Az emberek többsége kötéltáncot mutat be munka és magánélet között, kevés sikerrel. Az időgazdálkodás problémájával küzdenek vezetők és beosztottak – de az utóbbiak legalább érezhetik úgy, hogy rajtuk kívül álló okból nem jut semmire idejük. Hiszen felettesük ad nekik annyi munkát, amit képtelenség elvégezni nyolc vagy akár tíz óra alatt. Az újabb és újabb sürgős feladatok folyamatos “tűzoltó munkát” igényelnek, és elveszik az időt a valóban fontosak elvégzésétől, amelyek így gyakran megoldatlanak maradnak. Még a legkevésbé lelkiismeretes dolgozók fejében is motoszkálnak a befejezetlen munkák, és olyan stresszt okoznak, ami jó időbeosztással megszüntethető lenne.
Ahhoz azonban, hogy jól tudjuk beosztani időnket, egyaránt tisztában kell lenni munkahelyi és magánéleti céljainkkal. A probléma legtöbbször itt kezdődik: többségünk csak rövid távú céljait látja, azokat is csak nagy vonalakban és életének egy dimenziójára vonatkozóan. Pedig komoly következménnyel járhat, ha az valamelyiket mellőzzük a másik rovására.
E-mail, az időrabló
A munkahelyek többsége nem írja elő az este nyolcig tartó munkaidőt, azt azonban elvárja, hogy a feladatok határidőre készen legyenek. Ugyanakkor tény, hogy gyakran annyi munkát adnak az alkalmazottaknak, amennyit megfeszített munkatempóval is alig lehet elvégezni nyolc óra alatt. Ekkor nő meg az időbeosztás jelentősége. Hatékony időbeosztással tudunk nyerni egy-két órát.
Az egyik legtöbb rabot ejtő csapda az e-mail: nagyon sok alkalmazott gépe van úgy beállítva, hogy jelezze, ha levél érkezett. Aki nem vár munkájához szükséges e-mailt, hibázik, ha megnézi, hogy kitől és milyen levél jött. Ez ugyanis eltereli a figyelmét, és kizökkenti a munkából.
Egy vezető beosztású alkalmazott akár napi 70-100 e-mailt is kaphat, ezek egy része számára érdektelen információkat tartalmaz. A legjobb, ha megtanul szelektálni közöttük, és az ilyeneket olvasatlanul dobja ki, vagy továbbítja a megfelelő embernek.
További jó módszer lehet a beérkező e-mailek csoportosítása és fontossági sorrendben való megválaszolása is. Ezzel akár egy órára is lecsökkenthetjük az e-mailekre fordított időt.
Mire jó az értekezlet?
Segíthet az idő jobb kihasználásában az is, ha üzleti tárgyalásainkat megpróbáljuk mindig a hét egy (vagy több) bizonyos napjára megbeszélni. Így azt érjük el, hogy nem szakítjuk meg napközben a munka menetét, ennélfogva sokkal hatékonyabban végezhetjük el az aznapi feladatokat.
Sok alkalmazott éli meg időpocsékolásként a vállalati megbeszéléseket is. Minél magasabban helyezkedik el valaki a karrierlétrán, annál több ilyen értekezleten kell részt vennie. A Wall
Olvassa elkorábbi írásainkat:
•Hány óra munka, hány óra pihenés?
•Munkamánia
•Hogyan tartsunk értekezletet?
Street Journal felmérése szerint egy átlagos amerikai munkahelyen az alkalmazottak munkaidejük 30 százalékát töltik értekezleten, míg ez az arány egy vezető esetében elérheti a 70 százalékot is. Magyarországon valószínűleg ennél kevesebb időt töltünk értekezéssel, de bármennyi értekezlet soknak tűnhet, ha szükségtelenül ülünk ott. Még ezt a helyzetet is ki lehet használni munkára, hiszen az értekezlet alatt majdhogynem zavartalanul lehet gondolkodni ügyes-bajos dolgainkon.
Hogy mégse itt kelljen megoldani problémáinkat, a legjobb, ha csak megfelelő előkészületek után hívjuk össze a megbeszélést. Kulcsfontosságú a szervező szerepe: neki kell ugyanis eldöntenie, hogy kinek kell részt vennie a megbeszélésen. Az ő felelőssége az is, hogy minél hatékonyabbá tegye az értekezletet – időben értesítse az érintetteket, ő állítja össze a napirendi pontokat és jó esetben ő felel azért is, hogy ne vegyen igénybe túl sok időt a megbeszélés.
Napi praktikák•Figyelj a papírmunkára, ne hagyd, hogy elvessz közöttük
•Írd le az összes fontos feladatot, ne bízd a memóriádra
•Állíts fel ezek között prioritásokat – próbáld meg a fontos dolgokat elvégezni
•Ne halogasd a kellemetlen feladatokat, a legjobb, ha ezekkel kezded
•Használd fel okosan az “időkitöltőket”
•Az időt mindig a feladatok meghatározása és a prioritások felállítása után oszd be
•Hagyj időt a váratlan (és rendszerint sürgős) feladatokra is
•Dolgoztass másokat is – ha megteheted, delegálj feladatokat munkatársaidnak
•Tanuld meg kezelni a zavaró tényezőket
•Megbeszéléseidet tedd hatékonnyá és eredményessé
•Dolgozz ki módszert az ismétlődő feladatok gyorsabb elvégzésére
•Használd ki a váratlanul felszabaduló időt – állíts össze “standby” feladatokat, amelyek nem határidőhöz kötöttek és bármikor elvégezhetők
•Tervezd meg előző este másnapi programodat, feladataidat
Forrás: Hewitt Inside Consulting
Dátumok, feladatok, kategóriák
Ahhoz, hogy igazán hatékonyak legyünk, célszerű végiggondolni terveinket hosszú, és rövid távon egyaránt. A célig vezető lépéseket is meg kell határozni kisebb célok formájában. A legjobb eredményt akkor érhetjük el, ha ezek egyértelműek, mérhetőek, összeegyeztethetők jelenlegi helyzetünkkel – és nem utolsó sorban megvalósíthatóak. Semmi értelme olyan célokat kitűzni, amelyek eleve kudarcra vannak ítélve, ezek ugyanis a megvalósítható célok elérését is megakadályozzák.
Az idő kézben tartására a legjobb módszer az, ha az egyes lépések mellé dátumot is kijelölünk. Ez akkor is cselekvésre serkent, amikor kezdeti lendületünk elfogy, de céljainkat csak akkor érjük el, ha ezeket kérlelhetetlenül betartjuk.
A napi teendőket illetően a legjobb ugyanezt a taktikát követni, vagyis a nap elején összeállítani tervünket aznapi feladatainkról és azok határidejéről. A legjobb, ha készítünk egy listát a tennivalókról, amelyben fontosságuk szerint besoroljuk a napi feladatokat (számokkal vagy az abc betűivel jelölve).
A legfontosabbak azok a teendők, amelyeket még aznap el kell végezni, vagy amelyek határidősek (ezeket jelöljük egyessel vagy A betűvel). A sorban következő teendők fontosak, de nem égetően (ezek a kettesek vagy B betűvel jelölt feladatok). A harmadik (vagy C) kategóriás teendők azok, amelyeket jó lenne megcsinálni, ha jutna rá idő, de csak a többi feladat elvégzése után.
A munkát mindig a legfontosabb feladatokkal kell kezdeni, soha nem a C kategóriással. Még akkor sem, ha ez egyszerűbb lenne. Ha egy munka túl nagy “falat”, segíthet az elvégzésben, ha kisebb részekre osztjuk. Ha valamivel elkészültünk, pipáljuk ki a listán – ez is biztat a következő feladat elvégzésére.
A munka szempontjából kulcsfontosságú lehet, hogy hagyjunk időt olyan feladatokra is, amelyeket előre nem tudtunk betervezni. Ehhez azonban az kell, hogy ne rakjuk tele az egész napot elfoglaltságokkal vagy tárgyalással.
A hatékony munkavégzéshez elengedhetetlen az, hogy nyugodtak legyenek a munkavégzés körülményei. Ennek megteremtésére egészen különleges módszerek is léteznek: a Nokiánál például lehetőség van arra, hogy a vállalati hierarchiában elfoglalt helyétől függetlenül bárki visszautasítsa a megbeszélésen való részvételt, ha ez munkájában akadályozná, vagy nem illeszthető már megbeszélt programjába. Olyan cégek is vannak, ahol külső eszközökkel (piros vagy zöld tábla) jelzik egymásnak az alkalmazottak, hogy mikor lehet őket zavarni, mikor nem. Néha pedig elég az is, ha egyszerűen megtanulunk nemet mondani, vagy kikapcsoljuk a mobiltelefont.
