Sajtótájékoztatók buktatói

Ha valaki sajtórendezvényekről szóló szakkönyvet írna, nem hiányozhatna az ellenpéldák listájáról a sajtópéldány nélkül tartott protokollkönyv bemutatója, ahol a kötetről szóló infókat egy szponzorlogókkal gazdagon tűzdelt dossziéban adták át a sajtónak, gyatrán fénymásolt tartalomjegyzékkel. Nem maradna ki az üzemképtelen szinkrontolmács gépekkel felszerelt konferenciaterem sem, ahol az újságírók maguk cipelhették a székeiket, mivel a nagy sietségben csak a bepakolásra nem jutott idő.

Tekintettel a meghívottra

Egy sajtórendezvény megszervezése rendkívül összetett munka. Nem kis feladatot jelent azt megállapítani, hogy milyen téma köré csoportosulnak egy adott rendezvény eseményei és mi a fő üzenet. „A helyzet – kiváltképp a Médiatörvény megjelenése óta – bonyolódott, mert abban konkrét rendelkezések határozzák meg, hogy mi az, ami reklámnak minősül. Ez pedig a közszolgálati médiumokban vethet fel kérdéseket, élő közvetítések esetén” – vallja Szigethy Emma újságíró, a Ma-Stúdió kommunikációs iskola ügyvezető-igazgatója, aki a felnőttképzési intézmény feladatai mellett nagy számban szervez különböző konferenciákat, rendezvényeket. Marsiczki Tímea, a PR Agent Kommunikációs Tanácsadó Kft. account directora viszont úgy látja: egy-egy sajtórendezvény legfontosabb ismérve, hogy van-e hírértéke, vagy sem.” Az újságírók programja úgy is elég zsúfolt, a sajtó válogat az események között. Ha a szervező hatékony akar lenni, számolni kell a sajtós igényeivel.”

A jó helyszín

„Nagyon fontos, hogy tömegközlekedéssel és autóval egyaránt könnyen megközelíthető helyeket válasszunk sajtóesemények helyszínéül. A helyszín függhet a cégprofiltól is, és nem szégyen az erre a célra létesített céges különterem használata sem” –mondja Szigethy Emma. Marsiczki Tímea a parkolás fontossága mellett azt is kihangsúlyozza: ha a helyszín indokolja, a szervezők gondoskodjanak a különbusz-járatokról. A PR Agent munkatársa szerint nem elhanyagolható szempont a helyszín jellege sem. „Visszásan nézne ki, ha egy civil szervezet rendezvényét luxus szállodába tennénk, egy multi eseménye pedig nem való igénytelen helyre” – mondja. A PR Agent a helyszínbejárást tartja a legfontosabb előszűrőnek. Marsicki Tímea eddigi tapasztalatai szerint a jó szervezés titka, ha a technikai háttér biztosításához a már bejáratott kapcsolatokat veszik igénybe.

Időfaktor

„A megfelelő időzítés fontos tényező a rendezvényszervezésnél. A meghívottakat már a sajtótájékoztató előtt két héttel meg kell keresni egy célzott, figyelemfelkeltő hírlevéllel. A sajtóesemény előtt egy héttel illik kiküldeni a hírlevélre visszautaló meghívókat, amelyekben célszerű kérni a visszaigazolást. Ezek után, még a sajtótájékoztató előtti három napban újra keresni kell a meghívottakat – személyesen. Nagyon fontos az is, hogy a kapcsolati tőkével jól, de etikusan gazdálkodjanak a szervezők” – mondja Szigethy Emma. Marsiczki Tímea úgy látja: a túl korai meghívó időfecsérlés, de ha túl későn ér célba, a meghívott már elkötelezte magát más rendezvényre. A PR Agent főképp a sajtóreggelik mellett teszi le a voksát, keddi, szerdai vagy csütörtöki időponttal.” A hét elején lapindító értekezletek vannak, hét végén fáradnak a sajtósok, így lankad a figyelem. És ha nem reggelre szervezünk egy rendezvényt, az újságírót a szerkesztőségből elvonhatják más feladatok” – teszi hozzá.

Szimpatikus kompetencia

„Amit a sajtórendezvények kapcsán sokan nem tudatosítanak magukban: nem fontos, hogy feltétlenül a cégvezető, a ťvezérŤ nyilatkozzon egy adott témában, hanem a ténylegesen hozzáértőnek kell megadni a szót. Sosem szabad elfeledkezni a megszólalók asztalára helyezett névtáblákról, és persze a sajtó részére készített úgynevezett háttéranyagokról sem” – teszi hozzá. A sajtóesemények szervezésénél kulcskérdés, hogy milyen hosszú a szakértői felszólalás. Szigethy Emma a színvonalas rendezvények fontos feltételének érzi, hogy a pár mondatos köszöntőn kívül egy-egy megszólalás maximum 5 perc legyen, hiszen a jelenlévő újságíróknak lehetőséget kell adni a kérdések feltevésére, majd az interjúkészítésre vagy a személyes információcserére. A PR Agent munkatársa három felszólalóban határozza meg a gördülékeny rendezvény „szónokait” személyenként maximum 20 perces idősávban, de a rendezvény se legyen 1–1,5 óránál hosszabb.

Egy kis protokoll

„Néha előfordul, hogy a sajtófőnöknek diszkréten fel kell hívnia a megszólalók figyelmét, ha rosszul áll a nyakkendőjük vagy valamelyik ruhadarabjuk. Televíziós interjú esetén a fénylő arcot egy megfelelő színű, minimális sminkréteggel tompítani kell.” Muszáj felhívni a figyelmet arra is, hogy amennyiben a televízió számára ülve ad interjút a szakember (ha férfi), akkor térdzoknit viseljen, mert nem illő a szőrös lábszárnak kikandikálni a zokni és a nadrágszár között, ha keresztbe rakja a lábát (már pedig mindig keresztbe rakják a lábukat a férfiak)” – jegyzi meg Szigethy Emma a külcsín kapcsán.

Potyalesők

Sokan ott követnek el szarvashibákat a sajtórendezvények szervezése kapcsán, hogy a nagyobb látogatottság és a szebben hangzó létszám reményében „töltelék-embereket” is meghívnak egy-egy eseményre, csak hogy elmondhassák, mekkora az érdeklődés egy-egy téma iránt. Holott ideális esetben csak azoknak kell részt venni a sajtórendezvényen, akik valóban érintettek a témában és hitelesen tolmácsolják az üzenetet a célcsoport felé is. „Nem kell félni az alacsony létszámtól. Bizonyos helyzetekben sokkal jobb, ha csak két-három, de az adott témában valóban kompetens újságíró van jelen a rendezvényen” – állítja Szigethy.

Így legalább megkímélhetőek a rendezvények a potyázóktól, akik csak az ajándékok meg a svédasztal miatt vesznek részt – közülük néhányan nem is újságírók. Mindez elkerülhető, ha a korábban említett visszaigazolást kérik, vagy a meghívottak a regisztrációnál nem kerülik meg a névjegyek kérését. „Természetesen ez sem lehet akármilyen: én csak a céges névjegykártyákat fogadom el hiteles azonosítóként. Egyébként mi arra is ügyelünk, hogy a catering-részek, a protokoll étkezés és a rendezvény szakmai része szigorúan elkülönített helyiségben, vagy ha erre nincs lehetőség akkor az adott terem egy sarkában, de feltétlenül külön blokkban folyjon” – mondja Szigethy Emma. Marsiczki Tímea szerint a meghívottak létszáma leginkább megrendelő függő. Előfordul, hogy a megbízó cég sok újságírót szeretne a rendezvényen tudni, míg más ügyfél inkább kevés, de minőségi sajtóst szeretne a helyszínen látni. A cég is inkább az utóbbi álláspontot képviseli.

Tollfosztás

Az ajándékozás a sajtóesemények egyik neuralgikus pontja. Jó ötlet a cég profiljába vágó, jelképes aprósággal megörvendeztetni az újságírókat. Értékesebb ajándékot viszont névre szólóan adjunk, speciális eseményhez kötve, mondjuk egy egész éves magas színvonalú együttműködést jó ilyen módon megköszönni. Udvariatlanság viszont, például egy könyvbemutató alkalmával nem adni könyvet, vagy a sajtóesemény üzenetével ellentétes jelentésű ajándékokat adni.

Ahhoz tehát, hogy valaki szakmailag és protokoll szempontjából hasznos és elegáns sajtórendezvényt szervezzen, olyan forgatókönyvet kell készíteni, amely a kezdéstől a befejezésig mindenre kiterjed, állítják a szakértők. Ezek javarésze viszont csak a gyakorlatban tanulható meg. Ki gondolná, hogy egy rendezvény pozitív megítélése akár azon is elcsúszhat, hogy belefért-e abba az időkeretbe, amekkora parkolási időt egy befizetéssel engedélyez a helyszín előtt az automata.