1983-ban Harrison Owen rendezett egy 250 személyes konferenciát. A szervezés rengeteg időt és munkát vett igénybe, a rendezvény meglehetősen jól sikerült – a résztvevők között mégis sokan voltak, akik szerint a kávészünet volt a leghasznosabb.
Ekkor vetődött fel a kérdés: nem lehetne-e az érdemi munkát és eredményeket egy kávészünet hangulatú esemény keretein belül elérni? Így került sor az Open Space módszerének kidolgozására.
Az Open Space jellemzői•Önszerveződő
•Nem lehet rá előre felkészülni, nyitottnak kell lenni
•Személyes, az ember részvétele fontos
Mi is az Open Space?
Ez a módszer olyan idő- és térbeli kereteket teremt, melyek közt a résztvevők önszerveződő módon határozzák meg egy téma megbeszélésének folyamatát és tematikáját. Célja a közös tanulás és a felvetett probléma konszenzusos megoldása. Bár 10 fő már elegendő az Open Space megrendezéséhez, lehetőségei abban rejlenek, hogy keretein belül akár több száz ember is hatékonyan tud együttműködni.
Az Open Spacet-t a levezető trénerek nyitják meg, miközben a résztvevők körben ülnek. A megnyitó során elmondják az Open Space szabályait és elveit, majd megkérik a résztvevőket, gondolkodjanak el az ülés témájáról, hogy milyen aspektusból szeretnék megvizsgálni azt, mit szeretnének ezzel kapcsolatban feltétlenül megbeszélni.
Ha egy résztvevő úgy érzi, van ötlete, azt felírja egy falra, és odaírja mellé saját nevét. Ezt természetesen többen is meg fogják tenni. Ezek után megnyílik a “piac”: aki nem írt fel semmit, az eldöntheti kihez akar csatlakozni. Ha több csoportban is részt venne azonos idősávban, meg is győzheti a résztvevőket, hogy valamelyiket halasszák későbbre. Végül mindenki feliratkozik valahova és elkezdődhetnek a kiscsoportos beszélgetések.
Ezeknek nincs előre meghatározott időtartamuk, mindenki azonos részvételre jogosult, nem létezik témavezető. Ha az egyes kiscsoportok úgy érzik sikerült témájukat feldolgozni, saját beszélgetésüket tömören összefoglalják, hogy a többi kiscsoport is elolvashassa. Miután minden egyes téma átbeszélésének összefoglalását átolvasta mindenki, a résztvevők újra összegyűlnek, és közösen beszélik meg az Open Space eredeti témáját.
Az Open Space előnyei•A résztvevők megfogalmazzák az összes legfontosabb kérdést.
•A felvetett témákkal a leginkább hozzáértő és a megoldás iránt leginkább elkötelezett tagjai foglalkoznak.
•A legfontosabb ötletek, javaslatok és tanulságok írott összefoglalója az érintettek szélesebb köréhez is eljutnak.
•A résztvevők konstruktív dialógusokon keresztül, közösen jutnak konszenzusra. Ez a közös építkezés elkötelezettséget és felejthetetlen élményt eredményez.
•Az Open Space tovább hat: A mindennapi véleményalkotásban, a fejekben, a munkahelyi cselekvésekben.
Az Open Space szabályai
A trénerek már nyitóbeszédükben ismertetik a “játékszabályokat”, amiket minden résztvevőnek be kell tartania. A négy elv így hangzik:
1. Pontosan azok vannak itt, akiknek itt kell lenniük – tehát azok, aki érdeklődnek az adott téma iránt. Így mindenki lelkesen várja a téma feldolgozását, és kényszerérzete sincs senkinek.
2. Ami megtörténik, az az egyetlen, ami megtörténhetett. Ne gondolkodjunk tehát azon, “mi lett volna ha”, arra koncentráljunk, mi történik és mi visz minket előre.
3. Valami akkor kezdődik el, amikor az idő megérett rá. Nyugodtan várjuk ki a megfelelő időpontot az egyes témák megbeszéléséhez. Ha 15.15-kor kellene egy megbeszélésnek kezdődnie, de senkinek sincs kedve hozzá, és hiányzik az “ihlet”, akkor nem kell erőltetetten pontosan elkezdeni a beszélgetést.
4. Aminek vége van, annak vége van. Ha sikerül idő előtt a téma végére járnunk, ne üldögéljünk feleslegesen tovább, inkább igyunk meg egy kávét, vagy csatlakozzunk másokhoz. Aminek nincs vége, annak nincs vége. Ha nem sikerült az adott idő alatt megbeszélnünk a kitűzött témát, akkor inkább szervezzünk meg egy másik időpontot, és ne hagyjuk félbe az izgalmas dialógusokat.
Érvényesül még a “két láb törvénye”, ami mindössze annyit takar, hogy ha egy csoport munkájához nem tudunk hozzájárulni, se tanulni abból, ne ücsörögjünk ott unatkozva, hiszen az csak hátráltatja a többieket. Ilyen esetben inkább álljunk fel, és csatlakozzunk másokhoz, vagy egyszerűen csak pihenjünk.
Mikor érdemes Open Space-t alkalmazni?
Az Open Space módszertanát akár egy vállalati probléma megoldására vagy szakmai konferencia megszervezésére is használhatjuk. Akkor alkalmazható sikeresen, ha a szervezeti kultúra nyitott, a vezető és beosztott egyaránt tud ebben a rendkívül egyenrangú helyzetben közösen dolgozni.
Érdemes olyan témát feldolgozni, mely meglehetősen komplex, nem teljesen kézzel fogható, hiszen ezek esetében van szükség sokféle vélemény ütköztetésére. A nyitott hozzáállás kialakításához azonban nem elegendő egy felkészítő tréning, erre a szervezetnek meg kell érnie.
Magyarországon talán még kevés cég lenne alkalmas ilyen típusú “értekezlet” megtartására. Egy azonban biztos: érdemes erre a technikára figyelmet fordítani, mivel ez eredményes lehet olyan esetekben, amikor más értekezlettípusok már csődöt mondanak.
A cikk elkészítésében Frisch Anita, az OD Partner Kft. junior tanácsadója volt segítségünkre.
