A kávészünet laza és kellemes, a konferencia szakmai és kötött. Miért ne lehetne a kettőt összekötni? 1983-ban Harrison Owen fejéből 
pattant ki ez az ötlet, miután konferenciát rendezett 250 ember részére. A szervezés rengeteg időt és munkát vett igénybe, és annak ellenére, hogy jól sikerült, sokan úgy gondolták, a kávészünet volt a leghasznosabb része a konferenciának. Ekkor vetődött fel benne a kérdés: nem lehetne-e az érdemi munkát egy nagy kávészünet keretein belül elvégezni? Kidolgozta Open Space módszerét. Magyarországon az OD Partner Kft. rendezett először ilyet, 2000 végén.
Az Open Space előnyeiHa az Open Space módszertanát alkalmazzuk, az alábbi következményekre számíthatunk:
• A résztvevők megfogalmazzák az összes fontos kérdést.
• A felvetett témákkal a leginkább hozzáértő és a megoldás iránt leginkább elkötelezett személyek foglalkoznak.
• A legfontosabb ötletek, javaslatok és tanulságok írott összefoglalója az érintettek szélesebb köréhez is eljutnak.
• A résztvevők konstruktív dialógusok révén, közösen jutnak konszenzusra. Ez a közös építkezés elkötelezettséget és felejthetetlen élményt eredményez.
• Az Open Space tovább hat: a mindennapi véleményalkotásban, a fejekben, a munkahelyi cselekvésben.
Szabadság
Az Open Space olyan időbeli és térbeli kereteket teremt, melyek között a résztvevők önszerveződő módon határozzák meg a téma megbeszélésének folyamatát és tematikáját. Így több ember tudása használható fel egy adott probléma megoldására. Célja a közös tanulás és a felvetett probléma konszenzusos megoldása. Bár már 10 ember is elegendő az Open Space megrendezéséhez, lehetőségei abban rejlenek, hogy keretein belül akár több száz ember is tud hatékonyan együttműködni.
Az Open Space-t levezető trénerek nyitják meg, megállapítják a témát, amelyet a “konferencia” során meg szeretnének beszélni, elmondják az Open Space szabályait, miközben a résztvevők körben ülnek. A kör a régi törzsi kultúrát szimbolizálja, ahol a falvaknak mindig egy kör alakú tér volt a középpontja, valamint a kávészünet hangulatát szeretnék megidézni.
A megnyitó után a résztvevőknek el kell gondolkodniuk az ülés témájáról. Milyen kérdések vetődnek fel bennük, milyen aspektusból szeretnék megvizsgálni azt, mit szeretnének feltétlenül megbeszélni ennek kapcsán. Ha egy résztvevő úgy érzi, van egy ilyen témája, azt felírja egy falra, valamint hangosan elmondja a többiek előtt, és mellé írja saját nevét. Ezt természetesen többen is megteszik.
Kötöttségek nélkülAz Open Space konferenciákon is vannak szabályok, ám ezek inkább a kötetlenség és a természetesség megőrzésére szolgálnak. A négy elv, amelyet minden résztvevőnek be kell tartania, így hangzik:
• Pontosan azok vannak itt, akiknek itt kell lenniük. Az a fontos tehát, hogy mindenki részt vegyen az Open Space-en, aki az adott téma iránt érdeklődik és egyben érdekelt is benne. Ez kellemes légkört és meglehetősen nagy energiát biztosít a beszélgetéseken.
• Ami megtörténik, az az egyetlen, ami megtörténhetett. Ne gondolkodjunk tehát azon, “mi lett volna ha”, arra koncentráljunk mi történik és mi visz minket előre.
• Valami akkor kezdődik el, amikor az idő megérett rá. Nyugodtan várjuk ki a megfelelő időpontot az egyes témák megbeszéléséhez. Ha 15.15-kor kellene egy megbeszélésnek kezdődnie, de senkinek sincs kedve hozzá és hiányzik az “ihlet”, akkor nem kell erőltetetten pontosan elkezdeni a beszélgetést.
• Aminek vége van, annak vége van. Ha sikerül idő előtt a téma végére járnunk, ne üldögéljünk feleslegesen tovább, inkább igyunk meg egy kávét, vagy csatlakozzunk másokhoz. Aminek nincs vége, annak nincs vége. Ha nem sikerült az adott idő alatt megbeszélnünk a kitűzött témát, akkor inkább szervezzünk meg egy másik időpontot, és ne hagyjuk félbe az izgalmas dialógusokat.
Ezeken az elveken kívül betartandó még a két láb törvénye. Ha egy csoport munkájához valaki nem tud hozzájárulni, se tanulni abból, ne ücsörögjön ott unatkozva, inkább álljon fel és csatlakozzon másokhoz.
Egyenlőség
Ezek után megnyílik a “piac”: Aki nem írt fel saját témát, az eldöntheti, melyik témához akar csatlakozni. Ha több csoportban is részt venne azonos idősávban, meg is győzheti a résztvevőket, hogy valamelyiket halasszák későbbre. Végül mindenki feliratkozik valahova, és elkezdődhetnek a kiscsoportos beszélgetések, amelyeknek nincs előre meghatározott időtartamuk, mindenki azonos részvételre jogosult, nem létezik témavezető.
Ha az egyes kiscsoportok úgy érzik, sikerült témájukat feldolgozni, saját beszélgetésüket tömören összefoglalják, hogy a többi kiscsoport is elolvashassa. Miután minden egyes téma összefoglalását átolvasta mindenki, a résztvevők újra összegyűlnek, és közösen beszélik meg az Open Space eredeti témáját.
Testvériség
Az Open Space módszertanát akár egy vállalati probléma megoldására vagy szakmai konferencia megszervezésére is használhatjuk. Mivel a résztvevők egymás mellé rendeltek, előfordulhat, hogy a vállalatnál egyébként vezető funkciót betöltő személyek nehezen fogadják el, ha az ő elképzeléseik is ugyanolyan súllyal szerepelnek, mint beosztottjaiké. Ezért az Open Space technikája akkor alkalmazható sikeresen, ha a szervezeti kultúra nyitott, a vezető és beosztott egyaránt tud ebben a helyzetben közösen dolgozni.
Érdemes olyan témát feldolgozni, mely meglehetősen komplex, nem túl konkrét, hiszen ezek esetében van szükség sokféle vélemény ütköztetésére. “Egy szervezet vagy készen van erre, vagy nincs” – mondta az OD Partner Kft. junior tanácsadója. A nyitott hozzáállás kialakításához nem elegendő egy felkészítő tréning, erre a szervezetnek meg kell érnie. Magyarországon talán még kevés cég lenne alkalmas ilyen típusú “értekezlet” megtartására.
