A számlázási szabályok körül még mindig sok a pontatlan ismeret. Ennek oka leginkább az előírások téves értelmezése. Ezen az adóhatóság közleményekkel igyekszik javítani.
Vannak tipikusnak mondható hibák, mint például a javítási lehetőségek helytelen alkalmazása. De azok sem járnak el helyesen, akik csak elektronikusan, például e-mailben küldik el az egyébként szokványos programból előállított számlájukat.
A számlát befogadónak is oda kell figyelnie, mert a megfelelő bizonylatolás lényeges kritérium az általános forgalmi adót érintő kérdésekben. Az áfalevonási joggal ugyanis kizárólag az előzetesen felszámított adó összegét hitelesen igazoló dokumentum birtokában lehet élni – ilyen a vállalkozás nevére szóló számla, egyszerűsített számla is.
Kötelező elemek
Mi változott, mi nem?
Januártól elég a kiállítás dátumát feltüntetni a számlán, ha az megegyezik a teljesítés időpontjával.
A számítógéppel előállított számlát ki kell nyomtatni, nem elég csak elektronikusan továbbítani.
Már nem kötelező feltüntetni a fizetés határidejét és a fizetési módot.
A számítógéppel előállított számlák alaki hibáját kézzel nem lehet javítani, csak stornírozással.
A tavaly decemberi törvénymódosítás után a kibocsátott számlában a teljesítés időpontját csak akkor kell külön feltüntetni, ha az egyébként eltér a kiállítás dátumától. Így egyéb esetben a számla kibocsátási dátuma tekinthető a teljesítés dátumának.
Nem kötelező továbbá feltüntetni a fizetés határidejét és a fizetési módot sem. A módosítást az indokolta, hogy a vonatkozó uniós direktívánál bővebb adattartalmat követelt a magyar jogszabály, s ez nem lehetséges.
Nem tilos azonban a felsorolt adatokat feltüntetni. Nem kötelező tehát kevesebb adattal kiállítani a számlát, és nem kell átállítani a számlázó szoftvereket vagy újranyomni a nyomtatványokat.
Az új közlekedési eszköz másik tagállamba történő értékesítése esetén kiegészítő információkra is szükség van. Ezek: a másik tagállamba történő értékesítés ténye, az első forgalomba helyezés időpontja és a futott kilométerek száma. Ha az adó fizetésére úgynevezett pénzügyi képviselő kötelezett, annak nevét, címét és adószámát is szerepeltetni kell.
A termékexport és a közösségen belüli értékesítés esetében, valamint alanyi, illetve tárgyi adómentesség vagy különös adózási szabályok alkalmazásakor ezekre külön hivatkozni kell. Az egyszerűsített számlák esetében már kevesebb kötelező tartalmi elemet ír elő a törvény, és mint adómértéket, mindig fordított százalékkulcsot kell szerepeltetni.
Javítások
Bármennyire is rutinfeladat a számlázás, mégis sok fejtörést okozhat, ha a korábban kiállított számlát (vagy számlákat) alaki, tartalmi hibák miatt módosítani kell. A korrekciót a hiba és a számla típusától függően kell elvégezni.
Ha a hiba nem érinti az adó összegét, akkor kijavításról beszélünk, ami általában a név, a cím, az adószám vagy más adat elírását jelentheti. A kézzel írt számlák esetében ez egyszerű módosítást jelent: a rossz adatot egy vonallal át kell húzni (úgy, hogy később még olvasható legyen), és a jó adatot mellette vagy megcsillagozva a számla szélére kell felvezetni minden egyes példányon. Fontos még a javítás dátuma és a javító aláírása.
A számítógéppel elektronikusan előállított számlák esetében nem lehet kézzel vagy géppel javítani! A könyvelőirodák gyakran találkoznak olyan számlákkal, amikor az alapinformációkat egyszerűen kézzel javítja a kiállító, mellette szignó, dátum vagy akár bélyegző is, de ez nem helyes eljárás. Csak stornírozással lehetséges javítani az ilyen számlákat.
Az indokot a számlázóprogram sajátosságában és a vonatkozó PM-rendelet előírásában kell keresni. A programból kinyomtatott számlákat szigorú számadás alá kell vonni, mégpedig úgy, hogy a hibás vagy rontott, illetve a megsemmisült, elveszett számlákat is kihagyás és ismétlés nélküli sorszámozással kell ellátni, és garantálni kell a memóriában (vagy az adathordozón) tárolt másolatok alapján a hiánytalan elszámolást. Ha az egyébként digitálisan tárolt számlát kézzel módosítanánk, akkor a kinyomtatott példány nem egyezne meg a program adataival.
A stornózott számlán ne felejtsük el feltüntetni az eredeti számla sorszámát, az ellenértéket pedig negatív előjellel szerepeltessük. Itt jegyzendő meg, hogy előlegszámlát nem lehet stornírozni, csak nullára helyesbíteni.
A korrekció másik lehetősége a helyesbítés, amely kizárólag abban az esetben végezhető el, ha az áthárított adó összegét, valamint az annak meghatározásához szükséges tételeket szükséges módosítani, vagy ha az adót utólag kívánja felszámítani és áthárítani a kibocsátó. Ilyen esetben a korrekciót számítógépes számla esetén is helyesbítő számlával kell elvégezni. Minden más, a számítógéppel kiállított számlával kapcsolatban felmerült hiba esetén stornírozni kell!
A helyesbítő számla csak az eredeti számlával együtt értelmezhető, azt meg kell őrizni. Sokan nem tudják, hogy a helyesbítő számlán nem kell az eredeti számla minden tételét feltüntetni, csak a módosítottakat.
E-mailben nem elég
Szintén gyakori hiba a számítógéppel előállított számlák esetében, hogy a kibocsátó csak elektronikus úton küldi el számláját a vevőnek. Ez akkor gond, ha a vevő érvényesíteni akarja adólevonási jogát, mert az ilyen számla után ezt nem teheti meg.
Az adóhatóság decemberben kiadott közleményéből egyértelműen kiderül, hogy semmilyen esetben nem lehet eltekinteni a számítógéppel kiállított számla papíralapú előállításától! A figyelemfelhívást a számla, egyszerűsített számla és nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint a nyugtaadásra alkalmas pénztárgép és taxaméter alkalmazásáról szóló 24/1995. számú PM-rendeletre hivatkozva teszi az adóhatóság, melyből egyértelműen következik, hogy a számítógéppel előállított számlának minden példányát papír alapon ki kell nyomtatni.
A 20/2004-es PM-rendelet alapján ugyanakkor elektronikus úton továbbíthatók azok a számlák, amelyek legalább fokozott biztonságú digitális aláírással és minősített időbélyegzővel vannak ellátva, vagy elektronikus adatcsererendszer (EDI) alkalmazásával létrehozott elektronikus adat formájában bocsátották ki.
