A gazdálkodó szervezetek folyamatosan hoznak esetenként százmilliós vagy milliárdos nagyságrendű IT-beruházási döntéseket. Ezek előkészítésénél a vezetőnek nemcsak a pontos célok meghatározására kell figyelnie, hanem például arra is, mit jelent számára egy IT-beruházás megtérülése, vagy hogy hogyan tudja összeegyeztetni a megvalósítást más, párhuzamosan futó projektekkel.
A legújabb informatikai és az azokkal szinte már összeolvadt telekommunikációs technológiák egyik napról a másikra teszik „elavulttá” meglévő rendszereinket. Eközben az üzleti felhasználók jóval több fejlesztési igényt fogalmaznak meg, mint amennyi kielégítésére az anyagi és humánerőforrásaink rendelkezésre állnak. Az informatikai projektek ráadásul más üzletfejlesztési, kapacitásbővítési beruházásokkal is versenyeznek.
Az informatikai beruházási döntések előkészítésénél rengeteg kérdés fordul meg a vállalatvezetők fejében: mit vizsgáljunk meg előzetesen? Hogyan határozzuk meg céljainkat? Milyen módon tárjuk fel és hasonlítsuk össze az alternatív megoldásokat? Hogyan kalkuláljuk a ráfordításokat, valamint a beruházás remélt, illetve felelősséggel vállalt hasznait? Mit jelent egy IT-beruházás megtérülése? Hogyan számszerűsítsük? Miként tervezzük meg a beruházásunk megvalósítását, kockázatait más futó vagy tervezett projektekkel összefüggésben?
Egyértelmű esettanulmány
Nagyvállalatok jelentősebb informatikai beruházásai előtt, a beruházás indításához szükséges döntések meghozatala előkészítéseként úgynevezett Business Case-eket, azaz üzleti esettanulmányokat készítenek. Leginkább azért, mert a nagy pénzügyi és emberi erőforrásokat igénylő informatikai projektek indításához szükséges döntések meghozatala nagyon összetett, nem ritkán a szervezet mindennapi működését is felforgatja egy időre. Az érvek és ellenérvek, a hasznok és ráfordítások mérlegre tétele nem egyszerű és nem minden esetben egyértelmű.
A Business Case legfontosabb célja, hogy lehetséges alternatívákat, szcenáriókat határozzon meg, majd elemezze és értékelje azokat – azaz megfelelően készítse elő a beruházás indításához vagy akár elhalasztásához szükséges döntést. A döntés-előkészítő dokumentáció összeállítása több hónapot vesz igénybe, és nem egyszer jelentős emberi erőforrásigénnyel is jár.
Többdimenziós terjedelem
A Business Case-ek összeállításához elsőként a tervezett informatikai fejlesztési terület pontos terjedelmét kell meghatározni. Hasonlóan az előkészítendő projekthez, a Business Case sikere szempontjából is lényeges, hogy a célzott területet a lehető legpontosabban körülhatároljuk. A terjedelem, hasonlóan az informatikai projektek terjedelméhez több dimenzióban is értelmezhető, azaz mely üzleti folyamatokat, mely szervezeti egységeket, mely informatikai rendszereket érint, illetve milyen időtávon, milyen stratégiai célkitűzésekhez kapcsolódóan, valamint milyen egyéb fejlesztési projektekkel összefüggésben értelmezendő.
Ha a terjedelemmel tisztában vagyunk, a következő lépés a jelen működés, az érintett üzleti folyamatok és a kapcsolódó informatikai környezet feltérképezése, megértése és elemzése. Ezen elemzések mélységét nehéz pontosan meghatározni, mert nincs szükség mély, tételes elemzésre, viszont a helyzet nagyvonalú, de strukturált és teljes körű bemutatása, elemzése nagyon lényeges.
Informatikai projekt nincs
A helyzetkép felvázolása után, vagy azzal párhuzamosan össze kell gyűjteni, majd rendszerezni az informatikai fejlesztéssel kapcsolatos üzleti elvárásokat. Valójában egy vállalat akkor kezeli helyesen informatikai beruházásait, ha abból indul ki, hogy nincs informatikai projekt. Csak üzleti projekt van. Az informatika csak eszköz az üzleti célok elérésében. (Talán ezért is találó név az üzleti esettanulmány elnevezés.) Minden egyes Business Case kulcsa, hogy az adott informatikai fejlesztési beruházást milyen üzleti igények gerjesztik, milyen üzleti igényeknek kell megfelelni.
Az üzleti igények nem csak belülről jönnek. A tulajdonosok, a vevők, a beszállítók, a piac, a versenytársak, az állam, a nemzetközi szervezetek – gyakorlatilag mindenki – igényeket támasztanak a vállalat menedzsmentje számára. Nem beszélve az iparág legjobb vagy követendő gyakorlatáról, hiszen fel kell venni a versenyt a többi piaci szereplővel. Például az első olyan biztosító, amelynek üzletkötője hordozható számítógépén futó programja segítségével az ügyfél otthonában tudott hiteles biztosítási ajánlatot tenni, piaci előnyre tett szert az új informatikai megoldás segítségével. Viszont ma, ha egy biztosító nem tudja ezt megtenni, behozhatatlan versenyhátrányba kerül.
Legalább három szcenárió
Ha ismerjük a jelenlegi helyzetünket, tisztában vagyunk az üzleti elvárásokkal, látjuk a követhető példákat, akkor képesek vagyunk lehetséges szcenáriókat felvázolni. Jellemzően 3-4 egymással összemérendő forgatókönyv szerepel egy Business Case-ben. A megoldási javaslatok a helyzettől függően lehetnek különböző informatikai megoldások vagy egy informatikai megoldás különböző módozatokban megvalósítható változatai vagy akár a kettő kombinációja is.
A szcenáriókat részletes elemzésnek kell alávetni. Mindegyiknek el kell készíteni a nagyvonalú projekttervét, költség- és erőforrásigényét, illetve meg kell határozni a megvalósításával elérendő hasznokat. A költségek és a hasznok ismeretében a szecenáriók várható megtérülése könnyen kiszámítható. Jelentős beruházások esetén komoly viták, egyezetések várhatók, majd az ezeket a számok nyelvére lefordító kalkulációk igen összetettek is lehetnek.
A forgatókönyvek közös végiggondolása, egyezetése, megtervezése lényegesen jobb és jellemzően széles konszenzuson alapuló döntéshez vezet, ez pedig az egyik leglényegesebb kulcsa a sikeres megvalósításnak. E nélkül viszont könnyen vágnak bele vállalatok költséges, nagy erőforrásokat felemésztő, és nem egyszer kudarccal, vagy nem a várt sikerrel végződő informatikai projektekbe.
