Minden kontroller tudja: a táblázatkezelő jó dolog. Jó, hiszen könnyen tanulható, önállóan, informatikus közreműködése nélkül használható és rugalmas. A tervezés és a beszámolás jó néhány részfeladata megoldható vele az adatgyűjtéstől kezdve a kalkulációkon át az eredmények prezentálásáig. És, bár valóban rémálomnak tartják, egy felmérés szerint mégis a Microsoft táblázatkezelőjét használja a hazai vállalatok 87 százaléka.
Felhasználók zsákutcában
Az igazság ezúttal is valahol a két vélemény között van. A táblázatkezelő egy úgynevezett személyes produktivitást növelő eszköz. Arra találták ki, hogy egy jól megfogalmazható műszaki vagy gazdasági feladatot mély informatikai ismeretek nélkül legyünk képesek megoldani. A táblázatkezelő felhasználója ismeri a problémát, képes kidolgozni a megoldáshoz szükséges algoritmusokat, megszerezni a szükséges adatokat és felépíteni, majd használni a megfelelő modellt. Ez sokkal gyorsabb, mintha hagyományos – papír- és ceruzaalapú – megoldást alkalmazna a felhasználó, ráadásul kezelni tudja a rendszeresen előforduló változásokat is. Persze informatikai szakemberre is lehet bízni a fejlesztést, csakhogy gyakran fennáll a „könnyebb megcsinálni mint elmagyarázni” esete.
A számos előny mellett azonban hátrányai is bőven akadnak a táblázatkezelő programnak. Például az elmúlt évek fejlesztései, amelyek során a program komoly hízókúrán esett át. Menüpontok ezrei, közvetlen adatbázis-kapcsolat, saját programozási nyelv – a funkciók bővülése azonban inkább elfedi, mint lebontja az eszköz alapvető korlátait. Megoldást sugall olyan problémákra, amelyekre az eredeti célkitűzés nem is ígért választ, ezzel pedig sokszor zsákutcába vezeti a gyanútlan felhasználót.
Több dimenzióból
A táblázat sorokból és oszlopokból áll, az összefüggéseket az ezek metszeteiben lévő cellákban fogalmazzuk meg, és a szükséges adatokat is ezekben tároljuk. A munkalapok munkafüzetekbe rendezése megnyitja egy harmadik nézőpont bevezetésének lehetőségét, ebben azonban már közel sem olyan könnyű eligazodni, mint az első kettőben. Ha egy negyedik jellemzőt is szeretnénk felhasználni, nem marad más, csak a munkafüzetek összekapcsolása: ez az a pont, ahol a rémálom elkezdődik.
A tervezés és a beszámolás többdimenziós. Többek között költséghelyek, költségnemek, termékek, ügyfelek, az idő és a különböző tervváltozatok adatait és a közöttük lévő összefüggéseket kell kezelnünk. A legtöbb esetben nem marad más lehetőségünk, mint programozási (makrózási) lehetőségeket használni. Ezzel nagy lépést teszünk az áttekinthetőség teljes megszüntetése felé.
Tipikus hibák
1. Kevés a két dimenzió, ezért makrózási lehetőségeket kell használni, amitől könnyen áttekinthetetlen lesz az anyag.
2. Bonyolult az adatok karbantartása.
3. Nem tudja helyettesíteni a központi adatbázist.
4. Nehézkes a változások követése, ha több felhasználó egyszerre dolgozik.
Gyorsan változik az üzlet
Egy jól felépített táblázatkezelő-alkalmazás nagyjából stabil, azaz az input adatokon kívül a belső adattartalom és a számítási képletei ritkán változnak. Az előnye épp ebben, az input értékek változásának gyors lekövetésében, szimulációs és prezentációs képességeiben van.
A karbantartás azonban nem kis feladat, mivel a tervezés objektumainak bővülésekor, változásakor vagy megszűnésekor – mint például új költséghely vagy termék megjelenése, összevonása, szétbontása vagy megszűnése – a változásokat mindenhova át kell vezetni. A számolótáblák jellegzetessége, hogy egy objektumra vonatkozó kalkulációs logikát (formulát) annyiszor kell megismételni, ahányszor az „igaz” (tehát minden költséghelyre, hónapra, tervváltozatra és így tovább). Ennek az a következménye, hogy a fent említett változások esetén a képleteket is nagy számban, manuálisan kell módosítani. Márpedig a cellák másolásának, beszúrásának vagy törlésének sikeressége nagyban befolyásolhatja az eredménykimutatásban megjelenő fedezeti sorokat…
Sokat segítene, ha a tervezés és beszámolás törzsadatait csak egy helyen kellene felvinni és karbantartani. Elvárás az is, hogy egy objektumra vonatkozó összefüggést, számítást csak egyszer kelljen megfogalmazni, és az legyen érvényes minden esetben, amelyre vonatkozik. Ez azért is lenne nagyon hasznos, mert egyrészt az elszámolások logikája évről évre, de akár egy éven belül is módosulhat, másrészt gyakran alternatív számítási módszereket is szeretnénk kipróbálni és összehasonlítani.
Nem helyettesítheti a központi adatbázist
Céljánál fogva a táblázatkezelő korlátozott adatmennyiséggel dolgozik, ezt tovább súlyosbítja, hogy az ismétlődő adattételek kezelését is csak alacsony szinten támogatja. A méret és a komplexitás növekedésével a teljesítmény romlik, esetenként nem áthágható mennyiségi korlátokba is ütközhetünk. Az adatok bevitele, módosítása, törlése, szűrése és rendezése egy táblázatra nézve támogatott. Ha ennél többet szeretnénk, marad az adatbeviteli képernyők fejlesztésének lehetősége, azaz programozhatunk újra.
A kontrolling tevékenységhez a vállalat vagy intézmény szinte minden adatforrását használnunk kell. Elérésre, lekérdezésre, adattisztításra és átstrukturálásra van szükség. Ezt a feladatot hatékonyan csak egy központi kontrolling adatbázis létrehozásával oldhatjuk meg.
Mindenki egyszerre dolgozik
A táblázatkezelő felhasználója maga modellezi, tölti fel adatokkal és használja a táblázatot: így csak számára érthető és áttekinthető (már ameddig) a tervezés és beszámolás logikája és működése. A többi szereplővel a táblázatot vagy e-mailben osztja meg, vagy pedig a fájlrendszerben helyezi át. A szereplők egymástól különálló táblázatokkal vagy egy megosztott táblázattal dolgoznak, melynek „saját” példányát gyakran saját gépükre másolják. Az ilyen állományokat azonban egyszerre csak egy felhasználó írhatja. Az így keletkező számos „tervváltozat” konszolidálása sok problémát jelent. Nehezen állapítható meg, melyik is az aktuális verzió, a módosítások átvezetése több körben történik, és a modellek megvédése a véletlen módosításoktól, törlésektől szintén nem egyszerű feladat. További nehézséget okoz a hozzáférés és jogosultság kezelésének hiánya: aki egy táblázatot lát, mindent lát, a módosítások nem naplózhatóak, így a tervezési folyamat kézbentartása szinte lehetetlen.
Az adatok és kalkulációs eljárások központi adatbázisba emelése adhat megoldást a fenti problémákra. Az ilyen alkalmazások több feljogosított felhasználó párhuzamos munkáját teszik lehetővé, a hozzáférést a tervezés és beszámolás objektumainak szintjén korlátozzák, és biztosítják az „egy igazság”-elvének teljesülését.
A felsorolt néhány példa véletlenül sem a táblázatkezelő kritikája, sokkal inkább a hatékony felhasználás néhány korlátját mutatja be. Korszerű informatikai eszközökkel (OLAP-adatbázisok, portálok, workflow megoldások) kombinálva a számolótábla valóban az lehet, aminek tervezői szánták és pozícionálták: a személyes produktivitás növelésének eszköze.
