Mostanában leginkább az államigazgatási szférában hívják titkárnőnek e munkakört, máshol sokféleképpen nevezik: recepciósnak, asszisztensnek, személyi asszisztensnek. A felsorolás követi a szakma hierarchiáját, amely egyaránt tükröződik a követelményekben és a fizetésekben.
Amit tudni kell
A tapasztalat szerint minél magasabb beosztású ember mellett dolgozik, annál nagyobbak a szakmai követelmények. Általánosságban elmondható, hogy kiváló számítógépes ismeretekre van szüksége, és nem árt, ha beszél legalább egy, de inkább két idegen nyelvet is. Munkájának elengedhetetlen “kelléke” a jó kommunikációs, irányító- és szervezőkészség. A hirdetések szinte mindig említést tesznek a csinos külsőről is. Ha a szépség nem követelmény is, az ápolt megjelenés igen, hiszen a vállalat arculatához tartozik.
A bizalom lépcsőin
Az első szinten rendszerint a recepciós helyezkedik el, akinek feladata kevesebb, mint a klasszikus titkárnőé – rendszerint a telefont veszi fel, és fogadja a vállalat vendégeit. Kisebb vállalatoknál nem is található ilyen munkakör, ezeket a feladatokat a titkárnő vagy asszisztens látja el.
A hagyományos értelemben vett titkárnőnél több a feladata annak, akit a köznyelv asszisztensnek nevez. Ritkán diktálnak neki például leveleket – munkája nagy része szervezés és rendszerezés. Legalább egy idegen nyelv ismeretét elvárják tőle. Munkaköre jelentős mértékben támogatja a közép- vagy felsővezetők munkáját.
Legnagyobb megbecsülése a személyi asszisztensi állásnak van – a munkakör betöltője a “főnök” jobbkeze, gyakran dönt vagy végez el bizonyos feladatokat főnöke helyett. Gyakran ő tartja a napi kapcsolatot a vállalat üzleti partnereivel is. Egy ilyen állás elnyeréséhez legalább ötéves tapasztalat és két idegen nyelv magas szintű ismerete szükséges. Az sem árt, ha a jelölt kitűnő referenciákat tud felmutatni, hiszen munkája erősen bizalmi jellegű.
A kialakult hierarchia ellenére vannak feladatok, amelyek mindenképpen hozzátartoznak a titkárnő munkájához. Ilyen például a telefonok kezelése, az iratok előkészítése és rendezése, a vezető programjának megtervezése és megszervezése, és még folytathatnánk a sort.
A titkárnők ára
A sáv a titkárnő tapasztalatától és a betöltendő munkakör követelményeitől függően igen széles: vannak cégek, amelyek bruttó 60-80 ezer forintért alkalmaznak titkárnőket, recepciósokat. Multinacionális cégeknél ennél jóval magasabb a munkaerő ára, bruttó 120-140 ezer forintos fizetést kínálnak. A felsővezetők mellett dolgozó asszisztens fizetése elérheti a 300-400 ezer forintot is. Azonos munkakörökben is lehet eltérő a szakma javadalmazása – egy komolyan megbecsült titkárnő fizetése akár négy-ötszöröse is lehet a szokásos fizetések legalacsonyabb szintjének.
Főnökök jobbkeze
Korábban a titkárnői munkakör betöltéséhez az elsődleges feltétel a gyors- és gépírás volt – ezek jelentősége azonban egyre inkább háttérbe szorul. Ma már nem elég, ha valaki hibátlanul, gyorsan gépel. Míg a múlt titkárnője többnyire manuális feladatokat látott el, egy mai titkárnőnek lépést kell tartania a technológiai változásokkal is.
Feladatkörének bővülésével érdekesebbé vált mindennapi munkája, és növekedett a vállára nehezedő felelősség is. A mai vállalatvezetési feladatok sokkal összetettebbek, mint húsz évvel ezelőtt voltak, s ezek végrehajtásában vagy megszervezésében a titkárnőnek is aktív szerep jut.
A ma titkárnője jellemzően nem egy főnök keze alá dolgozik, hanem gyakran egy team vagy divízió munkáját segíti. Munkaideje sem nyolctól négyig tart – ha egy-egy projekt úgy kívánja, gyakran túlórázik főnökeivel együtt.
Tartózkodó férfiak
A cégek ritkán keresnek titkárokat, és az urak sem lelkesednek az ilyen jellegű állásért, annak ellenére, hogy ma már nagyobb a szakma megbecsültsége, ami a titkárnők fizetésében is tükröződik. A munkakör követelményei közt vannak olyanok – például a szervezés -, amelyekben a férfiak kifejezetten jobbak, mint a nők. Távolmaradásukat a karrierlehetőség hiánya sem indokolhatja, hiszen az összetett feladatoknak köszönhetően olyan tapasztalatokra és ismeretekre tehetnek szert, amelyek akár középvezetővé való előlépésüket is segíthetik.
Képzettség, nyelvtudás, tapasztalat
A hirdetésekből kiderül, hogy az életkor egyre kevésbé meghatározó. Néhány évvel ezelőtt szinte minden hirdetés 25-30 év körülieket keresett, ma már többet adnak a tapasztalatra, ezért nem ritka, hogy kifejezetten 40 év körüli hölgyet keresnek asszisztensnek. Persze ez függ magától a munkakörtől is: recepciósnak általában a fiatalabbakat keresik, felsővezetők mellé az idősebb, tapasztaltabbakat.
A középfokú végzettség mindenhol követelmény, az állástól függően gyakran a diplomát is elvárják. A számítástechnikai ismeretek megléte annyira alapkövetelmény, hogy szinte nem is érdemel külön említést.
