Első pillanatra nyilvánvalónak látszik, hogy a vállalat és a vezetők felelőssége nem ér véget a munkatárs kiválasztásával, mégis kevesen dolgoznak ki tudatos beillesztési programot, amely segíti az alkalmazottat az első napok átvészelésében. A beillesztés folyamat – amely az új alkalmazott üdvözlésével kezdődik, és első munkaévének végével zárul le – ideális esetben nemcsak beilleszkedésében segíti az alkalmazottat, hanem karrierútjának megtervezésében is.
Mindenkinek kell?Ha kifejezett programot nem kell is minden cégnek összeállítania, a beillesztés mindenütt fontos. Azoknak a cégeknek célszerű programot készíteniük, amelyek tudatosan segíteni akarják az új munkaerő beilleszkedését a szervezetbe. Ennek során a következő lépéseket célszerű megtenniük:
• a munkahely sajátosságaival való megismertetés
• a munkakörbe, munkába való bevezetés
• a felelősségteljes, önálló munkavégzés feltételeinek megteremtése
• folyamatos fejlődés (képzés) kidolgozása
Az első nap: rémálom vagy szép emlék?
Legyen valaki bármire nyílt vagy “barátkozó”, az új munkahelyen töltött első nap majdnem mindenkinek nehéz. Aki “új”, az szinte semmit sem tud a szervezetről, annak kultúrájáról, nem ismeri a kollégákat és a közöttük kialakult viszonyokat, sem az elvárásokat vagy lehetőségeket. Nem is beszélve arról, hogy gyakran csak azzal van tisztában, hogyan nevezik a munkakört amelyet be fog tölteni, magáról a munkáról azonban semmit sem tud.
Több tényezőtől is függ, hogy milyen gyorsan és sikeresen illeszkedik be az új munkatárs a cég életébe. Meghatározó, hogy milyen toborzási és kiválasztási stratégiát alkalmaz a vállalat. Általában elmondható, hogy ha az állást belső forrásból töltik be – például vállalaton belüli átcsoportosítással -, a folyamat kevesebb időt, mindössze néhány napot vagy hetet vesz igénybe.
Ha a cég külső forráshoz nyúlt – és általában ez a jellemző -, jelentősen nő a beilleszkedési idő hossza, de ideális esetben nem haladja meg a próbaidőt. Ez a magyar gyakorlat szerint három hónap. Ez alatt az idő alatt a két fél megismeri egymást annyira, hogy eldőljön, tudnak-e együtt dolgozni vagy sem.
Mit tegyen, aki magára marad?Keresse meg a legszimpatikusabb munkatársat, és faggassa ki őt a vállalati szokásokról. Tudja meg, ki kicsoda, milyen írott és íratlan szabályok érvényesek a vállalatnál, hol lehet ebédelni, dohányozni. Az ilyen “bizalmas” segítsége jobb mint a semmi, de meglehet, nem szerencsés, hogy a vállalatot az ő szemszögéből látjuk és fogadjuk el.
Az első információk
A legtöbb munkahelyen van olyan ember – vagy a humán erőforrásokkal foglalkozó munkatárs, vagy a közvetlen felettes -, aki az újonnan jöttet bemutatja a kollégáknak, végigvezeti az irodán, elmondja neki a munkafolyamatokat. Jó esetben egyenként bemutatja mindenkinek, rossz esetben beviszi egy irodába, megmutatja az íróasztalt, aztán magára hagyja, hogy ismerkedjék a munkával és a kollégákkal.
Az ilyen magatartásnak köszönhető, hogy az alkalmazottak negyede emlékszik vissza úgy, hogy nem megfelelően vezették be a vállalathoz. Sőt harminc százalékuk már a próbaidő előtt otthagyja az új munkahelyet – nagyrészt az első napok okozta bizonytalanság miatt.
Bár a program kidolgozása a személyügyi részleg feladata, a kulcsszerep tagadhatatlanul a közvetlen felettesé. Neki kell gondoskodnia arról, hogy a munkavégzéshez szükséges feltételek (íróasztal, számítógép, egyéb eszközök) már az első napon készen várják gazdájukat. Rendszerint ő az, aki bemutatja az új munkatársat, beszél a vállalatnál kialakult szokásokról, alá és fölérendeltségi viszonyokról és magáról a munka menetéről is. Ő az, aki segít az új munkaerőnek abban, hogy tudatosuljon benne, mit várnak el tőle, milyen szerepeket kell az adott szervezetben betöltenie.
Amit nem szabad kihagyni a könyvből1.
A vállalat bemutatása, rövid története. Ez a rész tartalmazza a nagy anyavállalat leírását csakúgy, mint a szűkebb munkahely bemutatását. Itt érdemes bemutatni a vállalati kapcsolatrendszert vagy organogramot is, amelyből bármikor ki lehet keresni, hogy ki kicsoda a vállalatnál.
2. A munkaidő-szabályozás ismertetése. Mettől meddig tart? Hogyan lehet és kell a betegséget vagy szabadságot bejelenteni? Mikor lehet szünetet tartani?
3. Munkavédelmi szabályok. Milyen különleges szabályok vonatkoznak a munkakörre? Hogyan kell ennek eleget tenni? Mikor és hogyan kell munkavédelmi oktatáson részt venni?
Bevezetés a munkába
Segítséget nyújthat a folyamatban egy kézikönyv, amely egyaránt segíti a beillesztésért felelős személyt és az új munkatársat. A könyv azonban nem pótolhatja az embert, akihez kérdésekkel lehet fordulni. Van, ami nem található meg semmiféle kézikönyvben, váratlanul merül fel az alkalmazottban.
Nehéz általános szabályokat megfogalmazni, hogy mi szerepeljen a könyvben, hiszen minden vállalat és szervezet más és más. Az alapvető információk hiánya mindenképpen veszélyezteti a beillesztés sikerességét.
Azt is ellenőrizni kell, hogy a segítségül kapott könyvet elolvasván az új kolléga valóban tisztában van-e minden, őt és munkáját érintő kérdéssel. Lehetőséget kell teremteni számára, hogy beszéljen a közvetlen munkahelyi vezetővel a beillesztési program előrehaladásáról vagy akár kérdéseiről.
Vannak cégek, ahol külön, úgynevezett gyakornoki vagy traine programot dolgoznak ki, amely az általános tájékoztatáson túl segít a munkakör rejtelmeivel való ismerkedésben. Ez megakadályozza, hogy az alkalmazott úgy érezze, nem végez értelmes munkát, hiszen fokozatosan ismerkedik meg munkaköre követelményeivel.
A program rendszerint tartalmaz rotációs szakaszokat és a jelölttel szemben felállított követelményeket. Ennek az az előnye, hogy a program során kiderül, a jelölt milyen munkakörre lenne a legmegfelelőbb, hogyan felel meg az elvárásoknak. A program során figyelni kell arra, hogy ne követeljünk túl sokat, de keveset sem. Hatékonyságát növeli a folyamatos visszajelzés – a megérdemelt elismerés és a szükséges bírálat egyaránt.
