Eljáró konzuljaink beszámolói szerint mind a szervezők, mind az ügyfelek felé a program részletei és szállásfoglalás kapcsán feltett kérdéseik, kiegészítő információ kéréseik megválaszolatlanok és igazolatlanok maradtak, így a vízumkiadás feltételei nem teljesültek, a kérelmek elutasításra kerültek. A kenyai kérelmező a vízumeljárás során magát nem mint kutató, hanem mint egy civilszervezet aktivistája azonosította, a konferenciára nem kapott meghívást, hanem arra saját kezdeményezésként regisztrált. A dél-afrikai szakember esetben a meghívó szervezet a többszöri hiánypótlási kérelem ellenére sem nyújtotta be a megfelelő támogató dokumentumokat, majd amikor többszöri kérés után a szükséges dokumentumok megérkeztek, a kiállítás napján a szállást nyújtó szállásadóhely jelezte, hogy a kérdéses személy nem szerepel a hotel foglalási listáján.
Ezt reagálta a Külügyminisztérium a hírre, hogy három fekete AIDS-kutatót nem engedtek be az országba, hogy részt vegyenek egy budapesti AIDS-konferencián. A minisztérium szerint őket senki nem tájékoztatta előre (nem is kellett volna), és a vízumproblémákról is csak a sajtóból értesültek. A szervező egyébként az ellenkezőjét mondta annak, amit a külügy mondott.
A minisztérium szerint a ruandai szakember vízumát a belga követség intézte, de magyar diplomata is látta.
