Élet-Stílus

Hatékonyság és e-mail-lélektan

admin
admin

2005. 10. 13. 07:00

Nem elfecsérelt idő a munkahelyeken az akár napi 2-3 óra elektronikus levelezés – állítja a FigyelőNet által megkérdezett szakértő, aki szerint az e-mailek nélkül még bonyolultabb lenne az életünk. Levelezési szokásainkból könnyű néhány alapvető személyiségjegyre is következtetni.

Az információ ma már egyértelműen a legnagyobb érték a világon. A gyors és pontos információközvetítés eszközének szánták az internetet a világháló megálmodói. Valóban, a világ bármely tájára azonnal eljuttathatunk információkat az elektronikus levelezőrendszerek, azonnali üzenetküldők és legújabban az internettelefonok segítségével.

Az internet azonban nem volt felkészülve ilyen fejlődésre, senki sem sejtette, hogy sávszélesség-problémákat okoz majd az egyre növekvő felhasználószám és átláthatatlan mennyiségű tartalom. Egyre nehezebb kiszűrni a hasznos információt a végtelennek látszó áradatból és abból a levélözönből, amely naponta terheli a hálózatot és postafiókunkat egyaránt.

Nem elpocsékolt idő a levelezés

Juhász Márta egyetemi adjunktust, a BME Ergonómia és Pszichológia Tanszékének munkatársát kérdeztük meg arról, hogy miként látja ezt a szerintünk fontos kérdést.

„Igaz, hogy a napi munkavégzés 20-30 százaléka az e-mailezéssel és a különböző elektronikus hírforrások keresésével zajlik, amely első látásra úgy tűnik, elrabolja a dolgozótól a hasznos munkaidőt, azonban ha jobban elemezzük a helyzetet, rájövünk, hogy időt is megtakarítunk ezzel: nem kell postára menni minden levéllel és sorba állni, nem kell napokat, illetve heteket várni a válasszal, nem kell papír alapon rendezgetni az iratokat – állítja az adjunktus. – A tanszékünkön több külföldi egyetemmel tartjuk a kapcsolatot, sokszor elektronikus formában. Az e-mailezés és az elektronikus média sok szempontból kezdeményezőbbé és önállóbbá tette az embereket. Például gyorsan és könnyen tudunk kapcsolatba lépni másokkal, mert szükségünk van rájuk céljaink elérésére. Ha letöltöttem és elolvastam egy külföldi kutató cikkeit, akkor azonnal írhatok neki egy e-mailt, és az esetek 98 százalékában kapok is rá választ”.

A szakember tehát kifejezetten pozitívan látja a helyzetet, de azért ismeri a dolog más vetületeit is: „Abban a körben, amelyben én dolgozom, természetes, hogy az e-mailekre azonnal válaszolunk, illetve nem hagyunk megválaszolatlanul egy levelet sem. De ez nem minden foglalkozási ágban van így, van, ahol kisebb jelentőséget tulajdonítanak ennek, mert esetleg nem napi szinten használják a számítógépet és a levelezési programokat. Az ilyen munkahelyeken a telefonos kapcsolat a gyorsabb. Az, hogy melyik szervezet milyen kommunikációs csatornát használ az információcserére, nagymértékben a szervezet kultúrájától függ.”

Egyéni motiváció, az e-mail pszichológiája

A Juhász Márta szerint egyéni, személyiségfüggő kritériumai is vannak az elektronikus levelezésnek. A nagyon lelkiismeretes, szabálykövető, alkalmazkodó emberek igyekeznek az elvárásoknak megfelelni, ezért arra törekszenek, hogy minden e-mailt lelkiismeretesen megválaszoljanak. Ők azok, akik jelzik maguknak, nyomon követik, hány e-mailt hagytak megválaszolatlanul, és addig nyomasztja őket a „szándékfeszültség”, amíg nem teljesítik. Akik ezt túlzásba viszik, kényszeresen működnek még akkor is, ha várhatnának a válasszal, de a gyorsasággal mintegy kipipálják a teendőket, és visszapattintják a labdát a feladónak.

A neurotikusságra, szorongásra hajlamos személyek sokszor halogatják a feleletet, mert az adott helyzetben (esetleg pillanatban) túl bonyolultnak érzik a levél megfogalmazását, de a telefonos megbeszéléshez sincs éppen kedvük. Ők azok, akik figyelnek a helyesírási szabályokra, akik igyekeznek jól megfogalmazott, „értelmes és logikus” felépítésű leveleket írni. Ellenben a kicsit szétszórt, nagyon érdeklődő, impulzív, kreatív személyek, hirtelen és gyorsan képesek leírni gondolataikat, és az sem zavarja őket, hogy a levél tele van esetleg helyesírási hibákkal. Ebben az esetben az írásos kommunikáció szinte megfeleltethető a szóbeli kommunikációval.

Vannak természetesen olyan emberek, akik a személyes kapcsolatot többre értékelik, ráadásul nem győzik kivárni a választ, ezért inkább a telefont emelik fel, és ezen keresztül intézik el ügyes-bajos dolgaikat.

Hatékonyság és archiválás

Az e-mailezéssel jelentősen megnőtt a gyors és hatékony problémamegoldások száma is a munkahelyen, mert legtöbbször kérdésekkel, kérésekkel fordulunk a címzetthez. Ha mi vagyunk a címzettek, akkor pedig az időnk nagy része nemcsak a levelek elolvasásával telik el, hanem a kérések elintézését követően a válaszok megfogalmazásával is. Egy munkahelyi vezető naponta legalább 2-3 óra hosszát is tölthet levelezéssel. Egyéntől függ, hogy ezt egyszerre teszi-e meg, vagy egész nap szétszórtan.

Nagyon hasznos funkció, hogy a bejövő leveleket tematikusan is tudjuk osztályozni, és jelölhetjük az elintézett, elintézendő, fontos és kevésbé fontos küldeményeket. Az archiválási lehetőség pedig biztosítja, hogy évekig hozzáférhetőek legyenek a levelezések és dokumentációk.

„Nálunk az is gyakori, hogy a munkatársainkkal e-mailezünk, még akkor is, ha egy szobában vagyunk. Ez alakult ki, és csak az így érkezett információkat rögzítjük az emlékezetünkben. Kifejezetten jók azok a csoportos levelezési programok, amelyeket keresztül a feladó még azt is láthatja (vezető esetében ellenőrzi), hogy a címzett mikor nyitotta meg a levelét – mondja még Juhász Márta. – Sokszor nagyon hasznos, ha a megbeszéléseket oly módon készítjük elő, hogy kör e-mailben elküldjük a résztvevőknek előzetes tájékozódásra az információkat. Így a megbeszélésre felkészülten jöhetnek el, ezzel is biztosítva a hatékonyabb, költség- és időkímélő megbeszélést.”

Magánlevelezés

Nemcsak idegenekkel, munkatársakkal, levelezünk, de akár családtagokkal, barátokkal is, attól függően, hogy milyen szokást alakítottunk ki velük. Ez érzelmileg jótékony hatású, mert azt jelzi, hogy gondolunk egymásra. Sőt feljegyzéseket, anyagokat akár magunknak is küldhetünk, ily módon akár magunkkal is levelezhetünk! Egy-egy külföldi konferenciára készülve az előadás anyagát a biztonság kedvéért elküldjük magunknak, ha az utazás során megsérülne az elektronikus hordozó – foglalta össze az adjunktus magánvéleményét.

vissza a címlapra

Legfrissebb videó mutasd mind

Nézd meg a legfrissebb cikkeinket a címlapon!
24-logo

Engedélyezi, hogy a 24.hu értesítéseket
küldjön Önnek a kiemelt hírekről?
Az értesítések bármikor kikapcsolhatók
a böngésző beállításaiban.