Már az elején nagyon el lehet rontani, ezért érdemes többszörösen figyelni a toborzás és kiválasztás folyamatára. Egyre több vállalkozás kezeli egy kollégára bízva, elkülönítve az emberierőforrás-menedzsment területét, de akik ezt nem engedhetik meg maguknak, azoknak is hasznos átgondolni, amit Churchill mondott: „amit érdemes csinálni, azt érdemes jól csinálni”. Ezért már a munkaerőhiány felmerülése előtt szükséges megfogalmazni a vállalkozás emberierőforrás-stratégiáját, a munkakörök megfelelő kialakításával megvizsgálni jelenlegi és jövőbeli igényét.
A kis- és középvállalkozások vezetői legtöbbször felismerik a munkaerő hiányát, első reakcióik azonban különbözőek.
Vannak rossz beidegződésű, saját félelmeiket beteljesítő, örök kisvállalkozók, akik nem bíznak embereikben, nem képesek kiengedni kezükből a gyártás, az irányítás és az ellenőrzés folyamatát. Ők sem közepeset, sem nagyot nem mernek álmodni.
Mások gondolkodás nélkül vágnak bele a dolgokba, majd hosszú, kimerítő vágta után csalódottan, a semmi sem történt érzésével zuhannak vissza korábbi kiindulópontjukba. Ők állandó köröket futnak, eredményük csak annyi, hogy láthatják a siker kapuját.
Szükséges-e?
Aki nem szeretne kényszerből toborozni
• Tervezze meg, időszakonként és célokhoz kapcsolódóan vizsgálja felül emberierőforrás-stratégiáját!
• Dolgozzon ki aktív kapcsolattartási formákat leendő munkavállalókkal! (Saját honlapon meghirdetett álláslehetőségek, eseti nyílt napok, állásbörzéken való részvétel, szakiskolákkal való kapcsolattartás.)
• Tervezze meg jelenlegi alkalmazottai karrierjét!
• Dolgozza ki a cégen belüli folyamatos képzések rendjét!
• Építsen ki mentorrendszert!
• Folyamatosan vizsgálja a munkahatékonyságot és a teljesítményt!
• Tartson fenn aktív és kétoldalú kapcsolatot munkavállalóival!
A kapun való belépéshez – akárhány embert foglalkoztatunk – a következőket kell átgondolni:
Milyen irányból jött a munkaerő igénye?
„Alulról” (alkalmazottaktól), „felülről” (vezetőktől), mindkét fél igényét egyesítve? Hogyan állt elő a helyzet, hogyan lehet később megelőzni, megspórolni a toborzás folyamatát, költségeit? Valóban jogos, megalapozott az igény?
Az egyoldalúan támogatott igényt tesztelni kell a másik oldal és lehetőség szerint a működés objektív adatainak segítségével. (Különösen a csak felülről támogatott igénynél.) A munkaerőhiány valóban csak munkaerőfelvétellel oldható meg?
Rövid vagy hosszú távú igények vannak? Milyen a pénzügyi megtérülés hosszú távon? Megoldható-e a probléma munkaerő-átszervezéssel, időszakos, fizetett túlórával; képzéssel; hatékonyabb munkafolyamattal, időszakosan alkalmazott szakértővel, gépesítéssel? Reálisak még a megvalósítandó célok? (Kis- és középvállalkozói helyzeti előny a témáról való gyors kommunikálás a vezetőkkel és az érintett alkalmazottakkal is.) Létezik-e a munkaerőpiacon igényeinknek megfelelő jelölt?
A feladat valóban egy ember teljes, jól körülhatárolt, számon kérhető munkaköre? Milyen típusú munkaerőre van szükség?
Teljes állású, részmunkaidős? Alkalmazottat vagy alvállalkozót keressünk?
Ha a válaszok után valóban csak az új alkalmazott felvételének lehetősége maradt, akkor elkezdhetjük gyűjteni leendő hadseregünket, szigorúan a toborzásra, költségeire, kezdeti lépéseire koncentrálva. Hiszen nem mindegy, milyen költséggel jár igazgyöngy munkaerőnk megtalálása, felkutatása.
Költségek és toborzási források
Számolni kell médiaköltségekkel (hirdetés, egyéb megjelenések), járulékos költségekkel (telefonhívások, levelek, értesítések díja, nyilvántartó rendszer kialakítása). Ha van külső szervező, bevont alvállalkozó, tanácsadó, akkor azok költségével.
A tervezett vagy meglévő munkakör betöltése két alapvető irányból történhet. Külső pályázó vagy belső ember alkalmazása (áthelyezés, előléptetés). Mindkettőnek megvan a maga előnye és hátránya. De jól tervezett emberierőforrás-stratégiánkat, a motiválást jobban segíti, ha belső embert nevezünk ki megfelelés esetén. Ha mégis külsőst akarunk, indulhat a toborzás.
—-A toborzást megelőző lépések—-
A teendők: toborzási terv készítése; igények, elvárások megismerése; munkaköri leírás megfogalmazása; toborzásban részt vevők körének meghatározása.
Felhívást kell kibocsátani a munkakörről különböző médiumokban, belső és külső információs helyeken. Számolni kell a következőkkel: a megjelenés időbe telik, a hirdetés elkészítése idő és költség, a jelentkezés határidejének igazodnia kell a megjelenéshez. Lehet kérni motivációs és ajánlólevelet, önéletrajzot (szakmait és részleteset), pályázati anyagot stb. Figyelni kell azonban a személyes adatok és a pályázó szellemi tulajdonának védelmére.
Jelentkezések fogadása
A legmegfelelőbb ember kiválasztásához legalább három–négyszeres túljelentkezés kell. Felső vezetők esetén sokan 10-szeres túljelentkezésre esküsznek.
Ha a jelentkezők száma magas, többfordulós felvételi folyamat is lehetséges, egyre magasabb szinten dolgozó vezetők bevonásával. Ilyenkor kell eldönteni: meg tud-e felelni a jelölt a követelményeinknek, megfelelnek-e paramétereink a jelöltnek, be tud-e illeszkedni a jelölt a csapatba?
(A felvétel előtt többen úgynevezett sátortesztet alkalmaznak, ahol a leendő kolléga a már meglévőkkel dolgozik le egy napot.) A személyes találkozások leggyakrabb formája az interjú. Tesztelhetünk is, de figyeljünk arra, hogy minden jelentkező ugyanazt a tesztet, feladatot, próbát kapja!
Írásos ajánlattétel
Ha megtaláltuk az ideális jelöltet, s sikerült megegyezni a feltételekben, szerződésben kell azokat rögzíteni. Ne feledkezzünk el az alábbi elemekről: munkakör pontos megnevezése, munkáltatói jogkör gyakorlója, közvetlen felettes, munkavégzés helye, alapbér összege, pótlékok, béren kívüli juttatások, korábbi kötelezettségek átvállalása (például: lakáshitel, tanulmányi szerződés), munkába állás tervezett időpontja, ajánlattételünk érvényessége, aláírási lehetőség helye, ideje, kapcsolattartója.
Mindig legyen tartalékjelölt arra az esetre, ha elsődleges jelöltünk visszatáncol!
Munkába állás
Fontos segíteni a betanulás időszakát, megismertetni a céget, céljait, stratégiáját, kultúráját, filozófiáját.
Az elutasított jelentkezők értesítése. Ne felejtsük el, sokan elhanyagolják a lépést!
Emberierőforrás-stratégiánkat időről időre át kell gondolni, aktuális terveinkhez igazítani, így fontos beosztású kollégánk távozása sem veszélyezteti cégünk működését. A toborzás folyamata olyan, mint a szerelem. Nem elég a jelölteket meglátni és megszeretni, meg is kell tudni tartani a felvetteket.
