A felsővezetők hetedik legfontosabb szervezettel kapcsolatos elvárása a hatékony HR kialakítása. A rendelkezésre álló számítástechnikai eszközök és az internet segítségével csodák érhetők el.
Egy angol cég például a tréningekre való bejelentkezés módját megváltoztatta: a hagyományos papíralapú megoldás helyett, mindent elektronikus úton oldhattak meg a munkatársak. A folyamat költségei így 2 font 30 pennyről mindössze 30 pennyre csökkentek. A hatékonyság azonban gyakran együtt jár a személyes kommunikáció megszűnésével, ami viszont sok munkatárs elégedettségének meghatározó tényezője.
Átállás ideje: lassan, de biztosan
A hatékony, számítógépes alapú, interaktív HR rendszerekre való áttérés időbe telik, szakemberek szerint ezt a folyamatot nem is szabad siettetni. Az evolutív átállás sokkal hasznosabb a hosszú távú előnyök szempontjából, mert akkor a rendszer minden igényt integrálni tud. Két tengelyen lehet elmozdulni a változtatások során: a felhasználó dimenziójában – a HR menedzsertől és a közvetlen munkatárs irányába-, illetve a számítástechnika dimenziójában, a hagyományos papír alapú rendszertől a technikával támogatottig.
Lépcsős tartalmi fejlődés
Az emberi erőforrás osztály napjainak nagy részét (becslések szerint 70-80%) az adminisztrációs feladatok ellátása teszi ki. Ennél nem sokkal kevesebb időt áldoznak a belső kommunikációra. E két főfeladat a számítástechnika segítségével interaktívvá tehető.
A számítógépes moduláris rendszerek rendkívül rugalmasak, az “ügyfelek igényei szerint” könnyen és egyszerűen megváltozathatóak. A kevésbé fontos feladatok kiszűrhetővé válnak, így a vállalati HR-nek csak a legfontosabb tevékenységekre kell koncentrálnia, így az sokkal hatékonyabb és a gyorsabb lehet.
Az első lépcsőt – az intranet kialakítását – az egyéni műveletek integrálása követi. Ezek után a teljes körű automatizálás szakasza következhet, amikor már a munkafolyamatokat és szerepeket is újra lehet szervezni.
A hatékonyság végső fokán az alkalmazotti kapcsolatok is átalakulnak. Ebben a fázisban már az összes munkatársnak lehetősége van a proaktív befolyásolásra, azaz minden egyéni ötlet összegyűjthető és a személyes tartalmi szolgáltatások is megvalósulnak.
Vállalati kommunikáció – a barátság megmarad
A technikával támogatott HR alkalmazásával, a munkafolyamatok leegyszerűsödésével azonban háttérbe szorul a személyes kommunikáció. Ez a munkatársak körében frusztrációt okozhat, ezért a humán erőforrás munkatársak feladata, hogy leleményes ötletekkel pótolják a kommunikáció hiányát. Egy külföldi cégnél például bevezették azt a megoldást, hogy ha valaki “felmegy” az intranetre, az utolsó látogató képét látja indító oldalként. Sok munkatárs kifejezetten azért látogatta a belső portált, hogy az ő képe fogadja a többieket. Végül az egyes osztályok jobban megismerték egymást, mint az intranet kialakítása előtt.
Egyre több cég alkalmazottai kommunikálnak chat segítségével egymással. Ezáltal lehetővé válik, hogy főnök és beosztott akár más országban is tartózkodjon, mégis folyamatos interakció legyen köztük. Valakinek a chat-partnerei közé felkerülni egyben megtiszteltetés is, ami szintén növeli a személyesség jellegét. A regionális szinten gondolkodó vállalatok számára az Amerikában éppen ébredő menedzser chat egyben értékes lehetőség is lehet, hiszen segítségével a nemzetközi vállalat leányvállalatai között szorosabb kapcsolat alakulhat ki.
A számítógépes rendszerek a hierarchia legtávolabbi fokait is összekapcsolhatják. A Magyar Nemzeti Bank humán erőforrás osztálya egy szakértői fórumhoz hasonló aloldalt indított el az intraneten. A szakértők szerepét az igazgatók töltötték be, kérdezni pedig minden alkalmazottnak jogában állt. Az igazgatóknak kötelező volt minden felvetett problémára reagálniuk és információval szolgálniuk. A kommunikáció így sokkal hatékonyabbá vált, az alkalmazottak pedig könnyebben tudtak azonosulni a bank céljaival.
IT: kulcsszerep
A számítástechnikusokra a jövőben kiemelt figyelmet kell fordítani. Őket eddig sokan egy külön kasztba sorolták, akiket a megfelelő teljesítmény érdekében békén kell hagyni, valamint türelmesen kell bánni velük. Ráadásul általában nehezen integrálhatóak a vállalati közösségbe.
Az elektronizálódó vállalatnak azonban a kulcsszereplői lesznek. A funkcionális területek ugyanis csupán a céges intranet tartalmáért felelősek. A technikai részletek kialakításáért már az informatika a felelős. Ez egyben azt jelenti, hogy ők lesznek a közvetlen kapcsolattartók az ügyfelek, vagyis az összes alkalmazott felé. Ha valaki nem igazodik ki a rendszeren, hiába hívja fel például a HR osztályt, ott nem tudnak neki segíteni, csupán biztosítani tudják arról, hogy az a tartalom, amit keres, megtalálható az intraneten.
A technológiai kalauz szerepe így az informatikusoknak jut. Ezt a fontos feladatot türelemmel, megértéssel kell kezelniük, különben a vállalati rendszer nem lesz elfogadott az alkalmazottak által, ami teljes kommunikációs zűrzavarhoz vezethet.
