Pénzügy

Virtuális állásinterjú adminisztrátoroknak

admin
admin

2008. 09. 29. 06:45

Az álláshirdetésekben rengeteg adminisztrátort, asszisztenst keresnek, ám a jelentkező is nagyon sok ezekre. Épp ezért nem elég a gyakorlat és a képességek – el is kell adni magát az álláskeresőnek. Az állásinterjúra való felkészülésben próbál segíteni a LeanCenter virtuális kérdéssora, ahol az is rögtön kiderül, milyen hatással volt a jelentkező a HR-esre.

Kérjük, válassza ki azt a válaszlehetőséget, amely legközelebb állna válaszához egy valódi állásinterjún. Majd kattintson a kiválasztott válaszhoz tartozó értékelésre, s azonnali visszajelzést kap arról, mennyire döntött helyesen.

1. Álláshirdetésünket olvasva mi az, ami a leginkább megfogta Önt az adott munkakörrel kapcsolatban?

a. Az álláskeresésemkor elsődleges szempont volt számomra, hogy a vállalat, ahova pályázok, a közelben legyen, valamint jó legyen a hírneve, és biztos háttérrel rendelkezzen. Az Önök vállalatáról sok jót hallottam, dolgozik is itt ismerősöm, és mivel jómagam pár kilométerre lakom innét, ideális lenne a munka a számomra.

b. Nagyon sok hirdetésre beadtam a pályázatomat és reménykedtem benne, hogy hamarosan csörögni fog a telefon. Nem igazán tudnám megmondani, hogy mi fogott meg a hirdetésükben, egyszerűen éreztem, hogy ide is pályáznom kell. Ezúttal nem csaltak az érzéseim, hisz itt vagyok Önöknél és ezúton is köszönöm a lehetőséget.

c. Nem titok, hogy az utóbbi két hónapban hat helyre adtam be a pályázatomat. Átgondoltam eddigi szakmai tapasztalataimat, jövőbeni céljaimat és ezek alapján válogattam a meghirdetett pozíciók közt. Az Önök hirdetésében az fogott meg leginkább, hogy a nyelvtudásomat és a grafológus képesítésemet egyaránt alkalmazni tudom. Cégük nemzetközi háttere és újabb fejlesztési elképzelései biztosíték számomra arra, hogy hosszú távon képzelik el ezt a munkakört.

2. Ha a saját jellemzőit, készségeit nézzük, mi az az erőssége, ami Ön szerint feltétlenül szükséges az adminisztratív munkakör betöltéséhez?

a. Eddigi munkaköreimben – úgy gondolom – mindvégig sikeres voltam. Volt alkalmam együtt dolgozni mind vezető, mind beosztott mérnök kollégákkal. Részese voltam sok konfliktusnak és újításnak, melyet megfelelően tudtam kezelni. Képes vagyok a fejlődésre, nyitott vagyok új feladatokra, és igyekszem a legjobb tudásom szerint kiszolgálni a főnökömet, valamint az ügyfeleket.

b. Jelenleg egy hétfős controlling osztályon dolgozom, mint asszisztens. Egyik legfontosabb feladatom, hogy mindenkitől időben megszerezzem az információkat, ez alapján riportokat készítsek a főnököm és a társterületek számára. Ez nagyon jó IT-ismereteket, kommunikációs és szervezőkészséget igényel, de nem utolsó sorban flexibilitást, jó kapcsolatteremtő- készséget, empátiát is. Hiszen ahhoz, hogy időben, pontosan és precízen tudjak dolgozni, szükségem van mások munkájára is. Természetesen igyekszem alkalmazkodni a kollégáim munkarendjéhez, és mindig időben jelzem nekik, hogy mikor, milyen adatokra van szükségem. Úgy gondolom, ezen készségekre – legfőképp a flexibilitásra – jelen munkakörben is szükség lesz.

c. Az adminisztratív munka sokak szerint nem igényel különösebb készségeket és képességeket. Véleményem szerint ez nem így van. Ahhoz, hogy valaki sikeres legyen egy ilyen munkakörben, fontos, hogy mesterszinten értsem a számítógéphez, jó szervező és rendszerező készséggel rendelkezzen. Számítógépes tudás nélkül a XXI. században elképzelhetetlen a minőségi és gyors adminisztráció. Éppen emiatt ezen a területen én is folyamatosan képzem magam. Továbbá, ahogy említettem, rendezetlen körülmények közt úgyszintén nem lehet dolgozni, nálunk például követelmény az „5S”, amit egy remek dolognak tartok.

3. Bizonyára már keveredett Ön is konfliktushelyzetbe valamelyik kollégájával. Meséljen el egy ilyen esetet! Hogy jött ki belőle?

a. Igyekszem kerülni a konfliktusokat és az olyan embereket, akikről tudom, hogy képesek másokat kellemetlen helyzetbe hozni. Természetesen jómagam már voltam részese ilyen szituációknak egy-két csoportmegbeszélés alkalmával. Úgy gondolom: azzal, hogy nem avatkoztam közbe, és nem alkottam véleményt az elhangzottakról, engem nem értek sérelmek.

b. A konfliktusokat én egy szükséges rosszként élem meg. Csupán azért szükséges, mert ezekből véleményem szerint mindig lehet tanulságokat levonni. Természetesen nem rajongok az ilyen helyzetekért, de tudom, hogy a napi munka során, ahol különböző érdekekkel rendelkező, más-más értékeket képviselő emberekkel kell együttműködni, ott bizony akadnak nézeteltérések. A múlt hét folyamán például a termelésvezetők vesztek össze azon, hogy kinek hány emberre van szüksége az adott gyártósorra. Egymástól akartak átszervezni embereket, és végül én, mint termelési adminisztrátor kerültem a két tűz közé, hogy oldjam meg a problémájukat. Hát nem volt hálás feladat…

c. Természetesen voltak már konfliktusaim a munkám során. Az egyik leghosszabb ideig húzódó ilyen esetet körülbelül két hete sikerült véglegesen tisztáznom. A személyzeti osztályon én gyűjtöm össze a hóközi kifizetésekhez (túlórák vagy útiköltség-térítések) szükséges adatokat. Több alkalommal is jeleztem az illetékes területeknek, hogy milyen formában küldjék nekem meg ezeket az információkat. Sajnos nem így történt, továbbra is ömlesztve, rendszertelenül jöttek az adatok, ami nekem folyamatos pluszmunkát okozott, és emiatt mindig csúsztak a kifizetések. A legutóbbi vezetőségi megbeszélésen helyettesítettem a főnökömet, és az ügyvezető előtt durván nekem támadtak a területek, hogy én vagyok a felelős azért, mert a dolgozók késve kapják meg a pénzt. Mivel már több hónapja húzódott ez a helyzet, kézbe vettem a dolgot és kidolgoztam egy olyan formanyomtatványt, amit egységesen minden területnek kiadtam, és meghatároztam, hogy legkésőbb 10-éig küldjék meg nekem, kitöltve a szükséges adatokkal. Előre beírtam már nekik a dolgozók azonosítóját, és a költséghelyeket is. Azóta az adminisztratív munkám a felére csökkent, a kifizetések mindig időben megtörténnek.

4. Ön az ügyvezető igazgató titkára és egyben „jobb keze”. Egyik munkatárs a pénzügyi osztályról Önhöz fordul, hogy próbáljon egy-két jó szót szólni az érdekében az ügyvezetőnél azért, hogy őt nevezze majd ki csoportvezetőnek. Mit tesz ebben az esetben?

a. Munkaköri kötelességem, hogy diszkréten és bizalmasan kezeljek minden ilyen jellegű kérést és információt, emiatt természetesen nem is állítanék senkiről sem jót, sem rosszat az ő hatalmi pozíciójának befolyásolása érdekében. Ugyanakkor törekszem arra is, hogy minden kollégával jó viszonyban legyek, így neki valószínűleg azt mondanám, hogy megteszem, amire kért.

b. Természetesen elutasítanám!

c. Elmagyaráznám neki, hogy én nem élhetek vissza a beosztásom adta lehetőségekkel, és emiatt nem szívesen mondanék senkiről véleményt az ügyvezetőnek csak azért, hogy ezzel befolyást gyakoroljak a döntésére. Ha az ügyvezető kíváncsi a véleményemre természetesen elmondom neki, hogy én hogy látom a kolléga munkáját, és ha így van, akkor a pozitívumait is. Ennél többet sajnos nem tehetek.

5. Az adminisztratív munka egy idő után egysíkúvá is válhat. Mit gondol erről? Ön miben látja ezen a területen a kihívásokat?

a. Valóban, részben igaza van ebben. Az eddigi munkahelyeimen is egy idő után elérkeztem olyan ponthoz, amikor már nem találtam igazi kihívásokat. Emiatt aztán új állás után néztem. Kerestem valamit, de úgy érzem, az Önök által meghirdetett munkakörben megtaláltam azt, ami hosszú távon kielégítené az igényeimet, kihívást jelentene számomra.

b. Véleményem szerint az adminisztratív munka egyáltalán nem egysíkú. Ily módon nevezhetnénk a könyvelő vagy a folyamatmérnökök munkáját is egysíkúnak, hiszen ők is nap mint nap ugyanazt csinálják. Ez is egy munkakör, melyben úgyszintén sok lehetőség rejlik, csak meg kell találni.

c. Az elmúlt 6 évben megszakítás nélkül adminisztratív területen dolgoztam. Úgy érzem, eddigi munkaköreimben sikerült megtalálnom azt, ami hosszú távon képes motiválni. Az informatikai tudás mint tudjuk nélkülözhetetlen. Nemrégiben kaptam egy komoly feladatot, ahol excelben függvényekkel kellett megoldanom egy problémát. Azelőtt soha nem használtam függvényeket, így teljesen új feladat és ezzel együtt nagy kihívás volt számomra. Egyik informatikus kollégámnál munkaidő után elvégeztem egy gyorstalpalót, és beavatott a rejtelmekbe. A kibővített exceltudásom segítségével készítettem a termelés számára is egy dolgozói mátrixot, mely mindkettőnk munkáját hosszú távon megkönnyítette.

6. Kapott-e már olyan feladatot, melyről úgy gondolta, hogy nem tartozik közvetlen az Ön munkaköréhez? Mit tett ez esetben?

a. Természetesen kaptam. Ez szinte mindennapos téma nálunk. Már hozzászoktam ehhez és nem háborodom fel azon, ha engem, mint számlázási asszisztenst arra kér a főnököm, hogy menjek el a földhivatalba néhány dokumentumért, vagy adjak fel egy álláshirdetést a napilapban. Sokszor még tanulni is lehet az újdonságokból. Persze ezért nem kapok külön vállveregetést…

b. Természetesen kaptam. A munkaköri leírásomban szerepel egy mondat: „feladata minden más, amivel a felettese megbízza”, vagyis ezek alapján köteles vagyok bármely feladatot elvégezni, amit utasításként a főnökömtől kapok. Függetlenül attól, hogy kapcsolódik-e közvetlen a munkakörömhöz vagy sem. Kicsit úgy érzem, ezzel a munkáltatók visszaélnek hatalmukkal…

c. Természetesen kaptam. Az eddigi tapasztalataim alapján a munkaköri leírások csak 90 százalékban fedik le a valóban elvégzett munkát. Ezzel véleményem szerint nincs is semmi baj. Ez idáig olyan pluszfeladatokat kaptam többségében, ami – úgy gondolom – szakmailag előbbre vitt, és sokat tanultam belőle. Három hónappal ezelőtt indítottuk el jobbító javaslati rendszerünket, és én kaptam azt a megtiszteltetést, hogy koordinálhatom az osztályok munkáját. Még nem egészítettük ki a munkaköri leírást, függetlenül ettől szívesen végzem ezt a feladatot.

7. Miért gondolja, hogy Ön az ideális jelölt a megpályázott pozícióra?

a. Nem állítom ezt magamról, nagyon bízom abban, hogy az interjú alapján ezt Önök így fogják gondolni.

b. Véleményem szerint az Önök által vázolt elvárásoknak teljes mértékben megfelelek. Rendelkezem mindazon tapasztalatokkal és készségekkel, melyek a munkakör betöltéséhez szükségesek és úgy gondolom, hogy az anyagi elvárásaim is reálisak, továbbá azonnal munkába tudnék állni.

c. A felvázolt munkakör ismeretében úgy vélem leginkább a külföldi tapasztalataimat, ezáltal a jó angol és német nyelvtudásomat tudnám kamatoztatni. Rendelkezem az elvárt ECDL képesítésekkel és a négyéves gyakorlati háttérrel. Említette, hogy számíthatok egy személyiségtesztre is, már nagyon várom…

Virtuális állásinterjúnk itt véget ér. Bízunk abban, hogy hasznos tanulságokkal szolgált, reméljük, egyik-másik választ vagy fordulatot a valódi állásinterjúkon is hasznosíthatja majd.

A virtuális állásinterjút a LeanCenter Magyarország készítette a FigyelőNet számára.

Legfrissebb videó mutasd mind

24-logo

Engedélyezi, hogy a 24.hu értesítéseket
küldjön Önnek a kiemelt hírekről?
Az értesítések bármikor kikapcsolhatók
a böngésző beállításaiban.