Az egyik ember képes eredményesen beosztani az idejét, míg a másik az estéket és a hétvégéket is az irodában tölti. Kell-e mondani, hogy ez utóbbi a saját életét, teljesítményét rombolja, s nagy esélye van rá, hogy túlhajszoltsága néhány éven belül súlyos fizikai tünetek, betegségek képét öltse? A hatékonyság fejleszthető!
Tervezni, delegálni
A hatékonyság alapja a tervezés; napi szinten és az egész élet szintjén is – állítja Pozvai Zsolt, a teljesítménymenedzsment-tanácsadással foglalkozó Develor Tanácsadó Zrt. vezérigazgatója. Fontos, hogy a menedzsernek legyen pályaképe, amelyben felvázolja, meddig képes és akar nagyon keményen dolgozni a sikerért, milyen életkorban akar bizonyos pozíciókat elérni, és mikorra várható a családalapítás, ami érthető módon a férfiaknál is visszafogja a munka lendületét.
Bár a napi szintű tervezés, a naptárkezelési és időbeosztási technikák elsajátítása is lényeges, amikor egy cégvezető időmenedzsment-tréningre jelentkezik, legtöbbször az derül ki, hogy a gondok gyökere nem itt rejlik – mondja Pozvai Zsolt. Az esetek többségében inkább arról van szó, hogy a tornyosuló feladatokkal küzdő menedzser nem képes kezelni a napközbeni megzavarásokat. Például a hirtelen bejövő telefonokat, a kollégák kérdéseit.
Vagy a feladatok delegálásával vannak nehézségei.
Ha a vezető olyan feladatokat végez, amelyek sokkal inkább a beosztottak felelősségi körébe tartoznának, annak igen sokszor az az oka, hogy nem bízik eléggé a munkatársaiban. Holott a tapasztalatok szerint csak annyi a titok, hogy megfelelő információkkal kell átadni a feladatot:
meg kell nevezni, ki a felelős a feladat elvégzéséért; azt is tegyük világossá, hol találja meg munkatársunk a feladat elvégzéséhez szükséges információkat, és szükség esetén kitől kaphat segítséget; a határidő nélküli feladat nem feladat, tehát el kell dönteni, mikorra várjuk a kész munkát; minél részletesebben közöljük azt is, milyen formában várjuk a kész anyagot, s hogy pontosan mit várunk; kérdezzünk vissza, minden világos-e, s el tudja e végezni az illető azt, amivel megbíztuk.
Magánélet is van
A tervezésnek nagyon fontos része az is, hogy mindig hagyjunk helyet a napirendben a családi programoknak, a hobbinak, a kikapcsolódásnak. Aki az egész napot munkaidőnek tekinti, annak fizikai és lelki kockázatokkal is számolnia kell. Dr. Radics Judit pszichiáter szerint például a szabadidős programok hiánya, az egyre inkább elhatalmasodó munkamánia a világszerte menedzserbetegségként elismert kiégésszindróma első jele is lehet.
A beosztottaktól sem lehet elvárni, hogy egész életüket a munkahelyükön töltsék. Egyre több nagy cég ismeri fel, hogy a vállalatnak egyáltalán nem hasznos, ha a munkatársak állandóan túlóráznak: a kiégett munkavállaló motiválatlan, nincsenek új ötletei, ha pedig túl sokáig tart a feszített tempó, előbb-utóbb betegállományba kerül, vagy egyszerűen elhagyja a céget. Ennek ellenére ma még sok helyütt „divat”, hogy az alkalmazottak addig nem mennek haza, amíg a főnök is bent ül az irodában.
Pedig a teljesítményt nem a munkahelyen eltöltött idő határozza meg: némi szervezéssel elérhető, hogy a nyolcórás munkaidőbe is beleférjen minden, ami a feladatok elvégzéséhez szükséges.
Négy pilléren
Pozvai Zsolt szerint a munkahelyi hatékonyságnak négy alapvető eleme van: Nagyon fontos, hogy a cégnek legyenek stratégiai, éves és rövid távú tervei, és ezeket bontsák le az egyének szintjéig. A munkavállalónak is pontosan tudnia kell, mit várnak tőle az adott időszakban. Az emberek kiválasztása is döntő tényező. A hatékonyságot a megfelelő vezetői képességekkel rendelkező középvezetők tudják a legjobban segíteni. Ők képesek motiválni az embereket, kiosztani a feladatokat és megfelelő visszajelzést adni az elvégzésükről. A jó vezető általában jó csapatot állít fel, a jó csapatmunka pedig a hatékonyság legfontosabb pillére. Az értekezleteknek legyen világos céljuk (döntsük el, hogy tájékoztatni kívánjuk a munkatársakat, vagy konkrét döntést szeretnénk meghozni, esetleg új ötletekre van szükség). A megtárgyalandó anyagot mindenki kapja meg időben, és készüljön is fel az értekezletre. Ily módon jó eséllyel elkerülhető az időrabló, értelmetlen szócséplés. A csapaton belüli konfliktusok kezelése sem kikerülhető, a cégen belüli ellenségeskedés, fúrás ugyanis nagyban visszaveti a teljesítményt. Nagyon fontos, hogy legyen kultúrája a viták nyílt, de személyeskedés nélküli rendezésének.
Ossza be a munkaidőt!
– Előző nap délután gondolja át, mi lesz a másnapi program, milyen feladatok állnak ön előtt.
– Először a nagyobb, fontos feladatokat tervezze be, nehogy a sürgős, de nem fontos apróságok elvegyék az időt előlük.
– Legyenek a napban „tiltott területek”, amikor senki sem zavarhatja meg: ilyenkor jut idő a stratégiai feladatokra vagy az igazán elmélyült munkára.
– Legyen egy „standby feladatlistája” az elvégzendő apróságokról: ha váratlanul felszabadul félórája, máris elintézhet valamit.
– Ne cetlikre, hanem egy füzetbe jegyzeteljen, így a jegyzetei mindig kéznél vannak, nem tűnnek el.
– A nagyobb, nemszeretem feladatokat darabolja kisebb szakaszokra, így máris áttekinthetőbbek és vállalhatóbbak.
Küzdjön a kiégés ellen!
A kiégés egy idő után szinte elkerülhetetlen következménye a folyamatos, pihenés nélküli munkának, a magánélet és a szabad idő hiányának, vélekedik dr. Radics Judit pszichiáter. Paradox módon a kiégés első, mások által is felismerhető tünete mégis az, hogy az érintett egyre több időt tölt a munkájával, nem érdeklik a korábban szívesen űzött szabadidős tevékenységek, elhanyagolja a családját, barátait. Gyakran figyelhető meg az agresszívabbá válás vagy az erősödő szorongás, valamint az alvászavar, a gyakori éjszakai felébredés is. Ha nem sikerül kikerülni az ördögi körből, előfordulhat, hogy az érintett alkohollal, droggal próbálja oldani a véget nem érő feszültséget, vagy épp kalandokba, viszonyokba menekül. Ekkor már megjelenhetnek a testi tünetek: magas vérnyomás, szívritmus-problémák, gyomorfekély, emésztési vagy szexuális zavarok. A további túlterhelés olyan végzetes betegségek kialakulásához is vezethet, mint a rák, az agyérgörcs, az infarktus.
A szakember a következőket ajánlja mindazoknak, akiket a kiégés fenyegethet:
– Érdemes részt venni a menedzserszűréseken, mivel itt is fény derülhet a figyelmeztető fizikai tünetekre. Ezek kezelését ne hanyagolja el!
– Tanulja meg a hatékony munkaszervezést és a munkaidő beosztását. Csak akkor túlórázzon, ha ez valóban elkerülhetetlen.
– Tervezzen be pihenőidőket, szabadidős programokat, amelyeket tartson is be ugyanolyan szigorúan, mint az üzleti határidőket.
– Éljen a cég által biztosított rekreációs lehetőségekkel.
– Fogadja el környezete támogatását, véleményét: lehet, hogy ők már felfigyeltek arra, amire ön még nem.
– Ha egyedül nem megy, forduljon bátran szakemberhez: pszichológushoz, pszichiáterhez
