Sűrű programnak néz elébe az a kommunikációval vagy marketinggel foglalkozó szakember, aki az őszi rendezvények mindegyikén részt szeretne venni. BrandFestival Visegrádon, Országos reklám- és marketingkonferencia Egerben, majd néhány budapesti rendezvény októberben: Időgazdálkodás a kommunikációs szakmában, Szponzorációs Symposium, PR-stratégia, taktika, tervezés és végrehajtás, PR- és marketingtevékenység a versenyképesség szolgálatában, Média- és kríziskommunikációs tréning… Sokan pedig nem maradhatnak le a tihanyi Internet Hungary 2008-ról sem. A listán végigérve még mindig csak október közepét írunk, azaz minden hétre jut legalább két-három rendezvény, amelyek közül több üti egymást időben, s a program tüzetesebb vizsgálatával kiderül, a témákban is van némi átfedés. A konferenciadömping más területeken is tetten érhető: tucatnyi rendezvény akad mezőgazdasági, IT- vagy egészségügyi témában is az ősz folyamán.
Nyomás alatt
A szervezők palettája legalább annyira színes, mint a rendezvényeké. A klasszikus konferenciaszervezésre szakosodott cégek mellett egyre több médium is beszáll az üzletbe. A Budapest Business Journal, a Világgazdaság vagy a Figyelő már régi motorosnak számít – tudtuk meg Szathmáry Melindától, az IIR Hungary PR-vezetőjétől, de van számos új belépő is, ilyen a piacon tavasszal megjelent Menedzsment Fórum. A vezető szerint az ilyen típusú események inkább a presztízsről szólnak, anyagilag nem feltétlen kifizetődők, a piaci versenyt viszont fokozzák, miközben a nagy szervezőcégek „betevője” veszélybe kerül. A többéves tapasztalat, a magas minőség és a kiépült ügyfélkör előnyt jelent a rendezvényszervezők számára, és az is hasznos lehet, ha újításokkal állnak elő. Az IIR flottamenedzsmentről szóló konferenciáján például tesztvezetésre is lehetőség nyílt. A küzdelem mindezek ellenére egyre élesebb, az életben maradáshoz taktikai lépésekre is szükség van. A vállalatnak szakítania kellett korábbi hagyományával, s csak negyedévre előre közöl részletes tematikát rendezvényeiről, mivel előfordult, hogy egy új piaci szereplő azonos programmal jelent meg. De jelentős átfedést tapasztalhattunk két nagy tavaszi rendezvény, az Interaktív Marketing konferencia és a Digitalbrand között is. Olyan történet is ismert konferenciaszervezői körökben, hogy a meghívott előadó vállalata ugyanazon a napon ellenkonferenciát szervezett. Sokan ebbe a kategóriába sorolják az ominózus TV2-s lovagi tornát is.
Elmaradó honorok
Míg a konferenciaszervezőknek az erősödő verseny miatt kell aggódniuk, addig a cégek a kínálat miatt foghatják a fejüket. A legtöbb vállalatnál adott költségkeretből kell kigazdálkodni a részvételt, számszerű korlát nincs. „Egyéni érdeklődési kör és munkaterület alapján van lehetőség konferenciarészvételre tanulás, kapcsolatépítés céljából. Mindkét változatra van költségkeret a vállalatnál. A közvetlen vezetővel kell egyeztetni, és együtt határoznak a részvételről” – mesélte Dancsi András, az Avaya Magyarország ügyvezetője. A vállalat inkább előadóként van jelen a rendezvényeken, ilyen esetben pedig az értékesítési lehetőségeket mérlegelik a felkérések elfogadásakor. Mivel gombamód szaporodnak a konferenciák, így egyre sűrűbben kapnak előadói felkérést a közép- és felső vezetők, közülük pedig bajos a választás. Nagy Bálint, a Vodafone kommunikációs igazgatója szerint az előadói felkéréseket illetően sajátos a hazai gyakorlat. Előfordul, hogy tényként közlik a vezetővel, hogy egy adott konferencián előad, azaz elmarad az előzetes felkérés. „Ezt megspékeli az a sajátos kelet-európai szokás, hogy az előadó, ha gazdagabb vagy nagyobb vállalattól érkezik, még – szponzori minőségben – fizethet is azért, hogy a tudását megosztja a közönséggel, akik egyébként a részvételért borsos díjat is fizettek a szervezőknek. Előadói honorárium fő szabályként szóba sem jön” – sommázta a helyzetet Nagy Bálint.
Élmezőnyben
Hogy egy vállalat melyik konferenciára küldje a dolgozóit, az nem csak a hazai kínálat nagysága miatt okoz fejfájást, a palettát tovább színesítik a nemzetközi konferenciák. Igaz, ezek nagy része általában a cégek egészét nem, csak a vezetői kört érintik. Budapest a Nemzetközi Konferenciák Szövetsége (ICCA) által készített világranglistán 2007-ben is a kiemelkedő, hatodik helyen végzett. A legkedveltebb konferenciahelyszín nyugati szomszédunk, Bécs lett, amelyet Berlin és Szingapúr követ. „A magyar tudományos élet még mindig híres” – világít rá hazánk népszerűségének egyik okára Sztojanovits Kristóf, a Magyar Turizmus Zrt. termékcsoport-felelőse. A nemzetközi elnökségi székekben ülő magyar vagy magyar származású koponyák lobbiereje jelentős, sok konferenciát sikerült az országba csábítaniuk. De mindez önmagában kevés lenne, ha Magyarország nem bizonyulna versenyképesnek más területeken. „Bár sok esetben a szolgáltatások ára megegyezik a nyugatiakéval, azonban több esetben még mindig megfigyelhető az árelőny, például a szállodáknál vagy az étkezéseknél” – magyarázta a vezető. Míg nálunk négy-, ötcsillagos szállodákban szállásolják el egy-egy konferencia résztvevőit, egy hasonló rendezvény látogatói Párizsban két-, háromcsillagos hotelszobákban „sínylődnek” a többnapos rendezvényeken. A borsos hotelárak pedig több szegényebb régióbeli országot visszatartanak attól, hogy nemzetközi konferenciákon vegyenek részt.
Ugyan vidéki helyszínek választásával még tovább lehetne faragni a költségekből, a rendezvények több mint nyolcvan százalékát a fővárosban tartják. Sztojanovits Kristóf szerint ebben nincs semmi meglepő, egyszerűen ezen a területen is érvényesül a főváros dominanciája, s a helyszínek kapacitása szintén Budapesten a legnagyobb. Emellett geopolitikai, közlekedési szempontok is szerepet játszanak, s azt sem szabad elfelejteni, hogy a tudományos élet kiválóságai is emberek, azaz befolyásolja őket a nemzetközi vonzerőt jelentő turisztikai látnivalók száma, a régió is.
Érdekesség, hogy a nemzetközi konferenciákról szóló negyedévente készülő felmérés 2008. második negyedéves adatai szerint folyamatosan nő a nemzetközi szervezésű események száma. Mindezt a piac központosodásával és azzal magyarázza az MT Zrt. szakértője, hogy a konferenciarendezés is bizalmi alapon működik. A nemzetközi szövetségek ügyeit sok esetben olyan irodák viszik, amelyek konferenciaszervezéssel is foglalkoznak, s ilyen esetben egyértelmű, hogy ki kapja a megbízást. De mindez törvényszerű, és Sztojanovits Kristóf szerint ugyan jobban örülnénk, ha a magyar szervezők több megbízást kapnának, de végső soron nem a szervező állampolgársága, hanem az a legfontosabb, hogy idehaza rendezzék ezeket az eseményeket. A hazaiak helyismeretére pedig szinte minden esetben szükség van, mert ha a szervezés – amely nemzetközi standardok szerint történik – zökkenőmentesen is zajlik, a közlekedésnél a külföldi rendezők elvéreznek. Csak egy magyar tud segíteni abban, hogyan szállítsanak át több száz főt a város egyik végéből a másikba.
