A megosztott naptárakkal az értekezletek, tárgyalások szervezése gyerekjátékká válik. A csapatmunka sokkal hatékonyabb lesz, mivel mindenki tudja, hogy mikor, ki, merre jár. Még akkor is tisztában lehet az alkalmazottak napirendjével, ha sokat tartózkodik házon kívül.
A mobilköltségek drasztikusan csökkenthetők az online videokonferencia segítségével. Tárgyalás közben megosztható a képernyőkép, így a többi résztvevőnek is bemutathatja prezentációját. A távoli munkatársak közötti kapcsolattartás és a közös munka ilyen formán hatékonyabb és költségkímélőbb lesz, ráadásul a kapcsolattartás is sokkal személyesebbé válik.
Nem kell olyasmiért fizetnie, amiért nem muszáj, például a telefonálásért sem. A partnerekkel és a távoli telephelyekkel való kapcsolattartás az interneten bonyolított telefonhívással vagy üzenetküldéssel történhet.
A 99,9 százalékos elérhetőség révén sohasem kell aggódni, hogy a levelezőrendszer összeomlik. Az elveszett fájlok egy gombnyomással visszaállíthatók. Vírus- és spamvédelemért nem kell rendszergazdát foglalkoztatnia: dokumentumai felett a többszörös szűrő és víruskereső motorokat tartalmazó Microsoft Forefront Online Protection for Exchange őrködik.
Közös dokumentumok
A csoportmunka-szolgáltatás segítségével ugyanazokon a fájlokon egyszerre többen is dolgozhatnak. Átláthatóvá válnak a dokumentumfrissítések, látható, hogy ki, mikor, mit dolgozott. A változtatások jól lekövethetővé válnak, a véletlenül törölt elemek egyszerűen visszaállíthatók az eggyel korábbi változatra. A dokumentumokhoz munkafolyamatokat (jóváhagyás, véleményezés stb.) is csatolhat. Többé névjegykártyákat sem kell cipelni, hiszen azok akár telefonról is elérhetők. Ráadásul az e-mailekhez hasonlóan ezek is automatikusan frissülnek mind a PC-n, mind a mobilon.
A felhasználónkénti 25 gigabájtos fiókok jócskán felülmúlják az ingyenes, de még a fizetős levelezőszolgáltatások nyújtotta kereteket is. Ha ekkora méret sem lenne elég, akkor a beállítható megőrzési politikával automatikusan archiválhatjuk az üzeneteket. Ha nincs szükség ekkora tárhelyre, akkor az 5 gigabájtos és az 500 megabájtos lehetőségeket is választhatjuk.
Nem kell beletanulnunk új alkalmazások kezelésébe, mivel az Exchange Online a jól ismert Outlook felhasználói élményt nyújtja: biztonságosan használhatjuk a Microsoft Outlook 2010 és 2007 összes funkcióját.
