáltatásaiban és kezelőfelületében is nagyon hasonló. A felületet úgy alkották meg, hogy a manapság népszerű böngészők közül többet is támogasson, így elérhető Internet Explorerrel, Firefoxszal vagy Safarival is.
A SharePoint Online tökéletes környezetet teremt a jól megszokott Office alkalmazásokkal való munkavégzésre, de a munkához a SharePoint közösségi szolgáltatásain keresztül is segítséget is kaphatunk. Az elkészült anyagokat eközben biztonságosan tárolhatjuk és bárhonnan elérhetjük.
Egyszerű munkafolyamatok
A SharePoint Online közös infrastruktúrát biztosít a vállalat valamennyi webhelyének, így a dokumentumok megosztása mellett közösen kezelhetjük a projekteket, vagy információkat tehetünk közzé ügyfeleink számára. Mukatársaink közül bárki hozzáférhet a különböző adatbázisokban, jelentésekben és üzleti alkalmazásokban szereplő információkhoz, könnyedén megszerezve a döntéshozatalhoz szükséges adatokat. Az együttműködési eszközök, illetve a felügyeletükre szolgáló összevont platform megkönnyítik az ötletek megosztását és a közös munkát.
Programozás nélkül készíthetünk egyedi üzleti megoldásokat, hiszen létrehozásukhoz különféle eszközök és építőelemek állnak rendelkezésünkre. A tartalomkezelés sem okozhat problémát, hiszen a dokumentumtípusok, a megőrzési házirendek, a tartalom automatikus rendezése és más funkciók segítségével megfelelőségi szabályokat állíthatunk be a “színfalak mögött”, miközben munkatársaink a megszokott módon dolgozhatnak a Microsoft Office rendszerben. A korábbi zűrzavarban a keresőszolgáltatás tesz rendet, amelyben a relevancia, a pontosítás és a közösségi jelzések egyedi kombinációja megkönnyíti a munkához szükséges információk és személyek fellelését.
Okosabb dokumentumok
A SharePoint Online a korábbi SharePoint változatokhoz hasonlóan Dokumentumtárakat használ az információk rendszerezésére, tárolására. Ennek alapvető építőkövei a listák és a tárak: az egyik elemek halmazát jelenti, amelyeket tulajdonságokkal láthatunk el, a másik pedig egy speciális lista, amelynek fájlok az elemei. Ezekhez különféle SharePoint tulajdonságokat rendelhetünk, kialakítva egy logikai egységet, amely szorosan kapcsolódó másra hivatkozó dokumentumokból áll.
Az ilyen dokumentumtárakban egy helyen tárolt adatok lehetnek például a cég megrendeléseit, a hozzájuk tartozó kifizetéseket, számlákat és teljesítési határidőket tartalmazó Office fájlok. Mindez nagy segítséget jelenthet benne, hogy jól strukturált módon tárolhassuk a dokumentumainkat, és egy adott munkafolyamathoz tartozó, különféle típusú fájlokat egyszerre kezelhessük.
