A dokumentumkezeléssel, irattárolással foglalkozó Archico Kft. indulásakor, 1993-ban a nagy számban zajló céges végelszámolások ugyan bőven adtak munkát, de csak rövid periódusra. A politikai átalakulás nyomán idővel lecsengett a felszámolási hullám, a cégek iratait tároló vállalkozásra sem volt tovább szükség. Kovács Lajos ügyvezető azonban ekkor már félig-meddig magáénak érezte a „boltot”. „Alkalmazott mindenesként kezdtem náluk – meséli. – Mindig azt néztem, hogyan lehet a legjobb kiszolgálást nyújtani a partnereknek, de így is lehetett látni, hogy egy idő után a folyamat stagnálni fog. Kíváncsi voltam, van-e igény efféle tevékenységre az élő piacon. Felhívtam tizenöt ismerőst, és tíz azt mondta: de jó, hogy most jelentkeztél!”
Kovács Lajos mindenki mást megelőzve önállóan építgette e második vonalas profilt: működő vállalatok iratkezelését, -tárolását. Ez utólag logikusnak látszik, de akkoriban nem volt ennyire kézenfekvő. „A mai napig felteszik a kérdést: honnan tudtad, hogy ez ilyen jó üzlet lesz? – mondja. – Fogalmam sincs. Valahogy ráéreztem, ahogyan azóta is sok mindent intuitív módon csináltam.”
Tulajdonrészt szerzett a cégben, majd a kilencvenes évek végén teljesen meg is vásárolta. Ekkor már nem egyedül küzdött a papírokkal, ott volt mellette két gyermeke: Orsolya és Zoltán. A feladat három fő üzletágból állt: fizikai iratkezelésből (vagyis bértárolásból, a meglévő irattárak felméréséből, az ott lévő dokumentumok rendezéséből, illetve megsemmisítéséből), dokumentumkezelési tanácsadásból és elektronikus iratkezelésből (ezt hamar kiszervezték).
Saját nevelés
Váratlan siker
„Több éve az egyik banknál hívták fel a figyelmünket az Üzlet & Siker Minősített Vállalkozása pályázatra. Nagy meglepetés és öröm volt számunkra, hogy első évben megkaptuk a minősítést, majd a következőben különdíjasok lettünk. Ez komoly visszajelzés számunkra, azóta pedig a példánk nyomán körülöttünk mások is kedvet kaptak arra, hogy pályázzanak” – emlékezik Kovács Orsolya.
Azóta eltelt tíz év, és ma már Orsolya felelőssége alá tartozik a teljes kommunikáció, új ügyfelek szerzése, és a meglévőkkel való kapcsolattartás. Már az ő asszisztálásával fejlődött fel az azóta fő tevékenységgé váló tanácsadás. „Ebbe a munkába bele tudtuk vinni addigi gyakorlati tapasztalatainkat. Ismertük a piac összes gyártóját és szolgáltatóját, elkészítettük Magyarország »iratkezelési mátrixát«, egyre ismertebbek lettünk a piacon.”
Ami az iratkezelést illeti, ekkor már három ipari csarnok volt tele dokumentumokkal a padlótól a mennyezetig – közel hetven ügyfél bízta iratai tárolását a cégre, amelyet hivatalos nevének használata helyett sokszor csak úgy emlegettek: a Kovács család. Orsolya saját jogán is nevet szerzett a piacon, ám idáig eljutni nem volt könnyű. „Amikor először mentem el prezentációkra és tárgyalásokra, két hátrányom volt: húszéves voltam, ráadásul nő. Ha édesapámmal együtt tárgyaltam, gyakran előfordult, hogy hiába válaszoltam én, hozzá intézték a kérdéseket. Rájöttem, hogy csak akkor vesznek komolyan, ha nagyon jó vagyok a szakmában. Ma már nincs ezzel gondom.”
Sorsfordító telefon
Mivel irat mindenütt keletkezik, vegyes ügyfélkör alakult ki, vezető pénzintézetekkel, biztosítókkal, kereskedelmi vállalatokkal és minisztériumokkal a képben. Aztán tavaly megtörtént az, amit a családtagok ma is a „nagy csodaként” emlegetnek. Vevő akadt a cégre. „Hosszú évek során mi egyszerűen csak építgettük a céget – mondja Orsolya. – Dolgoztunk, a bevételeket visszaforgattuk, és sikerült is feltornázni magunkat az élvonalba. Ehhez képest tényleg meglepetésként ért minket, ami történt.”
A Renus, Németország egyik legnagyobb hulladékhasznosítási és iratkezelő vállalata keresett magyar partnert az iratmegsemmisítés területén. A tárgyalások során azonban a kép átrajzolódott, és Kovácsék végül vételi ajánlatot kaptak. „Arra gondoltunk, vagy megyünk tovább elszántan, és kitartunk az erős konkurenciával szemben, vagy a gyors megtérülést választjuk. Az utóbbi mellett döntöttünk, és ez a lehető legjobb lépésnek bizonyult.”
Különösen, mivel a család végül nem a céget, csupán a nevet és fizikai iratkerzelési piacát adta el. Anyagilag is beérett tehát a tizenhárom év munkája, a letisztult tanácsadói profilt pedig Flexus Consulting Tanácsadó Kft. néven vitték tovább tizenkét munkatárssal.
Garantált függetlenség
„Megtaláltunk egy piaci rést, a független iratkezelési tanácsadást, jelenleg nincsen konkurenciák. A többi cégnek »nyomja a lelkét« valamilyen termék, vagyis az általa forgalmazott cikkeket igyekeznek ráerőltetni az ügyfélre. Így nem lehet segíteni.” Márpedig Kovács Orsolya szerint sokaknak nagy szüksége van rá. „Aki korszerű szolgáltatást akar kivinni a piacra, annál az iratkezelésnek is profinak kell lennie.”
De milyen a profi dokumentumkezelés? „Ha nem veszik észre, hogy van” – mondja Kovács Orsolya. Ennek eléréséhez a Flexus beépül a szervezetek életébe, és személyesen beszél az iratkezeléssel foglalkozó munkatársakkal, így deríti fel a kényes pontokat. A legnehezebb a kialakult rutinnal szemben elérni a szemléletváltást. „Aki megszokta, hogy eddig könyvben vezette a nyilvántartást, annak nem könnyű átállnia arra, hogy holnaptól gépben fogja…”
Kovács Orsolya úgy véli, ahhoz, hogy megtartsák az ügyfél bizalmát, különösen oda kell figyelni a kommunikációra. „Bár a munkánk tárgya a papír, jól tudjuk, hogy az iratok mögött emberek vannak. Úgyhogy nálunk is ők állnak a középpontban.” A céges tervek középpontjában pedig az, hogy a Flexus Consulting olyan erős nevet szerezzen a szakmában, amilyen az Archico volt.
